Các dự án chính thức Thực hiện theo một quy trình 5 giai đoạn như Follows
- Bắt đầu: hình thành đội dự án, điều lệ dự án và khởi động.
- Lập kế hoạch: hoàn thiện phạm vi dự án, xác định chi tiết công việc phân tích, đánh giá rủi ro, xác định các yêu cầu về tài nguyên, hoàn thiện lịch biểu và chuẩn bị cho công việc thực tế.
- Thi hành: thực hiện công việc thực tế theo yêu cầu của định nghĩa và phạm vi dự án.
- Giám sát và kiểm soát: quản lý thực tế, báo cáo và kiểm soát các nguồn lực và ngân sách trong giai đoạn thực hiện.
- Đóng dự án: giao dự án, đánh giá các bài học kinh nghiệm, sự trì hoãn của nhóm dự án.
Luồng dự án truyền thống
Bất kể quy mô của dự án, chuyển động qua các giai đoạn là như nhau. Dự án được khởi xướng hoặc khởi động với một điều lệ xác định người quản lý dự án và mô tả tầm quan trọng của dự án.
Khi dự án đã được bắt đầu, nó sẽ chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch. Ở đây, các nhóm cốt lõi và công việc xác định các công việc cần thiết cần hoàn thành để đạt được phạm vi dự án và phát triển các ước tính và đánh giá về thời gian, chi phí, tài nguyên và rủi ro.
Sau giai đoạn lập kế hoạch, công việc bắt đầu và xảy ra theo một thứ tự xác định cần thiết để chuyển từ người tiền nhiệm hoặc các hoạt động trước đó sang hoạt động kế nhiệm.
Phụ thuộc dự án đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn này.
Trong khi thực hiện tiến hành người quản lý dự án và các thành viên nhóm theo dõi, báo cáo và kiểm soát dự án tổng thể, với sự nhấn mạnh vào các hoạt động đường dẫn quan trọng. Công việc này tiếp tục cho đến khi giai đoạn thực hiện hoàn thành và dự án được giao cho khách hàng.
Giai đoạn cuối cùng, dự án gần gũi, bao gồm việc kết thúc giao hàng, đánh giá các bài học kinh nghiệm và điều chỉnh nhóm dự án để các thành viên có thể chuyển sang sáng kiến tiếp theo của họ.
Đối với các dự án kiểu phát triển nhanh hoặc lặp lại, việc lập kế hoạch và thực hiện diễn ra trong các giai đoạn ngắn hoặc chạy nước rút, với các giai đoạn lặp lại cho đến khi dự án hoàn thành sự hài lòng của khách hàng.
Giải thích chi tiết cho từng giai đoạn
Bắt đầu: Một khởi đầu dự án vững chắc sẽ không chỉ thiết lập dự án của bạn cho sự thành công, nhưng nó cũng sẽ đặt nền tảng cho tất cả các giai đoạn trong tương lai. Trong quá trình bắt đầu, bạn sẽ nhận được các thành viên của nhóm dự án được giao, tóm tắt chúng về các mục tiêu dự án tổng thể và yêu cầu chủ sở hữu hoặc chủ dự án càng nhiều câu hỏi càng tốt để bạn có thể lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để xây dựng sự nhiệt tình của nhóm về dự án và thu thập bất kỳ chi tiết phút chót nào có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch dự án. Các bước bổ sung bao gồm:
- Phân tích các bên liên quan
- Chuyển nhượng nhà tài trợ điều hành
- Phát triển và giao tiếp tài liệu điều lệ
- Cuộc họp khởi động chính thức
Lập kế hoạch : Khi bạn đã bắt đầu dự án và thu thập tất cả thông tin có liên quan, bạn sẽ bắt đầu lập kế hoạch dự án của mình. Giai đoạn lập kế hoạch phụ thuộc vào quy mô dự án của bạn, số lượng thông tin bạn phải tổ chức và nhóm của bạn lớn đến mức nào.
