Tăng sự tự tin của bạn trong dự án của bạn với quản lý rủi ro
Khi bạn đang làm việc trong các tình huống nguy hiểm, bạn cần bộ đúng. Giống như một hiker với một ba lô dây thừng và crampons, bạn cần các công cụ để đối phó với rủi ro dự án quá.
Bạn có thể tăng sự tự tin của người quản lý trong dự án của mình bằng một kế hoạch quản lý rủi ro.
Một quy trình 5 bước đơn giản có thể biến đổi rất lớn cách sếp của bạn nhìn thấy dự án của bạn (và bạn).
Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là gì?
Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là quá trình xác định, đánh giá và ứng phó với các rủi ro của dự án.
Rủi ro dự án là những thứ có thể ảnh hưởng đến dự án (tích cực hay tiêu cực, nhưng nhìn chung mọi người giải thích rủi ro là các sự kiện có tác động tiêu cực đến dự án).
Dù dự án của bạn lớn hay nhỏ, nó sẽ có những rủi ro liên quan đến nó. Đây có thể là bất cứ điều gì từ nguy cơ diễu hành trường học của bạn đang mưa xuống với nguy cơ tăng giá thành một thành phần quan trọng của bảng mạch mới của bạn.
Nguy cơ dự án, nếu không được quản lý đúng cách, có thể làm cho việc chuyển giao dự án của bạn trở nên khó khăn hơn. Rủi ro không được kiểm soát có thể thêm thời gian vào lịch biểu của bạn, làm việc cho thời gian và tiền bạc cho ngân sách của bạn. Các nhà quản lý lo lắng về điều này. Tất cả những điều đó có thể tránh được bằng một kế hoạch quản lý rủi ro.
Lập kế hoạch quản lý rủi ro
Một kế hoạch quản lý rủi ro là một cách tuyệt vời để tăng sự tự tin của bản thân bạn vào khả năng của nhóm dự án của bạn để phân phối - và điều đó cũng làm tràn ngập niềm tin của người quản lý của bạn. Bạn muốn họ tin rằng bạn có thể làm điều đó, và bạn muốn họ nhận thức được những gì có thể ngăn cản bạn phân phối thành công dự án.
Một kế hoạch quản lý rủi ro là một công cụ hoàn hảo để làm điều đó.
Và đoán xem? Nó thực sự dễ dàng để bắt đầu.
Quản lý rủi ro dự án là một quy trình 5 bước đơn giản. Hãy không làm cho nó phức tạp hơn nó cần phải được. Đây là một cái gì đó bạn có thể bắt đầu vào ngày hôm nay, chuẩn bị để thảo luận về nó tại cuộc họp tiếp theo của bạn và nó đã kết thúc khi ai đó đang gõ vào phút.
Quy trình quản lý rủi ro 5 bước
Như với rất nhiều phần của quản lý dự án, quản lý rủi ro là một quá trình. 5 bước là:
- Bắt đầu
- Nhận định
- Đánh giá
- Phản hồi kế hoạch
- Triển khai thực hiện
Nếu những điều khoản đó không có ý nghĩa gì với bạn ngay bây giờ, hãy gắn bó với nó - tôi sẽ giải thích tất cả.
Bước 1: Bắt đầu
Trước tiên, bạn muốn đặt bối cảnh cho quản lý rủi ro trong môi trường quản lý dự án của bạn.
Có lẽ không có nhiều việc phải làm ở đây bởi vì ai đó trong công ty của bạn đã chuẩn bị một chính sách rủi ro của công ty và tất cả những gì bạn cần làm là theo dõi nó. Điều này sẽ giải thích cách tiếp cận rủi ro của công ty và thậm chí có thể ủy thác các mẫu bạn cần. Mẫu luôn tiết kiệm cho bạn một công việc, vì vậy, hãy tìm những công việc đó!
Ngay cả khi bạn không có chính sách rủi ro của công ty, người khác quản lý dự án cùng với bạn có thể có kế hoạch quản lý rủi ro dự án mà bạn có thể sao chép.
Tại sao tái tạo lại bánh xe? Việc sử dụng lại tài liệu là điều bắt buộc nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và làm được nhiều việc hơn.
