Sức mạnh của một phạm vi dự án được xây dựng cẩn thận:
Một tuyên bố phạm vi được chỉ định một cách cẩn thận là một yếu tố quan trọng của sự thành công của dự án và là một phần không thể thiếu trong thực tiễn quản lý dự án hiệu quả . Lợi ích bao gồm:
- Tuyên bố này cho phép nhóm dự án và (các) khách hàng đảm bảo rằng họ chia sẻ một cái nhìn chung về các tính năng, chất lượng và thời gian dự kiến của dự án.
- Phạm vi cho phép nhóm dự án có khả năng xác định rõ ràng và gắn kết với các bên liên quan: các cá nhân hoặc các nhóm bị ảnh hưởng bởi dự án và nhận được sự hỗ trợ và tham gia của họ.
- Phạm vi phục vụ để giúp các thành viên trong nhóm chỉ tập trung vào công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Nếu các thay đổi được đề xuất vượt quá ranh giới của phạm vi ban đầu, câu lệnh sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn để ước tính và đề xuất các sửa đổi. Nếu các thay đổi được chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan liên quan, tuyên bố phạm vi được sửa đổi.
Tạo phạm vi dự án:
Người quản lý dự án kết hợp với các thành viên nhóm, khách hàng, nhà tài trợ điều hành và các bên liên quan chủ chốt làm việc để hiểu và mô tả đầu ra theo yêu cầu từ sáng kiến dự án, thường được coi là có thể phân phối. Điều này có thể phân phối bao gồm chi phí hoặc phạm vi chi phí có thể chấp nhận được được xác thực trong hoạt động lập kế hoạch và ước tính.
Nó cũng xác định các tính năng chính được đưa vào cũng như khung thời gian cho việc phân phối cuối cùng của dự án. Sau khi khách hàng đã đồng ý, người quản lý dự án, nhóm dự án và nhà tài trợ điều hành, mọi thay đổi đối với tuyên bố phạm vi này phải được thực hiện bằng quy trình thay đổi được kiểm soát và ghi lại cẩn thận.
Tác động xếp tầng của phạm vi dự án đối với những người khác:
Khi tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu đã được thỏa thuận, các nhóm làm việc có liên quan sử dụng thông tin trong tuyên bố để ước tính công việc, thời gian và chi phí của riêng họ. Tuyên bố phạm vi chính xác hơn và chính xác hơn, càng có nhiều khả năng nhóm công việc sẽ tạo ra các ước tính chính xác và các yêu cầu về tài nguyên.
Các tuyên bố phạm vi dự án xác định những gì không được đưa vào sáng kiến:
Nó không phải là không phổ biến cho các tài liệu phạm vi dự án cũng liệt kê các mục cụ thể mà không phải là một phần của phạm vi dự án và do đó được loại trừ khỏi công việc được phân phối. Ví dụ, một dự án xây dựng một ngôi nhà có thể quy định rằng việc xin giấy phép môi trường sẽ do chủ sở hữu thực hiện và nằm ngoài phạm vi dự án của nhà thầu xây nhà.
Tác động của một phạm vi dự án xây dựng kém:
Thiếu sự rõ ràng xung quanh phạm vi dự án là một nguồn phổ biến của sự căng thẳng và thất bại của dự án.
Một tài liệu phạm vi mơ hồ hoặc mơ hồ để lại nhiều vấn đề mở ra để tranh luận và các cuộc gọi phán xét không được cải thiện, ảnh hưởng đến các tính năng, chất lượng, thời gian và chi phí của sáng kiến.
Một thách thức khác với một tuyên bố phạm vi mơ hồ cùng với các quá trình thay đổi yếu được gọi là: scope creep. Phạm vi creep xảy ra khi các yêu cầu của khách hàng và các nhóm làm việc bổ sung các khả năng bổ sung cho việc phân phối, vượt quá mục đích hoặc ranh giới của các kế hoạch ban đầu.
Thay đổi Phạm vi:
Trong khi thay đổi phạm vi thường xuyên sẽ trì hoãn việc hoàn thành dự án và có khả năng thêm chi phí đáng kể, có một số trường hợp cần thiết và hợp lý để điều chỉnh phạm vi. Người quản lý dự án dựa vào quy trình "quản lý thay đổi" xác định thay đổi được yêu cầu, sửa đổi tất cả thời gian, chi phí và ước tính khối lượng công việc tương ứng và đánh giá lại dự án về những rủi ro mới do thay đổi.
Thông thường người quản lý dự án và nhà tài trợ điều hành đưa ra quyết định cuối cùng về việc thay đổi phạm vi khi tình hình đã được phân tích đầy đủ. Các thay đổi được ghi lại trong nhật ký quyết định và sau đó được truyền đạt tới nhóm dự án lớn hơn.
Còn được gọi là Yêu cầu dự án, Mục tiêu dự án
Ví dụ: Phạm vi dự án là việc phân phối trang web một trang, phù hợp với thông số kỹ thuật của dự án, trong vòng 2 tuần.