Các chiến lược họp để xử lý các câu hỏi của nhân viên
Nhưng ngược lại cũng có thể đúng: bắt đầu một cuộc trò chuyện tích cực và mời người khác tham gia và kết quả có thể là một cuộc gặp gỡ hiệu quả với tất cả mọi người đi bộ cảm thấy cuộc họp xứng đáng với thời gian của họ.
Một trong những khiếu nại lớn nhất về các cuộc họp kinh doanh là họ thường không cần thiết và lãng phí thời gian làm việc có giá trị. Hãy chắc chắn rằng bạn nêu rõ mục đích của cuộc họp của bạn , thiết lập trước số lượng thời gian bạn sẽ dành cho cuộc họp (cũng như cho bất kỳ cuộc thảo luận mở) và sau đó dính vào các chủ đề cuộc họp và thời gian dự kiến. Bạn cũng có thể muốn làm cho các cuộc họp thú vị hơn với một cuộc họp phá băng hoặc hoạt động khởi động .
Dưới đây là các chiến lược để đối phó với nhân viên đặt câu hỏi trong các cuộc họp mà bạn không muốn trả lời ngay lập tức hoặc bạn không muốn giải quyết tại bất kỳ thời điểm nào trong cuộc họp.
Khi hành động trên một câu hỏi ngay lập tức
Nếu câu hỏi là đúng lúc và về công việc và bạn cảm thấy cần giải quyết, hãy trả lời ngay lập tức — nhưng một thời gian ngắn — và sau đó theo dõi bằng cách nêu rõ bạn sẽ có thêm câu hỏi vào cuối cuộc họp nếu bạn có thời gian.
Hỗ trợ tuyên bố của bạn rằng bạn đang tiếp tục với ngôn ngữ cơ thể. Nhìn vào ghi chú của bạn hoặc quay mặt đối mặt với một bảng trắng, vv Bằng cách phá vỡ liên lạc bằng mắt trong giây lát bạn cho thấy bạn đang di chuyển. Nếu bạn nhìn vào khán giả (đặc biệt là với lông mày nhô lên), bạn có thể gửi một tín hiệu bạn đang để lại một mở cho nhiều câu hỏi hơn.
Nếu khán giả là tiêu cực hoặc thù địch, thì hãy thừa nhận mối quan tâm của họ nhưng chỉ gián tiếp. Dành một chút thời gian để giải thích cho bạn hiểu và chia sẻ mối quan ngại của họ nhưng nếu bạn quá xa khỏi chủ đề thì không có gì sẽ được hoàn thành. Đề nghị mọi người viết ra câu hỏi của họ cho sau này, hoặc sắp xếp để gặp bạn riêng tư, nơi bạn có thể thảo luận về mối quan tâm của họ chi tiết hơn.
Trả lời một câu hỏi có ích vì nó:
- Cho phép người giữ cuộc họp giải quyết một cái gì đó mà họ có thể không nghĩ đến;
- Nó gửi một thông điệp rằng bạn đang lắng nghe khán giả của bạn;
- Bằng cách chỉ lấy một câu hỏi, bạn cũng gửi thông điệp rằng bạn vẫn đang kiểm soát cuộc họp nhưng quan tâm đến những gì người tham dự đang suy nghĩ.
Làm thế nào để giải quyết một câu hỏi
Nếu câu hỏi được hỏi sẽ được giải quyết sau trong cuộc họp, hãy nói, "Đó là một câu hỏi hay và chúng tôi sẽ sớm giải quyết vấn đề này".
Nếu câu hỏi được hỏi là không có chủ đề và sẽ không được giải quyết trong cuộc họp, hãy đưa ra một bộ hướng dẫn cụ thể để giải quyết. Nếu bạn đơn giản từ chối trả lời một câu hỏi hoặc thông qua phán quyết, "đó không phải là mục đích của cuộc họp này", bạn có thể sẽ gửi thông điệp sai cho nhân viên của bạn: quản lý không quan tâm.
Một cách khác để trì hoãn các câu hỏi sẽ không được nói đến trong cuộc họp là yêu cầu người đó gặp bạn (hoặc một thành viên quản lý thích hợp khác) để thảo luận riêng về mối quan tâm của họ chi tiết hơn.
Bạn thậm chí có thể đề nghị (nếu thích hợp) rằng câu hỏi là quan trọng, đủ để đảm bảo xem xét được giải quyết trong một cuộc họp riêng biệt tại một thời điểm trong tương lai.
Trì hoãn câu hỏi hữu ích vì:
- Trong một môi trường làm việc bình thường, nhân viên có thể cảm thấy quá tự do để nói lên suy nghĩ của họ và có thể kiểm soát cuộc họp;
- Hầu hết các nhân viên tức giận hoặc bất mãn muốn được nghe nhiều hơn bất cứ điều gì khác. Cung cấp cho họ một hội đồng âm thanh trong đúng thời điểm và thiết lập có thể giúp tránh các vấn đề nhỏ từ trở thành vấn đề lớn hơn; và
- Nhân viên cần và đáp ứng với khả năng lãnh đạo tốt. Nếu quản lý duy trì sự kiểm soát một cách công bằng và cân bằng, nó sẽ gửi thông điệp tới các nhân viên mà ban quản lý đang lắng nghe, nhưng phải thiết lập các ranh giới thích hợp.