Tạo một RFP sẽ nhận được kết quả
, đôi khi được gọi là RFP hoặc RFQ cho "yêu cầu báo giá", là tài liệu mà công ty phát hành khi muốn mua sản phẩm và muốn cung cấp thông số kỹ thuật cho công chúng. Đây thường là trường hợp khi một số công ty sẽ đấu thầu công việc hoặc công việc và nó mời giá cạnh tranh hơn. Nhưng nỗ lực của bạn có thể tạo ra giá thầu là một sự lãng phí thời gian của bạn, hoặc tệ hơn, không có giá thầu nào cả, nếu bạn không chuẩn bị RFP một cách chính xác.
Đây là cách để đi về nó cho sự thành công tốt nhất.
Độ khó: Trung bình
Thời gian bắt buộc: Thường mất vài ngày
Dưới đây là cách thực hiện:
- Làm bài tập ở nhà của bạn: Tìm ra những gì bạn cần, những gì bạn muốn, và những gì có thể trước khi bạn bắt đầu viết RFP của bạn. Không phát hành RFP cho máy có thể sản xuất 1.500 vật dụng mỗi giờ nếu bạn chưa bao giờ bán được hơn 25 một tháng. Không có vấn đề gì trong việc phát hành RFP cho một chiếc xe đang bay khi một người đưa tin có thể đi qua giao thông nhanh như trên một chiếc xe đạp.
- Phân biệt giữa nhu cầu và mong muốn của bạn: Nếu bạn muốn mua một ứng dụng có thể truyền tải hình ảnh giữa trụ sở chính và xe tải của bạn tại nơi làm việc, bạn có thể chỉ định số lượng ảnh bạn cần mỗi giây, kích thước tối đa của hình ảnh bạn cần và độ phân giải cần thiết. Chắc chắn, nó có thể là tốt đẹp để có những hình ảnh trong màu sắc, nhưng đó là thực sự cần thiết? Nếu bạn thực sự yêu cầu cụ thể, hãy sử dụng các từ như "sẽ", "phải" và "phải". Điều này cho thấy rằng đây là những yêu cầu. Thông số kỹ thuật chỉ đơn thuần là "muốn" phải được xác định bằng các từ như "có thể", "có thể" và "tùy chọn".
- Quyết định xem người chiến thắng sẽ như thế nào : Các đề xuất bạn nhận được để phản hồi cho RFP của bạn sẽ khác nhau. Mỗi công ty đáp ứng sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Một số sẽ tập trung vào chi phí thấp nhất. Những người khác sẽ trang bị chất lượng tốt nhất . Tuy nhiên, những người khác sẽ cung cấp một bộ tính năng hoàn chỉnh. Quyết định trước những gì bạn đang tìm kiếm - chi phí thấp nhất, giao hàng nhanh nhất hoặc kết hợp cả hai.
- Tổ chức tài liệu : Bất cứ điều gì bạn viết cho doanh nghiệp đều phải có nhiều ý nghĩ và cần được tổ chức. Một phác thảo là một nơi tốt để bắt đầu. Tối thiểu, bạn sẽ cần các phần giới thiệu, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn, mốc thời gian và quy trình. Nhiều phần trong số này sẽ có phần phụ.
- Viết phần giới thiệu : Đây là nơi bạn sẽ giải thích cho các nhà thầu tiềm năng tại sao bạn xuất bản RFP và những gì bạn hy vọng đạt được bằng cách làm như vậy. Phần giới thiệu cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt các điểm chính từ các phần khác, kể cả ngày đến hạn. Việc giới thiệu RFP cho một hệ thống truyền tải hình ảnh có thể đọc như sau: "Công ty XYZ yêu cầu các đề xuất cho một hệ thống đáng tin cậy, dễ sử dụng có khả năng truyền hình ảnh từ văn phòng chính đến bất kỳ nơi nào trong khu vực đô thị. phải được nhận trước Thứ Hai, ngày 5 tháng Ba, 2007, lúc 8 giờ sáng theo giờ PST. "
- Giải thích các yêu cầu : Phần này là một trong những phần quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất. Bạn sẽ phải chỉ định kích thước và độ rõ của hình ảnh được truyền và tốc độ cần thiết. Hãy cụ thể, nhưng đừng nói với các nhà thầu về cách bạn muốn công việc được hoàn thành trừ khi điều đó là cần thiết. Bạn có thể muốn chia nhỏ phần này thành các phần phụ theo hệ thống. Ví dụ: a) kích thước hình ảnh và chất lượng b) truyền (có thể bao gồm cả tốc độ mong muốn và bất kỳ yêu cầu nào làm cho truyền an toàn) và c) các tùy chọn mong muốn (nơi bạn có thể liệt kê màu sắc là tùy chọn mong muốn).
