- Phạm vi
- Rủi ro
- Giả định
Bài viết này cung cấp một phác thảo của ba điều khoản quản lý dự án cần thiết này và bao gồm các liên kết và đề xuất để đọc thêm.
Phạm vi
Trong quản lý dự án, phạm vi là tập hợp các ranh giới xác định phạm vi của một dự án.
Phạm vi mô tả những gì sẽ được giao cho khách hàng như là kết quả của sáng kiến dự án.
Hiểu phạm vi cho phép người quản lý dự án và nhóm dự án hiểu những gì nằm bên trong hoặc bên ngoài ranh giới của dự án. Nếu một cái gì đó là "không trong phạm vi" nó không phải là yếu tố trong công tác lập kế hoạch của dự án . Các hoạt động nằm trong ranh giới của tuyên bố phạm vi được coi là "trong phạm vi" và được tính toán trong lịch trình và ngân sách. Nếu một hoạt động nằm ngoài ranh giới, nó được coi là "nằm ngoài phạm vi" và không được lên kế hoạch.
Cho dù bạn là người quản lý dự án hay một phần của nhóm dự án, bạn sẽ muốn cân nhắc xem có điều gì đó nằm trong phạm vi hoặc phạm vi khi bạn tiến lên phía trước.
Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng một khách hàng đã yêu cầu bạn xây dựng một trang web. Khi bạn phác thảo phạm vi (hoặc đặt ranh giới) của dự án, bạn chỉ ra các mục sau đây là trong phạm vi:
- Thiết kế trang web và sơ đồ wireframe
- Thành lập giường thử nghiệm
- Mã hóa cho wireframe đã được phê duyệt
- Phát triển đồ họa cho chủ đề trang web
- Kiểm tra và gỡ lỗi trước khi đặt trang web ở chế độ công khai
Trong quá trình thực hiện dự án, khách hàng yêu cầu bạn đưa vào tổng quan video của công ty. Video không được chỉ định trong phạm vi của dự án và do đó nằm ngoài phạm vi.
Mặc dù bạn có thể vui vẻ thực hiện công việc video với một khoản phụ phí, điều này sẽ yêu cầu sửa đổi phạm vi và ước tính chi phí và thời gian cho dự án.
Trong trường hợp không có tài liệu phạm vi rõ ràng và thỏa thuận, vấn đề về video có thể trở nên gây tranh cãi giữa nhóm của bạn và đại diện của khách hàng. Một tuyên bố phạm vi rõ ràng cho phép bạn để xoa dịu tình hình và đối phó với một sự thay đổi một cách có trật tự.
Vì vậy, làm thế nào để bạn xác định những gì trong hoặc ngoài phạm vi? Trước tiên, bạn sẽ muốn phác thảo tất cả các chi tiết của dự án mà bạn hiện đang biết dựa trên các cuộc thảo luận với khách hàng hoặc chủ dự án. Sau đó, bạn sẽ muốn đưa ra các giả định chính sẽ thúc đẩy những gì được xem xét trong hoặc ngoài phạm vi.
Giả định
Tại một số thời điểm trong cuộc sống của bạn, bạn có thể đã được nói, “Đừng bao giờ giả định.” Tuy nhiên, việc đưa ra các giả định trong quản lý dự án là một hoạt động hàng ngày. Giả định giúp bạn xác định phạm vi và rủi ro và tinh chỉnh ước tính của bạn cho thời gian và chi phí. Tất nhiên, nó là điều cần thiết để tài liệu và xác nhận các giả định của bạn.
Hãy xem xét một cái gì đó đơn giản, chẳng hạn như tạo một cuốn sách. Giả sử bạn của bạn có ý tưởng về một cuốn sách bàn cà phê và đã yêu cầu bạn quản lý dự án. Yêu cầu đầu tiên của ông là dành cho ngân sách để ông có thể đảm bảo tài trợ.
Khi bạn xác định phạm vi, rõ ràng là bạn của bạn không chắc chắn về nhiều chi tiết, bao gồm số lượng trang, bao gồm hình ảnh, kiểu bìa và trọng lượng của giấy được sử dụng cho các trang. Vì tất cả các yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến chi phí và độ phức tạp của sản xuất, bạn sẽ phải đưa ra giả định về các thông số và xác thực những giả định đó là chấp nhận được hoặc không thể chấp nhận được với bạn bè của bạn.
Sau khi thảo luận thêm, bạn của bạn nói với bạn rằng anh ấy dự định bao gồm 50 bức ảnh trong cuốn sách. Bạn có thể căn cứ giả định của bạn trên 50 hình ảnh hoặc, dự đoán rằng con số này sẽ tăng theo thời gian, bạn có thể giả định rằng sẽ có từ 75-90 trang với hình ảnh.
