Vâng, sự thật thất bại là tất cả họ đều chủ động tránh thực hiện một cuộc trò chuyện khó khăn. Điều này có thể bao gồm bạn. Chúng tôi đã học được một cách khó khăn mà không ai thắng khi lãnh đạo chậm trễ đối mặt với một chủ đề khó khăn.
Cho dù bạn là người giám sát đầu tiên đã nhận được khiếu nại (rằng bạn đã xác nhận) rằng Bob có thể muốn thay đổi hoặc sử dụng chất khử mùi, hoặc, bạn là CEO đang trì hoãn việc phải đối mặt với thực tế , có một cuộc trò chuyện khó khăn cho thuê không gian trong tâm trí của bạn ở đâu đó.
Đã đến lúc giải phóng không gian đó và giảm sự lo lắng trước cuộc trò chuyện của bạn với một số chuẩn bị thích hợp.
Mẹo để lên kế hoạch cho một cuộc trò chuyện khó khăn về sản phẩm:
- Bắt đầu kế hoạch của bạn bằng cách tập trung vào những lợi ích của việc thực hiện cuộc trò chuyện quá hạn này . Trong trường hợp nghiêm trọng nhất của tình huống, sức khỏe của nhóm của bạn, công ty của bạn và thậm chí danh tiếng của bạn đang bị ảnh hưởng bất lợi bởi những nỗ lực trì trệ của bạn. Bằng cách đối mặt và tiến hành cuộc trò chuyện, bạn sẽ có hiệu quả loại bỏ một trở ngại, giải quyết một vấn đề lâu dài và / hoặc cho phép một người nào đó hoặc một số nhóm tăng cường trong việc theo đuổi thành công của họ. Và vâng, bạn sẽ giải phóng không gian mà sự kiện tương lai lo lắng gây ra này đã được thuê trong tâm trí bạn.
- Đánh giá tình hình và hướng đi mong muốn cho cuộc thảo luận. Hãy tự hỏi: chúng ta đang xử lý loại tình huống nào ở đây? Hãy suy nghĩ về tình hình và tập trung vào việc xác định cách tiếp cận hoặc kết quả có khả năng nhất. Một số nhà quản lý sẽ phân loại tình huống này trước khi tiến hành thảo luận. Trong khi không có một phân loại phổ quát, khuôn khổ của huấn luyện viên , đào tạo, tư vấn, hoặc trao quyền là một điểm khởi đầu hữu ích.
Một số tình huống xứng đáng huấn luyện, nơi bạn khuyến khích, đưa ra phản hồi và thách thức cá nhân điều chỉnh hoặc thích nghi thông qua thực tế.
Các tình huống khác là những ví dụ rõ ràng về những kỹ năng là vấn đề. Trong trường hợp này, đào tạo là một cách tiếp cận khả thi, tiếp theo là quan sát và huấn luyện.
Trong một số trường hợp, điều chỉnh hành vi là điều cần thiết cho an toàn, hiệu suất chấp nhận được hoặc năng suất rộng hơn. Các nhân viên cuối mãn tính gây nguy hiểm cho hiệu suất nhóm. Nhân viên ăn da gây nguy hiểm cho sức khỏe nhóm. Những tình huống này phải hoàn chỉnh với những hàm ý. Tôi tham chiếu những euphemistically này như là "các cuộc hội thoại tư vấn."
Trong những tình huống mà một cá nhân thể hiện năng lực hoặc làm chủ tình huống, hãy trao quyền cho họ làm nhiều hơn. Trong khi một tình huống tích cực, nhiều cá nhân thoải mái được thoải mái, và bạn sẽ được thử thách để hướng dẫn họ vào các lĩnh vực và thách thức mới.
- Tập trung vào việc xác định vấn đề hành vi cốt lõi. Mục đích của một phản hồi hoặc thảo luận huấn luyện là để hỗ trợ thay đổi hành vi hoặc tăng cường. Thái độ không phải là một hành vi. Hành vi cốt lõi mà bạn và những người khác đã quan sát thấy là tác động đến hiệu suất là gì? Hãy cụ thể.
