Mặc dù định nghĩa này có vẻ phức tạp, nhưng các hiệu trưởng quản lý dự án thực sự bắt nguồn từ ý nghĩa thông thường và thực tiễn.
Cho dù bạn muốn cung cấp quản lý dự án cho khách hàng hay mục tiêu của bạn là trở thành người quản lý dự án, hãy xem xét các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án theo từng bước. Trước khi bạn bắt đầu, hãy xác định xem dịch vụ bạn sắp cung cấp (hay nhiệm vụ bạn đang thực hiện) thực sự là một dự án.
Quản lý chung so với quản lý dự án
Làm thế nào để bạn quyết định nếu một cái gì đó là hoặc không phải là một dự án? Để phá vỡ điều này, hãy tách riêng hai lĩnh vực quản lý khác nhau thành quản lý dự án (hoặc chung) và quản lý dự án.
Chức năng hoặc quản lý chung là hoạt động liên tục của một nhiệm vụ. Một ví dụ là nếu bạn sở hữu một công ty công nghệ và có một khách hàng mà bạn cung cấp hỗ trợ sao lưu và bạn liên tục quản lý tài khoản hàng năm của họ bằng cách sao lưu máy chủ của họ và cung cấp cho họ báo cáo hoạt động hàng tuần. Nếu bạn làm điều này trong năm năm và có một hợp đồng tái tạo với khách hàng, công việc của bạn là liên tục và do đó nói chung hoặc chức năng.
Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn muốn triển khai hệ thống quản lý nội dung mới và họ có một năm để phát triển hệ thống mới và yêu cầu bạn dẫn dắt phát triển, khách hàng của bạn đã tham gia vào một dự án.
Tương tự, nếu bạn làm việc với nguồn nhân lực và công việc của bạn là quản lý ngân sách của bộ phận và giám sát các cộng sự cơ sở, thì bạn có một công việc chức năng vì đó là công việc liên tục không có kết thúc xác định.
Mặt khác, nếu bạn có cùng một công việc nhân sự và giám đốc bộ phận của bạn yêu cầu bạn triển khai chương trình tuyển dụng mới (và cung cấp cho bạn thời hạn và ngân sách) và làm cho bạn trở thành người quản lý dự án, thì đây là một dự án vì nó có ngày bắt đầu và ngày kết thúc và nhiệm vụ chỉ diễn ra một lần.
Hình dung dự án của bạn thành ba phần
Bây giờ bạn hiểu ý chính của những gì tạo thành một dự án, bạn có thể xem xét kỹ hơn về quản lý dự án. Sử dụng chương trình tuyển dụng làm ví dụ, bây giờ bạn biết cần có một dự án, bước tiếp theo là phác thảo phạm vi, thời gian và ngân sách cần thiết.
Quản lý dự án là lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát phạm vi, ngân sách và thời gian của dự án chương trình tuyển dụng. Để giúp hình dung dự án, hãy vẽ một hình chóp đơn giản. Mỗi dòng của kim tự tháp đại diện cho một trong ba phần chính của một dự án (ví dụ, phạm vi, thời gian và ngân sách). Khoảng trống ở giữa kim tự tháp là chất lượng của sản phẩm được phân phối. Kim tự tháp là một công cụ quan trọng cần ghi nhớ khi bạn lập kế hoạch dự án của mình vì khi ba phần chính của bạn tăng hoặc thu nhỏ, chất lượng của sản phẩm bị ảnh hưởng.
Phạm vi của dự án
Việc xác định phạm vi thường là phần khó khăn và phức tạp nhất trong quản lý dự án.
Thông tin chi tiết của một dự án thường không được biết ngay từ đầu, do đó, ước tính những hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để thực hiện dự án có sự chu đáo. Phạm vi bao gồm tất cả các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau sẽ được thực hiện để tạo ra sản phẩm cuối cùng mà bạn sẽ phân phối. Việc xác định phạm vi dự án sẽ giúp bạn xác định thời gian và ngân sách bạn cần để hoàn thành dự án. Một cách tốt để bắt đầu là viết ra những gì bạn nghĩ là cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp theo, tham khảo ý kiến với những người khác để có được cái nhìn toàn diện về tất cả các hoạt động liên quan.
Thời gian của dự án
Khi bạn đã thiết lập phạm vi ban đầu, bạn có thể bắt đầu chỉ định thời gian cho mỗi hoạt động và nhiệm vụ, và ngoài ra, để xem các bức ảnh lớn hơn của dự án. Hãy tự hỏi mình những hoạt động nào sẽ xảy ra cùng một lúc và điều này sẽ xảy ra tuần tự.
Ngoài ra, hãy chú ý đến bao nhiêu người sẽ xem xét các hoạt động của dự án vì điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian cần thiết để hoàn thành một bước. Thật đáng ngạc nhiên là một nhiệm vụ đơn giản có thể mất bao lâu khi ba người cần xem lại nó. Sau khi tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt động và nhiệm vụ tích lũy, bạn đã sẵn sàng để tạo ra một lịch trình dự án cho nhóm dự án để theo dõi.
Ngân sách dự án
Tại thời điểm này, bạn đã thiết lập những gì (phạm vi) và độ dài (thời gian) của một dự án, Bây giờ là lúc để xác định ngân sách. Giống như tính toán số lượng thời gian cho một dự án, bạn sẽ thường xuyên phải tham khảo ý kiến người khác, bao gồm cả bộ phận dẫn đến xác định ngân sách chính xác. Một ngân sách bao gồm nhiều cân nhắc bao gồm việc sử dụng người và vật liệu tham gia vào các hoạt động được thực hiện và trong bao lâu họ (tức là, người dân) sẽ cần thiết và các tài liệu được sử dụng.
Truyền thông là chìa khóa
Thông thường, một khách hàng (hoặc ông chủ) muốn một dự án hoàn thành trong một thời gian và ngân sách được xác định trước mà không xem xét phạm vi của dự án. Vấn đề với điều này là hầu như luôn luôn, phạm vi của dự án không thể được hoàn thành hợp lý do thời gian và hạn chế ngân sách. Do đó, một phần của quản lý dự án đang đàm phán các điều khoản của phạm vi của dự án với một khách hàng hoặc ông chủ. Trong suốt quá trình đàm phán, cũng như toàn bộ chiều dài của dự án, giao tiếp rõ ràng là kỹ năng quan trọng nhất mà bạn cần. Bạn càng hiểu rõ hơn về những thách thức trên đường đi, thì khách hàng hoặc ông chủ của bạn càng hạnh phúc hơn.