Làm cho phản hồi của bạn có tác động xứng đáng với cách thức và cách tiếp cận bạn sử dụng để cung cấp phản hồi hiệu suất. Phản hồi của bạn có thể tạo sự khác biệt cho mọi người nếu bạn có thể tránh kích động phản hồi phòng thủ. Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn giúp nhân viên phát triển hiệu suất của họ.
Dưới đây là cách bạn có thể cung cấp phản hồi tốt nhất:
- Phản hồi của nhân viên hiệu quả là cụ thể, không phải chung chung. Ví dụ: "Báo cáo mà bạn đã đăng nhập hôm qua đã được viết tốt, dễ hiểu và đã làm cho các điểm của bạn về ngân sách rất hiệu quả". Đừng nói, "báo cáo tốt". Một trong những mục đích của hiệu quả, phản hồi mang tính xây dựng là để cho cá nhân biết hành vi cụ thể mà bạn muốn thấy nhiều hơn từ anh ta. Thông tin phản hồi chung như một vỗ ở mặt sau làm cho nhân viên cảm thấy tốt trong giây lát nhưng không làm tốt công việc củng cố hành vi.
- Thông tin phản hồi hữu ích luôn tập trung vào một hành vi cụ thể, không phải trên một người hoặc ý định của họ. (Khi bạn tham gia vào các cuộc đối thoại cạnh tranh trong cuộc họp nhân viên, trong khi Mary có sàn, bạn làm sao lãng những người khác tham dự. Kết quả là, điểm của Mary bị bỏ sót một phần.)
- Các thông tin phản hồi tốt nhất là chân thành và trung thực cung cấp để giúp đỡ. Tin tôi đi, mọi người sẽ biết liệu họ có nhận được nó vì bất kỳ lý do nào khác không. Hầu hết mọi người đều có radar bên trong có thể dễ dàng phát hiện sự không chắc chắn. Lưu ý điều này khi bạn cung cấp phản hồi.
- Phản hồi thành công mô tả hành động hoặc hành vi mà cá nhân có thể làm điều gì đó. Nếu bạn có thể, hãy cung cấp bất kỳ công cụ, đào tạo, thời gian hoặc hỗ trợ nào mà người đó cần để thực hiện thành công khi bạn cần cô ấy thực hiện.
- Bất cứ khi nào có thể, phản hồi được yêu cầu mạnh mẽ hơn. Yêu cầu quyền cung cấp phản hồi. Nói, "Tôi muốn cung cấp cho bạn một số phản hồi về bản trình bày, điều đó có ổn với bạn không?" Điều này cho phép người nhận kiểm soát tình hình mong muốn.
- Khi bạn chia sẻ thông tin và các quan sát cụ thể, bạn đang cung cấp phản hồi mà một nhân viên có thể sử dụng. Nó không bao gồm lời khuyên trừ khi bạn có sự cho phép hoặc lời khuyên được yêu cầu. Hỏi nhân viên xem họ có thể làm gì khác đi do nghe phản hồi. Bạn có nhiều khả năng giúp nhân viên thay đổi cách tiếp cận của mình hơn là bạn nói cho nhân viên biết phải làm gì hoặc thay đổi như thế nào.
- Cho dù phản hồi là tích cực hay mang tính xây dựng, hãy cung cấp thông tin gắn liền với sự kiện càng tốt. Phản hồi hiệu quả cũng được hẹn giờ để nhân viên có thể dễ dàng kết nối phản hồi với hành động của mình.
- Phản hồi hiệu quả bao gồm những gì hoặc làm thế nào một cái gì đó đã được thực hiện, không phải lý do tại sao. Hỏi lý do tại sao lại hỏi mọi người về động cơ của họ và điều đó gây nên sự phản cảm. Hỏi, Chuyện gì đã xảy ra? Điều đó đã xảy ra như thế nào? Làm thế nào bạn có thể ngăn chặn kết quả đó trong tương lai? Làm thế nào tôi có thể làm tốt hơn việc giúp bạn? Những gì bạn cần từ tôi trong tương lai?
- Kiểm tra để đảm bảo người kia hiểu những gì bạn đã truyền đạt bằng cách sử dụng vòng lặp phản hồi, chẳng hạn như đặt câu hỏi hoặc quan sát hành vi đã thay đổi. Đặt thời gian để trở lại với nhau để thảo luận xem phản hồi có thay đổi hiệu suất hay không và liệu có cần thực hiện thêm hành động nào không.
- Phản hồi thành công càng nhất quán càng tốt. Nếu những hành động tuyệt vời ngày hôm nay, chúng sẽ rất tuyệt vào ngày mai. Nếu vi phạm chính sách đáng bị xử lý kỷ luật , thì hành động đó luôn đáng phải có biện pháp kỷ luật.
Mẹo chung về cung cấp phản hồi hiệu quả
- Phản hồi được truyền đạt tới một người hoặc một nhóm người liên quan đến ảnh hưởng của hành vi của họ đối với người khác, tổ chức, khách hàng hoặc nhóm.
- Phản hồi tích cực liên quan đến việc nói với ai đó về hiệu suất tốt . Thực hiện phản hồi này kịp thời, cụ thể và thường xuyên.
- Phản hồi mang tính xây dựng cảnh báo một cá nhân đến một khu vực mà hiệu suất của anh ta có thể cải thiện. Phản hồi mang tính xây dựng không chỉ trích. Nó mang tính mô tả và luôn luôn được hướng đến hành động, chứ không phải là người.
- Mục đích chính của phản hồi mang tính xây dựng là giúp mọi người hiểu được vị trí của họ liên quan đến hành vi công việc dự kiến và / hoặc sản xuất.
- Công nhận cho hiệu suất hiệu quả là một động lực mạnh mẽ. Hầu hết mọi người muốn có được sự công nhận nhiều hơn, vì vậy sự công nhận thúc đẩy nhiều hơn các hành động được đánh giá cao.