Sử dụng những gì bạn đã phát hiện ra để tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro cho dự án của bạn. Đây là một phần trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể của bạn và nói về cách bạn sẽ tiếp cận quản lý rủi ro trong dự án của bạn.
Nếu bạn không biết phải viết gì, hãy đọc tiếp! Các bước tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt hơn về những gì để nói về trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn.
Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Hiển thị người quản lý của bạn rằng bạn có một cách tiếp cận để đối phó với sự không chắc chắn về dự án của bạn và rằng bạn đang tích cực quản lý rủi ro.
Bước 2: Xác định
Một khi bạn đã có một cách tiếp cận được vạch ra, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó.
Bây giờ bạn xác định những rủi ro sẽ ảnh hưởng đến dự án của bạn. Đây chỉ là một ảnh chụp nhanh trong thời gian và đăng ký rủi ro của bạn là thứ mà bạn sẽ muốn quay trở lại thời gian và thời gian một lần nữa để đảm bảo mọi thứ mới cũng được đưa vào đó.
Bạn có thể xác định rủi ro bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra rủi ro chung, phỏng vấn các bên liên quan về dự án (đặc biệt là các bên liên quan khó khăn vì họ thường nói rất nhiều về những gì có thể xảy ra), các phiên động não và sử dụng ý thức chung của bạn.
Bạn đang tìm kiếm những thứ có thể gây ra vấn đề nếu chúng từng xảy ra. (Hãy nhớ rằng, rủi ro chưa xảy ra. Vấn đề dự án là những điều đã xảy ra.)
Tuy nhiên bạn đi về làm điều đó, bạn chắc chắn nên liên quan đến những người khác. Một mình, bạn sẽ không có toàn bộ hình ảnh và bạn sẽ kết thúc những điều thiếu.
Rủi ro có thể và nên được xác định bởi bất cứ ai. Là người quản lý dự án, công việc của bạn là khuyến khích đồng nghiệp của bạn tăng rủi ro với bạn để nhóm của bạn có thể làm điều gì đó về họ.
Tất cả các rủi ro được xác định phải được ghi lại trong sổ đăng ký rủi ro. Nếu bạn có một điều phối viên dự án trong nhóm hoặc một người hỗ trợ dự án thì họ có thể làm điều này. Nếu không, nó là một phần của các nhiệm vụ quản trị để bạn làm.
Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn nhận thức được những rủi ro chính có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn và bạn có một phương tiện để tiếp tục nhận thức được những rủi ro mới.
Bước 3: Đánh giá
Rủi ro sau đó được đánh giá về xác suất và tác động. Bài viết chi tiết này về cách đánh giá một rủi ro dự án bao gồm bạn cho điều đó. Cung cấp cho nó một đọc tốt nếu bạn không quen thuộc với quá trình này.
Như một biện pháp tiếp theo, bạn cũng có thể đánh giá sự gần nhau, điều này có nghĩa là nguy cơ xảy ra gần như thế nào. Rủi ro với sự gần kề cao sẽ sớm có khả năng xảy ra. Rủi ro với mức độ cận kề thấp có thể xảy ra tại một thời điểm nào đó trong tương lai xa. Điều này có thể cung cấp cho bạn một yếu tố khác để ưu tiên thời gian và năng lượng của bạn khi nói đến việc đối phó với những rủi ro.
Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Đảm bảo người quản lý của bạn và mọi người trong nhóm có ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ xảy ra nếu bất kỳ rủi ro nào thực sự xảy ra.
Bước 4: Trả lời kế hoạch
Bây giờ chúng tôi đến phần thịt của kế hoạch quản lý rủi ro của bạn. Trong bước này, bạn tìm hiểu cách quản lý rủi ro bằng cách xác định phản hồi thích hợp.
Chúng tôi làm điều này bởi vì cho đến bây giờ tất cả những gì bạn đã có là một danh sách những gì có thể xảy ra để ném dự án của bạn ra khỏi khóa học trong tương lai và làm thế nào lớn một thỏa thuận đó sẽ được. Những gì người quản lý của bạn sẽ muốn biết tiếp theo là: Bạn sẽ làm gì với nó?
Nói chung, có 4 điều bạn có thể làm để giải quyết và quản lý rủi ro dự án. Họ đang:
- Tránh
- chuyển khoản
- Giảm thiểu (tức là Giảm)
- Chấp nhận.