Kết quả cuối cùng của việc lập kế hoạch phải là một kế hoạch hoặc kế hoạch dự án rõ ràng, từ đó mọi người sẽ làm theo nhiệm vụ được giao của họ. Sử dụng một chương trình lập kế hoạch dự án như Microsoft Project hoặc Basecamp là cực kỳ hữu ích khi lập kế hoạch một dự án. Nếu bạn không có quyền truy cập vào một trong các chương trình này, hãy thực hiện tìm kiếm trực tuyến chung cho phần mềm lập kế hoạch dự án miễn phí. Mặc dù sử dụng chương trình lập kế hoạch dự án là hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Sử dụng Excel và Word để tạo kế hoạch của bạn và truyền đạt nó cho nhóm cũng không kém phần hiệu quả. Các nhiệm vụ cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:
- Tạo một kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan khác nhau
- Phát triển một cấu trúc phân tích công việc chi tiết.
- Xác định đường dẫn tới hạn .
- Lập kế hoạch tài nguyên về kế hoạch dự án và tinh chỉnh việc sắp xếp công việc dựa trên các phụ thuộc dự án và các ràng buộc tài nguyên.
- Phát triển một lịch trình chi tiết.
- Đánh giá rủi ro và phát triển một kế hoạch ưu tiên và giảm thiểu rủi ro.
Thực hiện: Bây giờ bạn có một kế hoạch dự án vững chắc, nhóm có thể bắt đầu thực hiện dự án dựa trên nhiệm vụ được giao của họ. Đó là giai đoạn mà mọi người thực sự bắt đầu thực hiện công việc. Bạn sẽ muốn chính thức khởi động giai đoạn thực hiện với các cuộc họp trực tiếp để đảm bảo mọi người đều có những gì họ cần để bắt đầu thực hiện một phần của dự án. Bắt đội ngũ bắt đầu đi đúng hướng là không thể thiếu để thành công trong dự án vì vậy hãy nêu rõ kế hoạch và kế hoạch truyền thông rõ ràng.
Giám sát và kiểm soát: Trong khi dự án đang trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ bắt đầu theo dõi và kiểm soát nó để đảm bảo nó đang di chuyển theo kế hoạch. Có nhiều cách bạn có thể theo dõi và kiểm soát một dự án. Đăng ký thông thường với các nhà lãnh đạo nhóm, được tổ chức hàng ngày "stand-up" hoặc các cuộc họp trạng thái hàng tuần chính thức hơn có hiệu quả. Thông tin xuất phát từ các cuộc họp hoặc kênh truyền thông này sẽ thông báo cho vòng phản hồi và cuối cùng là bất kỳ quy hoạch và điều chỉnh nào cần thiết cho dự án. Các hoạt động quan trọng khác trong giai đoạn này bao gồm:
Tôn trọng kế hoạch truyền thông được thiết lập trước của bạn để đảm bảo nhận thức của các bên liên quan về tình trạng dự án.
Giám sát các nhóm làm việc và các hoạt động công việc trên con đường quan trọng.
Xác định các cơ hội để cải thiện hiệu suất lịch biểu bằng cách theo dõi nhanh hoặc hoàn thành các hoạt động song song hoặc khi cần thiết, làm hỏng lịch biểu bằng cách thêm tài nguyên.
Theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch.
Trong một số trường hợp, theo dõi, tính toán và báo cáo về giá trị thu được cho kế hoạch dự án.
Theo dõi và giảm thiểu rủi ro và tinh chỉnh kế hoạch rủi ro khi cần thiết.
Đóng dự án: Khi tất cả các chi tiết và nhiệm vụ của dự án của bạn được hoàn thành và được chấp thuận bởi chủ khách hàng hoặc chủ dự án; cuối cùng bạn có thể đóng dự án của mình. Sự kết thúc của một dự án cũng quan trọng như sự khởi đầu, lập kế hoạch và thực thi của nó. Bạn sẽ muốn ghi lại tất cả thông tin từ dự án và sắp xếp nó một cách gọn gàng để bạn có thể quay lại nếu cần. Đây cũng là thời điểm thích hợp để tổ chức một buổi khám nghiệm tử thi trên dự án để tất cả các thành viên trong nhóm có thể phản ánh những gì đã đúng hoặc sai trong dự án. Nó cũng nên được ghi lại để kết quả có thể được chia sẻ với các thành viên dự án khác và được đệ trình trong một thư mục lịch sử dự án. Cuối cùng, điều quan trọng là chính thức hoãn lại nhóm dự án, cung cấp phản hồi và đánh giá hiệu suất như được chỉ ra bởi chính sách của công ty bạn.
- -
Cập nhật bởi Art Petty