Internet đã có rất nhiều tác động đáng kể đến cách bán hàng, nhưng có một hiệu ứng mà bạn có thể chưa xem xét mặc dù nó khá cơ bản: di chuyển các hoạt động bán hàng của bạn sang Internet có nghĩa là bạn đang bán nhiều hơn dưới dạng văn bản trái ngược thành dạng lời nói. Điều đó có nghĩa là khả năng viết hiệu quả là quan trọng hơn bao giờ hết đối với nhân viên bán hàng.
Giọng nói, âm lượng và quảng cáo chiêu hàng của bạn có tác động lớn đến cách mọi người cảm nhận cách bạn nói.
Theo cùng một cách, cách bạn chọn để định dạng các phần văn bản của bạn có thể còn quan trọng hơn những từ bạn viết. Sau khi tất cả, nếu tài liệu là rất xấu định dạng, khách hàng tiềm năng của bạn có thể quăng nó ra mà không cần đọc nó. Khi điều đó xảy ra, việc bán hàng thuyết phục nhất trên thế giới sẽ không giúp ích chút nào.
Cách bạn đặt ra và định dạng những thứ bạn viết có tác động rất lớn đến khả năng đọc của chúng. Khi bạn chọn một kỹ thuật cao, khó đọc sách và mở nó vào một trang ngẫu nhiên, có thể bạn sẽ thấy rất nhiều đoạn văn dài được sắp xếp lại gần nhau, theo kiểu nhỏ. Chọn một cuốn sách dành cho việc đọc ánh sáng thay vào đó và bạn có thể sẽ thấy các đoạn ngắn hơn với nhiều không gian ở giữa. Về cơ bản, ngắn hơn các câu và đoạn văn của bạn, họ sẽ dễ đọc hơn. Các đoạn văn ngắn cung cấp cho người đọc nhiều khoảng ngắt giữa các khái niệm mà bạn đang trình bày.
Họ giữ cho mỗi đối số ngắn gọn và đơn giản nhất có thể. Đoạn văn dài trình bày rất nhiều thông tin trong một đoạn lớn có thể khiến người đọc khó tiêu hóa hơn nhiều. Các đoạn văn của bạn càng dài thì càng có nhiều nỗ lực mà bạn yêu cầu người đọc đưa vào.
Với bất kỳ loại tài liệu bán hàng nào, bạn muốn làm cho nó dễ dàng và dễ chịu nhất có thể cho độc giả của bạn.
Điều đó có nghĩa là gắn bó với các đoạn ngắn hơn, sử dụng phông chữ đủ lớn để dễ đọc. Nó cũng tốt hơn để gắn với một phông chữ serif, mà là dễ dàng hơn cho mắt để xử lý hơn một phông chữ sans serif. Bao gồm nhiều không gian màu trắng, bởi vì nó an toàn hơn cho đôi mắt. Điều đó bao gồm việc tránh sử dụng lề phải hợp lý trên tài liệu của bạn - nó cắt giảm về không gian màu trắng và làm cho đoạn văn của bạn trông dày đặc hơn.
Vậy các đoạn văn của bạn nên ngắn như thế nào? Điều đó tùy thuộc vào bản chất của tài liệu bán hàng của bạn. Phương tiện truyền thông xã hội và các bài đăng trên blog "trêu ghẹo" nên sử dụng các đoạn văn rất ngắn - 2 đến 3 câu cho mỗi đoạn, các phần. Bản tin email và thư bán hàng có thể có đoạn văn hơi dài hơn, nhưng giữ chúng ở phía ngắn. Đề xuất bán hàng có thể có đoạn văn hơi dài hơn vì điều quan trọng đối với các tài liệu này là trông chuyên nghiệp; các đoạn dài hơn, đậm đặc hơn mang lại cảm giác chuyên nghiệp hơn cho một tài liệu. Các bài viết trắng và các bài đăng trên blog chuyên sâu phải nằm ở đâu đó giữa các email và đề xuất bán hàng theo chiều dài đoạn văn.
Khi chọn phông chữ, hãy giới hạn hai phông chữ khác nhau cho mỗi tài liệu - một phông chữ cho tiêu đề và một phông chữ khác cho văn bản nội dung. Vì các tiêu đề có xu hướng ở kích thước phông chữ lớn hơn, nên sử dụng phông chữ sans serif cho chúng; văn bản loại lớn hơn làm cho chúng đủ dễ đọc.
Tránh xa các phông chữ thực sự khác thường hoặc kỳ lạ, như kiểu chữ thảo hoặc phông chữ Gothic, khó đọc hơn và có thể trông ngớ ngẩn, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Sử dụng văn bản in đậm và in nghiêng để nhấn mạnh là lựa chọn tốt hơn so với tất cả các chữ cái hoặc gạch dưới, điều này cũng khó đọc hơn.
Khi bạn viết xong một tài liệu, hãy đặt nó sang một bên trong vài giờ và làm việc trên một thứ khác. Khi bạn quay trở lại tài liệu, hãy nhặt nó lên và chỉ nhìn lướt qua toàn bộ sự việc thay vì đọc nó. Nó trông như thế nào? Thoạt nhìn, bản năng của bạn có cho bạn biết rằng tài liệu này sẽ dễ đọc không? Là phông chữ đủ lớn và đơn giản, đủ để nhận một số từ thậm chí chỉ cần liếc qua nó? Các tiêu đề có đủ rõ ràng và khác biệt so với nội dung văn bản để nhảy ra ngoài không?
Đây là tất cả những phẩm chất mà bạn muốn xây dựng vào các tài liệu bán hàng của bạn. Sau khi tất cả, nhận được khách hàng tiềm năng và khách hàng để đọc các tài liệu như vậy là đủ khôn lanh mà không cần thêm vào thách thức.