Nhân sự có thể đáp ứng nhu cầu dịch vụ của nhân viên hiệu quả nhất như thế nào
Nhân sự cũng hỗ trợ họ thông qua một số sự kiện quan trọng và quan trọng nhất trong cuộc sống của họ, bao gồm hôn nhân, sinh con và chiến đấu với một căn bệnh nghiêm trọng.
Nhưng thường xuyên, các dịch vụ quản trị định kỳ, chẳng hạn như trả lời cùng một câu hỏi lặp đi lặp lại hoặc hoàn thành các giao dịch đơn giản, tiêu tốn phần lớn thời gian của nhân sự.
Giảm khối lượng công việc quản trị
Chìa khóa để giảm khối lượng công việc quản trị đó là đào tạo nhân viên để trở nên tự cung tự cấp hơn và tự động hóa các nhiệm vụ trần tục hơn. Đó là nơi áp dụng một cách tiếp cận quản lý dịch vụ có thể giúp đỡ. Quản lý dịch vụ đơn giản hóa việc cung cấp các dịch vụ quản trị thông thường, giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao.
Tổ chức nhân sự điển hình có thể có các hệ thống quản lý dữ liệu của nhân viên và các hoạt động liên quan đến trả tiền. Tuy nhiên, nó có thể không có một hệ thống tự động để xử lý các yêu cầu của nhân viên và đáp ứng các yêu cầu.
Hãy xem xét điều gì sẽ xảy ra khi một nhân viên nhận được một giấy triệu tập cho nhiệm vụ bồi thẩm đoàn : rất có thể công ty vẫn dựa vào giấy tờ vật lý hoặc một chuỗi email để giải quyết yêu cầu của nhân viên về thời gian đi làm.
Vì các tương tác của nhân viên thường được theo dõi bằng cách sử dụng email và bảng tính, yêu cầu của nhân viên thường bị bỏ qua hoặc bị bỏ qua. Sai lầm sau đó xảy ra, tạo thêm sự thất vọng và công việc bổ sung cho nhân sự.
Với email, không có cách nào dễ dàng để xem liệu yêu cầu có bị ngừng hoặc xác định và loại bỏ tắc nghẽn quy trình hay không.
Tương tự như vậy, thật khó để phân tích và đáp ứng nhu cầu của nhân viên — ví dụ, xác định thông tin được yêu cầu thường xuyên và đảm bảo rằng thông tin này có sẵn trực tuyến.
Các quy trình quản trị thủ công làm thất vọng nhân viên và là một cống rất lớn đối với các nhóm nhân sự. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy rằng nhân viên nhân sự chi tiêu trung bình 12 giờ một tuần để xử lý các cuộc gọi và email thường xuyên của nhân viên.
Cách tiếp cận quản lý dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên
Cách tiếp cận quản lý dịch vụ loại bỏ những quy trình tốn thời gian, tẻ nhạt. Nó không chỉ thay thế email — nó biến đổi cách thức sự tham gia của nhân sự với nhân viên.
Hãy suy nghĩ về quản lý dịch vụ như là sự kết hợp hoàn hảo của trợ lý hành chính và người quản lý dự án. Nó đáp ứng ngay lập tức các yêu cầu của nhân viên, các trường hợp tiến triển, tự động hóa các quy trình thủ công có thể lặp lại và thậm chí quản lý các hoạt động liên phòng phức tạp như nhân viên tham gia và off-boarding.
Quản lý dịch vụ không bao giờ quên hoặc mắc lỗi, luôn luôn theo dõi mọi người để mọi thứ được thực hiện và cho bạn biết nếu có sự cố không thể giải quyết được. Nó cũng cho bạn thấy nơi nhân viên của bạn dành thời gian của họ - vì vậy bạn có thể tối ưu hóa việc triển khai tài nguyên và tối đa hóa năng suất.
Quản lý dịch vụ không thay thế hệ thống Quản lý vốn con người hiện tại của bạn — nó tích hợp với nó và bổ sung cho nó, cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát công việc bạn có thể thực hiện chủ yếu qua email ngày hôm nay.