Chúng được trình bày chi tiết trong việc đi sâu vào chiến lược ứng phó rủi ro đối với rủi ro tiêu cực .
Một số rủi ro của bạn có thể có một kết quả tích cực. Ví dụ: Có nguy cơ bạn bán rất nhiều sản phẩm mới của mình mà bạn gặp phải các đường dây điện thoại. Đó sẽ là một vấn đề tốt đẹp để có, nhưng nó vẫn là một rủi ro mà chúng ta nên lên kế hoạch.
Có một số cách mà bạn có thể chuẩn bị cho một rủi ro tích cực xảy ra bao gồm:
- Khai thác
- Chia sẻ
- Nâng cao
- Chấp nhận.
Chúng được thảo luận chi tiết hơn trong bài viết này về các chiến lược ứng phó rủi ro cho rủi ro tích cực .
Bạn sẽ cần phải tìm ra chiến lược phản hồi nào là chiến lược tốt nhất cho mọi rủi ro trong đăng ký của bạn. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng rủi ro của mái nhà bị sụp đổ là thứ bạn sẽ đơn giản chấp nhận vì nó không có khả năng xảy ra. Tuy nhiên, nguy cơ ngộ độc thực phẩm chiếm một nửa lực lượng lao động của bạn là điều bạn đang tích cực giảm thiểu bằng cách đào tạo lại tất cả nhân viên phục vụ của bạn. Nếu nó đã xảy ra trước đây và thực sự là rất có khả năng trừ khi bạn làm điều gì đó về nó, bạn sẽ muốn giảm thiểu rủi ro.
Một khi đáp ứng được xác định và đồng ý, chủ sở hữu rủi ro có thể được chỉ định để thực hiện kế hoạch hành động quản lý rủi ro. Nói cách khác, bạn cần một người nào đó chịu trách nhiệm cho việc xem qua các tác vụ bạn đồng ý.
Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Hiển thị người quản lý của bạn rằng bạn đã cân nhắc điều cần làm về những điều có thể gây ra vấn đề cho dự án của bạn và bạn đang đặt kế hoạch để giảm sự không chắc chắn và rủi ro cho dự án.
Bước 5: Triển khai
Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn bây giờ sẽ bao gồm ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động giảm thiểu rủi ro cho từng rủi ro. Bây giờ họ sẽ làm việc thông qua các nhiệm vụ đó để bạn chủ động quản lý các rủi ro mở.
Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn và nhóm dự án của bạn có thể theo dõi những gì bạn nói bạn sẽ làm. Bằng cách báo cáo về những gì bạn đã đạt được và những rủi ro bạn đã giảm thiểu, nó cho thấy nhóm quản lý của bạn rằng bạn nghiêm túc về việc phân phối và thực hiện những gì cần thiết để dự án của bạn chống lại các vấn đề trong tương lai.
Khi một rủi ro đã qua - khi nó không còn liên quan nữa vì nó đã xảy ra hoặc không còn có thể xảy ra nữa - bạn có thể đóng nó khỏi thanh ghi rủi ro của mình.
Đặt kế hoạch quản lý rủi ro dự án này tại chỗ có thể khiến bạn khác biệt với các nhà quản lý khác. Ông chủ của bạn sẽ có bằng chứng cho thấy bạn có thể suy nghĩ một cách chiến lược và sáng tạo về những gì có thể khiến dự án của bạn trở nên bất ngờ, và - quan trọng nhất - làm điều gì đó về nó. Bạn sẽ là người chủ động quản lý vấn đề trước khi chúng xảy ra, quét sạch rào chắn và chuẩn bị cho bất cứ điều gì!
Được xem là giỏi trong việc quản lý rủi ro dự án là một cách chắc chắn để được xem là một cặp hoặc bàn tay an toàn bởi ban quản lý. Bạn không cần nhiều kinh nghiệm hoặc chứng chỉ để bắt đầu quản lý rủi ro dự án thành công (mặc dù có trình độ chính thức trong quản lý rủi ro). Quy trình 5 bước dễ dàng này sẽ sớm có nghĩa là quản lý rủi ro dự án được đưa vào kế hoạch dự án của bạn.