Bạn có thể thấy các giả định trực tiếp ảnh hưởng đến lịch biểu như thế nào. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang dẫn đầu một dự án tại một công viên liên quan đến việc xây dựng một bộ xích đu.
Khi thiết lập dự án của bạn, bạn sẽ nhận được ngân sách và các thành viên nhóm được chỉ định, một trong số đó chịu trách nhiệm về vật liệu. Khi bạn tạo lịch trình, bạn yêu cầu người phụ trách vật liệu khi xi măng sẽ đến. Người này trả lời rằng anh ta không chắc chắn khi nào xi măng sẽ đến nhưng anh tin rằng nó sẽ diễn ra từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 10 tháng 6. Khi bạn xây dựng phạm vi và lịch biểu, bạn giả định rằng xi măng sẽ đến muộn hơn ngày 10 tháng 6. ví dụ cho thấy hai lợi ích cho việc đưa ra các giả định.
Lợi ích đầu tiên là giả định tiếp nhận xi măng không muộn hơn ngày 10 tháng 6 cho phép bạn lập kế hoạch cho các hoạt động dựa vào xi măng đến. Lợi ích thứ hai là nó cung cấp cho người chịu trách nhiệm về vật liệu với thời hạn để cung cấp xi măng, sau đó ông có thể chuyển tiếp đến nhà cung cấp của mình. Nó đã vô tình thiết lập một thời hạn chính cho dự án để tiến lên phía trước.
Việc đưa ra các giả định đặt các điểm chuẩn thường được xem xét lại trong suốt dự án để hỗ trợ cho nhóm dự án ở trong phạm vi, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi các giả định sai? Đây là nơi rủi ro phát sinh.
Rủi ro
Khi bạn đã xây dựng phạm vi của mình và xác định các giả định nằm ngoài phạm vi và ước tính, bạn sẽ muốn bắt đầu đánh giá các khu vực có rủi ro . Rủi ro là như nhau trong quản lý dự án vì nó ở trong thế giới thực; nó là một mối nguy hiểm hoặc cơ hội có thể tạo ra thiệt hại. (Lưu ý: Viện Quản lý Dự án và Cơ quan Quản lý Dự án của Knowledge-PMBOK cung cấp các định nghĩa chi tiết về rủi ro và loại và xác định khuôn khổ cho quản lý rủi ro dự án.)
Tất cả các dự án đều có nguy cơ và nếu bạn là người quản lý dự án hoặc chủ dự án, bạn không chỉ có khả năng dự đoán rủi ro mà còn là công việc của bạn để truyền đạt tác động tiềm tàng của những rủi ro đó đến nhóm dự án và chuẩn bị để giảm thiểu rủi ro.
Rủi ro xuất hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Đôi khi, rủi ro có thể chỉ có nghĩa là dự án sẽ chạy hơi khác hoặc thực hiện một bước ngoặt nhỏ bất ngờ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, rủi ro có thể dẫn đến kết quả thảm khốc làm cho dự án của bạn quay đầu.
Hãy sử dụng kịch bản sân chơi từ ví dụ xi măng ở trên. Một trong những rủi ro là xi măng không đến trước ngày dự kiến ngày 10/6. Những ảnh hưởng tiềm năng của rủi ro này là gì? Tất cả các hoạt động kế tiếp sau khi xi măng đã được đổ đều bị trì hoãn do vấn đề này.
Rủi ro cũng có thể là tích cực. Hãy xem xét tác động đến dự án nếu xi măng xuất hiện sớm hơn dự kiến. Trong khi điều này có vẻ như một kết quả tích cực, nó vẫn tạo ra một vấn đề cho thời gian và trình tự của tất cả các bước khác trong dự án.
Quản lý dự án làm việc với các nhóm dự án của họ để suy nghĩ và xác định các rủi ro tiềm ẩn. Họ tiến hành một bước xa hơn và nhìn vào mức độ rủi ro tiềm ẩn của rủi ro và khả năng xảy ra của nó. Hơn nữa, họ xác định những cá nhân phù hợp nhất để xác định khi nào rủi ro xảy ra và họ phát triển các kế hoạch giảm thiểu rủi ro đã đồng ý.
Nhiều công ty có các mẫu rủi ro chi tiết mà họ đã phát triển theo thời gian và từ kinh nghiệm với các dự án khác. Một số ngành công nghiệp đã biên soạn hồ sơ rủi ro được sử dụng như là một điểm khởi đầu cho phân tích rủi ro. Nhiều ngành thực hành phân tích thống kê rất chi tiết để lập kế hoạch rủi ro.
Điểm mấu chốt
Các thuật ngữ: phạm vi, giả định và rủi ro đều quan trọng trong thế giới quản lý dự án. Sử dụng bài viết này làm điểm bắt đầu để khám phá những điều khoản này và các điều khoản quản lý dự án quan trọng khác chi tiết hơn.