Theo định nghĩa, các dự án là các sáng kiến tạm thời và độc đáo, trái ngược với các hoạt động hoạt động thường xuyên. Và trong khi nhiều doanh nghiệp dựa vào các nhà quản lý dự án được đào tạo, được chứng nhận để lãnh đạo các sáng kiến của họ, kỹ năng dự án ngày càng được yêu cầu cho tất cả các chuyên gia.
Bài viết này giới thiệu về lập kế hoạch dự án cho bất kỳ chuyên gia nào quan tâm đến việc áp dụng các thực tiễn hoạt động tốt cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp.
Dành thời gian để thực sự xác định và lập kế hoạch dự án của bạn:
Người quản lý dự án hiểu rằng một phần khổng lồ của tổng thời gian dự án được chi tiêu trong lập kế hoạch . Nhiều người trong chúng ta có xu hướng vội vã để bắt đầu công việc, trong thế giới của các dự án tương tự như bỏ qua việc đọc hướng dẫn trên mảnh đồ nội thất mới mà bạn mua từ một trong những nhà bán lẻ "lắp ráp nó". Rất có thể, sự vội vã để thực hiện công việc mà không đọc hướng dẫn sẽ tạo ra một số vấn đề nghiêm trọng tại một thời điểm nào đó trong nỗ lực của bạn.
Thay vì lao thẳng vào công việc, điều quan trọng là phải giải quyết một số vấn đề quan trọng:
- Chính xác bạn đang tạo ra cái gì? Càng cụ thể càng tốt.
- Khi nào nó phải được hoàn thành?
- Tài nguyên (con người, thiết bị và ngân sách) nào bạn có quyền truy cập, để hoàn thành dự án?
Ba mục trên là các thành phần cơ bản của một câu lệnh phạm vi. Mọi người quản lí dự án đều làm việc để làm rõ phạm vi trước khi bắt đầu công việc.
Phạm vi sáng kiến của công ty Holiday Party:
Một tuyên bố phạm vi mẫu cho bên nghỉ lễ của công ty có thể đọc như sau:
Mục tiêu của chúng tôi là lập kế hoạch và phân phối một bữa tiệc nghỉ của công ty cho 100 nhân viên và những người quan trọng khác trước cuối tháng 12, với chi phí không vượt quá $ 10,000. Việc lập kế hoạch và điều phối của chúng tôi sẽ bao gồm 4 ủy viên thành viên với sự giám sát của CEO. Bữa tiệc sẽ bao gồm một quầy bar mở, bữa ăn mạ, tráng miệng và giải trí.
Chỉ cần dành thời gian để tạo ra tuyên bố đơn giản nhưng quan trọng đó cung cấp hướng dẫn mạnh mẽ cho nhóm tham gia dự án. Mọi người đều hiểu bản chất của dự án, khung thời gian, tài nguyên và ngân sách.
Phá vỡ phạm vi thành các khối công việc rời rạc:
Người quản lý dự án tạo ra một thứ gọi là cấu trúc phân tích công việc để mô tả các thuật ngữ rõ ràng, có thể thực hiện được, tất cả công việc của dự án phải được hoàn thành bởi ai đó trong một khung thời gian cụ thể. Trong trường hợp của bạn, phân tích công việc có thể bao gồm:
- Xác định vị trí.
- Xác nhận tình trạng sẵn có của phòng và khóa nó với một khoản tiền gửi.
- Chọn các tùy chọn thực phẩm.
- Xác nhận thanh và những gì thanh bao gồm.
- Xác định các tùy chọn món tráng miệng.
- Tạo và phân phối lời mời với lựa chọn thực phẩm.
- Hoàn thành lựa chọn thực phẩm dựa trên lời mời trả lại.
- Quyết định loại giải trí.
- Xem lại các tùy chọn để giải trí và chọn.
- Xác nhận thiết lập phòng ăn.
- Mua quà tặng cho khách.
- Phối hợp và phân phối sự kiện.
Người quản lí dự án sẽ phát triển sự phân tích này về công việc của dự án mà không xem xét các nguồn lực hoặc thời gian, nhưng nhiều hơn trong định dạng động não. Một khi tất cả các công việc cần thiết để đạt được phạm vi dự án đã được xác định, đó là thời gian để đặt nó theo thứ tự, phân công trách nhiệm và yêu cầu ước tính thời gian và chi phí từ các thành viên trong nhóm của bạn.
Tạo kế hoạch dự án từ phân tích công việc:
Sau khi hoàn thành phân tích công việc đơn giản được xác định trên trang trước, bạn phải:
- Xác nhận rằng tất cả các mục chính để đạt được phạm vi dự án đã được xác định.
- Xác nhận ai sẽ xử lý những mục công việc nào và tạo ra một ma trận trách nhiệm nêu rõ các nhiệm vụ công việc chính của bên chịu trách nhiệm.
- Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm xem xét nhiệm vụ của mình, xác định thời gian và ước tính chi phí, lưu ý thời hạn, tóm tắt nhu cầu tài nguyên và đảm bảo rằng họ đã đánh giá triệt để công việc họ phải chịu trách nhiệm.
Một khi các bước trên đã được hoàn thành, nhóm dự án sẽ làm việc cùng nhau để sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thích hợp, lưu ý bất kỳ xung đột nào về tài nguyên hoặc các thách thức lập kế hoạch tiềm năng. Lưu ý: người quản lý dự án sẽ hoàn thành bước này bằng cách phát triển sơ đồ mạng , tính toán đường dẫn tới hạn và sau đó lên lịch tài nguyên, thường với sự trợ giúp của phần mềm máy tính.
Đối với dự án nhỏ hơn của bạn bằng cách sử dụng các phương thức không chính thức, một cách tiếp cận đơn giản sau khi lưu ý về việc sắp xếp các mục trong chuỗi có thể là tất cả những gì cần thiết. Quá trình này sẽ cho phép bạn phát triển bức tranh hoàn chỉnh về các bước liên quan và thời hạn để lập kế hoạch và cung cấp một bữa tiệc kỳ nghỉ tuyệt vời!
Hãy để công việc bắt đầu:
Bây giờ bạn đã dành thời gian để xác định đúng các dự án, xác định các nhiệm vụ chính, sắp xếp các nhiệm vụ và thời gian và yêu cầu tài nguyên được đánh giá, bạn đã sẵn sàng để đưa đội làm việc theo trách nhiệm được giao. Vai trò của bạn là người quản lý dự án không chính thức là giám sát công việc, hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giúp xác định và giải quyết những thách thức khi chúng xảy ra. Người quản lý dự án tốt thường xuyên gặp gỡ với các thành viên trong nhóm để đánh giá tiến độ và xác định và điều hướng các rủi ro mới nổi.
Điểm mấu chốt:
Các phương pháp tương tự được nêu ở trên có thể được áp dụng cho bất kỳ tình huống dự án nào trong bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh của bạn. Phát triển một phạm vi rõ ràng, xác định công việc, phân công nguồn lực, phát triển các ước tính và lịch biểu, sau đó theo dõi và kiểm soát công việc. Các thực hành của bạn sẽ được các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp tại nơi làm việc của bạn công nhận và đánh giá cao, và kết quả của bạn sẽ tốt hơn nhiều so với việc nhảy vào công việc mà không cần suy nghĩ. Thành công nhất với sáng kiến tiếp theo của bạn!
- -
Cập nhật bởi Art Petty