- Tiêu chí lựa chọn : Đây là nơi bạn cho các nhà thầu biết bạn sẽ chọn giá thầu chiến thắng như thế nào. Bạn có thể tiết lộ bao nhiêu hoặc ít tùy thích. Một ý kiến hay là bao gồm một câu như "Nhà thầu thắng cuộc, nếu có, sẽ chỉ được chọn theo phán quyết của Công ty XYZ". Một số RFP của chính phủ rất cụ thể về các tiêu chí lựa chọn, nhưng hầu hết các RFP thương mại đều kém chính xác hơn. Bạn có thể muốn tạo bảng tính giải thưởng từng giá thầu cho một phạm vi điểm nhất định trong từng danh mục, sau đó, nhóm sẽ chọn giá thầu "tốt nhất" từ giá thầu có ba điểm số hàng đầu.
- Mốc thời gian : Phần này cho các công ty muốn đặt giá thầu trên RFP của bạn nhanh như thế nào họ phải hành động và quy trình dự kiến sẽ mất bao lâu. Hãy hợp lý khi bạn đặt thời hạn của mình. Không yêu cầu đề xuất cho các hệ thống phức tạp sau đó cung cấp cho các nhà thầu chỉ một vài ngày để trả lời. Dành nhiều thời gian hơn để chuẩn bị giá thầu nếu RFP của bạn lớn, nếu mua hàng mong muốn của bạn phức tạp hoặc nếu bạn yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Đây cũng là nơi bạn có thể nói với các nhà thầu trong bao lâu quá trình đánh giá sẽ diễn ra, khi nào họ sẽ được thông báo nếu họ đã thành công và họ sẽ sớm giao hàng như thế nào.
- Quy trình: Sử dụng phần này để giải thích quy trình sẽ hoạt động như thế nào, từ việc gửi RFP ra để trao hợp đồng và bắt đầu công việc. Phần này có thể nói, "Giá thầu sẽ đến hạn vào ngày được chỉ định trong Bước 8 ở trên. Tất cả giá thầu sẽ được xem xét để đảm bảo chúng đáp ứng tất cả các yêu cầu và đáp ứng. Tất cả giá thầu đáp ứng sẽ được ghi trong các danh mục X (bạn có thể đặt tên các danh mục nếu bạn muốn) và ba giá thầu hàng đầu sẽ được nhóm đề xuất đánh giá để chọn nhà thầu thắng cuộc và một người thay thế. Các cuộc đàm phán với nhà thầu thắng dự kiến sẽ dẫn đến một hợp đồng trao giải trong vòng hai tuần. "
- Quyết định cách gửi RFP : Hầu hết các RFP được gửi đi, nhưng chúng không nhất thiết phải như vậy. Bạn có thể gửi RFP qua email hoặc bạn có thể đăng nó trên trang web của công ty bạn. Chỉ cần đảm bảo chỉ định tên hoặc số mà nhà thầu nên sử dụng để xác định RFP mà họ đang phản hồi.
- Quyết định ai sẽ nhận RFP: Bạn có thể đã xác định được nhà cung cấp mà bạn muốn mua. Công ty của bạn thậm chí có thể có danh sách các nhà cung cấp được chấp nhận. Nếu không, bạn có thể tìm các nhà cung cấp có thể thông qua mạng lưới chuyên nghiệp của mình, bằng cách tìm kiếm trực tuyến hoặc bằng cách yêu cầu các nhà cung cấp đáng tin cậy của các tài liệu khác đưa ra đề xuất của họ. Không giới hạn danh sách những người nhận RFP của bạn chỉ cho các công ty "lớn" hoặc "được thành lập". Bạn có thể tìm thấy những ý tưởng tốt hơn và thậm chí giá cả tốt hơn từ các nhà cung cấp nhỏ hơn, những người thường quan tâm đến việc chiến thắng doanh nghiệp của bạn.
- Gửi RFP.