Liên kết hành vi với doanh nghiệp chứ không phải người đó. Chống lại người bị trễ kinh niên vì lười biếng hoặc vô trách nhiệm. Tập trung vào sự chậm trễ tác động đến khả năng của nhóm hoặc chức năng hoặc cá nhân để hoàn thành công việc của mình. Tương tự như vậy, việc cho thuê ngôi sao của CEO có thể do dự về các tài năng chủ chốt hoặc các vấn đề chiến lược. Tập trung vào tác động của việc thiếu quyết định kịp thời về hiệu quả kinh doanh.
Ví dụ:
John, bạn đã đến trễ cho sự thay đổi của bạn 3 lần trong hai tuần. Khi bạn đến muộn, các thành viên trong nhóm của bạn phải bao gồm khu vực của bạn và của riêng họ cùng một lúc. Điều này làm tăng thêm căng thẳng cho nhóm, làm tăng sai lầm và gây nguy hiểm cho chất lượng dịch vụ của chúng tôi cho khách hàng của chúng tôi.
Cheryl, bạn đã nán lại hai quyết định quan trọng trong tháng qua. Việc thiếu quyết định về những vấn đề này đang đẩy mạnh thời gian biểu của chúng tôi. Như bạn đã biết, chúng tôi đang bắt kịp với các đối thủ cạnh tranh trong các lĩnh vực này và sự chậm trễ về phía chúng tôi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hàng đầu và kết quả kinh doanh của chúng tôi trong năm tới.
- Lập kế hoạch và thực hành câu mở đầu của bạn. Trong hàng chục hội thảo giúp các cá nhân học cách điều hướng thành công các cuộc thảo luận khó khăn, hoạt động chế tạo và thực hành câu mở đầu luôn được xác định là bước quan trọng nhất trong quá trình thành công. Dành thời gian để viết ra các vấn đề và hành vi, hình thức và khung hình và sau đó thực hành câu mở đầu của bạn. Có một mức độ tương quan cao giữa việc mở khóa cuộc trò chuyện của bạn và tiến hành một cuộc trò chuyện mang tính xây dựng hiệu quả.
Lập kế hoạch và thực hành câu mở đầu của bạn cho đến khi nó được thoải mái. - Lên kế hoạch cho điểm đến cuối cùng của cuộc hội thoại ban đầu này. Bạn đã đánh giá tình hình (huấn luyện, đào tạo, tư vấn, trao quyền). Mục tiêu của bạn là đạt được thỏa thuận (lý tưởng) hoặc tuân thủ (trong hoàn cảnh tư vấn) để hỗ trợ tăng cường hoặc thay đổi hành vi. Trong khi tiến hành các cuộc thảo luận là cả nghệ thuật và khoa học và một chủ đề cho một bài tiếp theo, bạn nên lập kế hoạch về cách bạn sẽ giới thiệu các bước tiếp theo mong muốn. Trong một số trường hợp, nó sẽ là một hộp thoại và trong các trường hợp khác là một nhiệm vụ. Biết nơi bạn muốn cuộc trò chuyện kết thúc trước khi bạn bắt đầu cuộc trò chuyện.
- Lập kế hoạch cho một thời gian hợp lý và thích hợp. Biết và chuẩn bị để nói rõ liệu một thay đổi hành vi là cần thiết ngay lập tức hoặc, cho dù đó là để được quan sát theo thời gian và thông qua huấn luyện và phản hồi thường xuyên. Cuộc trò chuyện không phải là kết thúc của quá trình và những người nắm vững các cuộc trò chuyện khó khăn có một ý tưởng rõ ràng về một chân trời thời gian cho những thay đổi đúng đắn diễn ra.
Bottom-Line cho bây giờ:
Các nhà lãnh đạo hiệu quả và các nhà quản lý giỏi hiểu được tầm quan trọng và tính cấp bách của các cuộc trò chuyện khó khăn. Và trong khi khuynh hướng của chúng ta có thể là ngăn chặn hoặc tránh chúng hoàn toàn, thì cách tiếp cận này là bất lợi cho mọi người liên quan. Bước đầu tiên trong giao dịch với các cuộc trò chuyện khó khăn quá hạn của bạn tốt nhất là chi tiêu như một phiên kế hoạch. Đo hai lần cắt một lần. Và vâng, tất cả chúng ta đều biết rằng kế hoạch trước đó ngăn cản hiệu suất đặc biệt kém.