Tiêu đề
Tiêu đề chứa thông tin nhận dạng cho báo cáo. Bạn sẽ nhập tiêu đề, ngày mà báo cáo được xuất bản, trạng thái đèn nháy của bất kỳ điều gì bạn đang báo cáo (màu đỏ, xanh lục vàng) và chỉ số tổng thể, có thể là phần trăm hoàn chỉnh, kế hoạch so với thực tế.
Lưu ý: Một báo cáo tiến độ như thế này thường được sử dụng nhất cho các dự án, nhưng cũng có thể được sử dụng để báo cáo về những thứ khác. Ví dụ, nếu bạn đã được giao nhiệm vụ giảm số giờ trên mỗi bản vẽ cho một công ty kỹ thuật, bạn sẽ sử dụng một báo cáo tiến độ để cho thấy sự tiến bộ của bạn trong việc giảm số giờ cho mỗi bản vẽ.
- Tiêu đề: Báo cáo tiến độ dự án X
- Ngày: 30 tháng 5 năm 20xx
- Trạng thái: Xanh lục
- Phần trăm hoàn thành: 63 thực tế, 59 kế hoạch.
Tóm tắt điều hành
Bạn viết tóm tắt điều hành cuối cùng. Đây là bản tóm tắt tất cả các điểm chính được liệt kê bên dưới trong phần nội dung của báo cáo. Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, đôi khi tóm tắt điều hành bị giới hạn. Điều đó tùy thuộc vào đối tượng của bạn, số người nhận báo cáo và cấp độ của họ trong tổ chức. Tóm tắt điều hành được nhắm mục tiêu đến những người quản lý cấp cao có thể không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo. Nếu báo cáo của bạn được chuyển đến người giám sát trực tiếp của bạn, người ta dự kiến rằng họ sẽ đọc báo cáo và tóm tắt điều hành có thể không cần thiết.
Tuy nhiên, nếu đây là một báo cáo được phân phối rộng rãi cho nhiều giám đốc điều hành trong toàn tổ chức, có thể cần phải bao gồm một bản tóm tắt điều hành cho những cá nhân không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo.
Tiến độ của các thành phần
Đây là phần chính của báo cáo. Trong phần này của báo cáo, bạn trình bày chi tiết tiến độ của mình trong tất cả các vùng thành phần của dự án.
Bạn liệt kê tiến trình và thành tích của mình liên quan đến tất cả các số liệu trong khoảng thời gian này. Bạn cho biết kế hoạch của bạn là gì trong khoảng thời gian tiếp theo. Và sau đó bạn liệt kê không chỉ các trình chặn mà còn những nỗ lực bạn đang thực hiện để xóa chúng. Cuối cùng, phần này sẽ cho biết bạn cần thêm trợ giúp nào từ sếp của bạn hoặc người nhận báo cáo tiến độ khác.
Tóm lược
Phần thân của báo cáo được theo sau bởi phần tóm tắt. Nó bao gồm ít chi tiết hơn so với tiến trình được báo cáo trong phần trước. Bạn sẽ bao gồm cùng một thông tin, số liệu, thành tích, kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo và bất kỳ trình chặn nào, nhưng cung cấp ít chi tiết hơn cho từng danh mục. Ví dụ: tóm tắt có thể là một câu, như "tất cả các phân phôi đúng giờ", trong khi ghi tiến trình trong phần trước có thể là "Phân phối A, do xx / xx / xx sẽ được phân phối sớm ba ngày. Báo cáo Y sẽ được gửi đúng thời gian trên xx / xx / xx. Và báo cáo C, bị trì hoãn trong hai tuần trong khi chờ đợi đồ họa, hiện dự kiến sẽ được giao vào ngày đáo hạn sửa đổi của xx / xx / xx. ”
Ngày đến hạn báo cáo tiếp theo
Ở đây bạn liệt kê khi nào báo cáo tiếp theo sẽ được gửi đi. Ví dụ: nếu đây là báo cáo hàng tuần, bạn sẽ hiển thị ngày hết hạn báo cáo tiếp theo là một tuần sau.
Đối với báo cáo hàng tháng, bạn sẽ hiển thị ngày tháng tiếp theo khi báo cáo được gửi đi. Những người nhận được báo cáo sẽ mong đợi những dữ liệu này chính xác như dữ liệu trong báo cáo.
Điểm mấu chốt
Báo cáo tiến độ của bạn bao gồm tóm tắt điều hành tùy chọn, báo cáo về tiến độ của tất cả các thành phần trong dự án, bản tóm tắt chi tiết và tiến trình. Làm cho chúng chính xác nhất có thể.