Nó cũng cung cấp mức độ hiển thị tương tự cho nhân viên. Họ có thể thấy tình trạng của các câu hỏi của họ, thay vì cảm thấy rằng yêu cầu của họ biến mất vào một lỗ đen ngay sau khi họ gửi chúng.
Cung cấp cho nhân viên khả năng giám sát tiến độ yêu cầu của họ làm giảm đáng kể số lượng email theo dõi, cuộc gọi điện thoại và thăm trực tiếp nhân sự, cắt giảm khối lượng công việc quản trị của HR.
Ưu điểm của phương pháp tiếp cận quản lý dịch vụ
Việc quản lý dịch vụ bắt đầu với việc triển khai cổng thông tin nhân sự dựa trên web, nơi nhân viên có thể tìm thông tin nhân sự và yêu cầu các dịch vụ nhân sự. Lý tưởng nhất, nhân viên có thể truy cập cổng thông tin này trên máy tính làm việc của họ, máy tính gia đình, máy tính xách tay và điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ.
Điều này cho phép họ kiểm soát các nhu cầu nhân sự cơ bản của họ— chẳng hạn như đăng ký lợi ích hoặc cập nhật thay đổi trạng thái.
Nhân viên chỉ cần chọn các dịch vụ thực tế họ cần từ danh mục dịch vụ hoặc tìm kiếm thông tin trong cơ sở kiến thức của cổng thông tin.
Khi một nhân viên gửi một yêu cầu thông qua cổng thông tin, hệ thống quản lý dịch vụ sẽ tự động tạo ra một trường hợp và đưa nó qua quá trình thực hiện đầy đủ. Điều này bao gồm việc chỉ định vụ việc cho chuyên gia nhân sự phù hợp, tự động định tuyến vụ việc từ người này sang người khác khi mỗi bước thực hiện được hoàn thành và duy trì lịch sử trường hợp đầy đủ.
Bạn cũng có thể mở rộng dịch vụ này đến các phòng ban khác. Ví dụ: các hệ thống quản lý dịch vụ có thể tự động thiết lập tài khoản CNTT hoặc yêu cầu không gian văn phòng cho người mới thuê như một phần của quy trình giới thiệu.
Hệ thống quản lý dịch vụ thúc đẩy quá trình phân phối dịch vụ nhân sự đầu cuối đến cuối cùng và biết các quy trình này đang hoạt động như thế nào. Ví dụ, nó có thể tự động cho bạn biết khi một trường hợp bị đình trệ để bạn có thể hành động.
Nó cũng tạo ra một loạt các KPI và các chỉ số quy trình khác — như nhóm của bạn đáp ứng các yêu cầu của nhân viên như thế nào. Nó thậm chí có thể phân tích các loại truy vấn cơ sở tri thức giúp dễ dàng xác định và điền vào bất kỳ khoảng trống nội dung nào.
Phần kết luận
Các chuyên gia nhân sự chọn theo đuổi sự nghiệp nhân sự bởi vì họ muốn giúp mọi người, không dành thời gian để nộp đơn, cập nhật bảng tính và trả lời email. Thông thường, các yêu cầu trần tục và đống giấy tờ làm gián đoạn công việc đó, điều này khiến họ thất vọng và nhân viên họ đang cố giúp đỡ.
Nhân sự là một nhà cung cấp dịch vụ và có thể xem xét ví dụ về nhà cung cấp dịch vụ đồng nghiệp của mình, bộ phận CNTT. CNTT đã dẫn đầu trong nhiều nỗ lực của doanh nghiệp để áp dụng kỷ luật quản lý dịch vụ để tự động hóa việc nộp và thực hiện các yêu cầu trợ giúp về CNTT.
Tự động hoá các nhiệm vụ này cho phép CNTT tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn có thể giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh rộng hơn và chứng minh tốt hơn giá trị của CNTT.
Cách tiếp cận quản lý dịch vụ là chìa khóa để nhân sự nâng cao hồ sơ của mình lên các lãnh đạo doanh nghiệp bằng cách cung cấp các dịch vụ chất lượng cao hơn và tăng sự hài lòng của nhân viên đồng thời giảm khối lượng công việc của mình. Nhân sự có thể cống hiến thời gian và kiến thức chuyên môn của mình cho các hoạt động chiến lược hơn để thúc đẩy công việc kinh doanh của mình .