Các nhà quản lý giỏi nhất hiểu được tầm quan trọng của những sự kiện này và họ hiểu rằng việc tạo ra một cuộc họp tuyệt vời sẽ có kế hoạch và nỗ lực cố ý.
Bài viết này cung cấp mười mẹo để giúp bạn tận dụng thời gian cộng tác có giá trị này với nhóm của bạn. Dưới đây là các mẹo về cách tăng cường các cuộc họp nhóm của bạn.
Có thái độ tích cực về cuộc họp
Đó là điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm như một người lãnh đạo để cải thiện các cuộc họp nhóm. Tôi bị sốc khi có bao nhiêu nhà quản lý tự hào tuyên bố họ không thích các cuộc họp. Để đạt được kết quả đáng kể, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, thông báo, truyền cảm hứng, cộng tác và thúc đẩy, các nhà quản lý cần làm việc với mọi người.
Điều đó có nghĩa là thỉnh thoảng đưa những người đó lại với nhau trong một căn phòng hoặc trên một cuộc gọi hội nghị và nói chuyện với họ. Quản lý không phải là về ngồi trong văn phòng với cánh cửa đóng cửa gửi email. Là một nhà lãnh đạo, hãy thử nhìn vào các cuộc họp như là biểu hiện của sự lãnh đạo . Đó là thời gian biểu diễn lãnh đạo, không phải là một điều gì đó đáng sợ như một chuyến đi đến nha sĩ.
Hãy nhớ rằng, bạn sở hữu cuộc họp
Không ủy quyền kế hoạch chương trình làm việc cho trợ lý hành chính hoặc thành viên nhóm khác.
Là người lãnh đạo, đó là cuộc họp của bạn . Đó là công việc của bạn để lên kế hoạch và điều hành cuộc họp. Để đặt mình vào một khung hình tâm trí phù hợp, hãy hỏi và trả lời câu hỏi sau đây: "Sau cuộc họp này, tôi muốn mọi người học hỏi, đạt được hoặc giải quyết những gì?"
Luôn chuẩn bị chương trình làm việc
Mỗi bài viết bạn sẽ từng đọc về các cuộc họp nơi làm việc hiệu quả bao gồm lời khuyên về việc chuẩn bị một chương trình nghị sự .
Tuy nhiên, chúng tôi vẫn hiển thị các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự nào được tìm thấy. Hành động lập kế hoạch chương trình giúp bạn tập trung và xác định các chủ đề ưu tiên cho cuộc họp.
Yêu cầu đầu vào trong Chương trình làm việc
Mặc dù đó là trách nhiệm chính của người quản lý để phát triển chương trình làm việc, các thành viên trong nhóm có thể được mời để đóng góp các mục chương trình nghị sự. Gửi một cuộc gọi cho các ý tưởng một vài ngày trước cuộc họp.
Spice It Up!
Đặt một chút khác nhau trong định dạng. Dưới đây là một vài điều bạn có thể làm để thêm gia vị cho các cuộc họp nhóm của mình:
- Mời khách mời
- Kỷ niệm điều gì đó
- Tiến hành một "bàn tròn học tập" - có các thành viên trong nhóm thay phiên nhau dạy cho nhau một điều gì đó
- Xem một Ted Talk có liên quan đến chương trình họp
- Chạy một hoạt động xây dựng nhóm
- Thay đổi địa điểm (xem xét thực hiện cuộc họp ngoài trang web)
- Mang theo một số món ăn thú vị hoặc thú vị
- Có một cuộc họp "chương trình mục"
- Yêu cầu cập nhật vòng sét
- Thu hút nhóm trong việc động não
- Chuyển đổi ghế; chuyển đổi bất cứ điều gì để phá vỡ sự đơn điệu
Cho phép một số "Không gian trắng" cho sáng tạo và tương tác tự phát
Đừng nhồi nhét quá nhiều đồ vật vào chương trình nghị sự mà bạn phải đấu tranh để hoàn thành nó. Thay vào đó, hãy để lại một số phòng ở cuối để thảo luận tự phát. Nếu cuộc họp kết thúc sớm, thì hãy để mọi người đi sớm.
Mọi người đánh giá cao thời gian tìm thấy là tốt.
Sử dụng các cuộc họp nhóm để cộng tác
Thay vì chỉ chia sẻ thông tin, hãy thử giải quyết một vấn đề hoặc làm việc với nhóm khi đến một quyết định. Vâng, đó là thách thức và có thể lộn xộn, nhưng đó là nơi chúng tôi nhận được nhiều giá trị nhất từ các cuộc họp.
Làm sáng lên
Là người lãnh đạo của một cuộc họp không phải là về phô trương quyền lực hay lạm dụng quyền lực. Chastising một người nào đó để được muộn ở phía trước của đội là một ví dụ về việc này. Có một cảm giác hài hước và khiêm nhường.
Theo sát
Theo dõi các mục hành động và đảm bảo mọi người làm những gì họ nói họ sẽ làm. Thật bực mình khi được gặp mặt trong cuộc họp tiếp theo và tìm hiểu một nửa nhóm không bận tâm đến những gì họ đã cam kết trong cuộc họp trước. Theo dõi trước cuộc họp và giữ các cá nhân chịu trách nhiệm về các cam kết của họ.
Hãy là người lãnh đạo mô hình vai trò
Cuộc họp nhóm không phải là lúc để bảo vệ bạn và quay lại với nhóm của bạn. Giữ cho bản thân và nhóm của bạn đạt được các tiêu chuẩn hành vi cao nhất, có nghĩa là không có chuyện cười màu, chọn các thành viên trong nhóm, hoài nghi và mỉa mai, hoặc bashing các bộ phận hoặc quản lý khác. Hãy suy nghĩ về nhà lãnh đạo loại mà bạn muốn được biết đến, và sau đó hiển thị cho mỗi và mọi cuộc họp là nhà lãnh đạo đó.
Điểm mấu chốt
Một cơ hội gặp gỡ và làm việc với nhóm của bạn là một điều khủng khiếp để lãng phí. Điều bắt buộc là bạn phát triển kỷ luật để lập kế hoạch và hướng dẫn các cuộc họp mà mọi người đánh giá cao và thúc đẩy các sáng kiến tiến lên.
Cập nhật bởi Art Petty