Thêm vào thực tế rằng các dự án là cách chúng ta đổi mới; cách chúng tôi thực hiện chiến lược và cách chúng tôi xây dựng cơ sở hạ tầng và khả năng của tổ chức, rõ ràng là các nhà lãnh đạo cấp cao phải làm mọi thứ trong khả năng của họ để hỗ trợ các nhà quản lý dự án của công ty họ.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy thành công của dự án là sự hiện diện của một nhà tài trợ điều hành có hiệu quả, tham gia. Vị trí này từ lâu đã gắn liền với thành công của dự án trong các nghiên cứu công nghiệp, nhưng việc xem xét tài liệu mô tả thực tiễn thực tế về tài trợ cho thấy chúng tôi có một chặng đường dài để thể chế hóa sự hiện diện và thực hành của vai trò nhà tài trợ trong các tổ chức của chúng tôi. Một chút ngữ cảnh là thích hợp. Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét trách nhiệm chính của nhà tài trợ.
Trách nhiệm chính của nhà tài trợ điều hành của một dự án
- Giả sử trách nhiệm về kết quả của một dự án. (Điểm này thường được mô tả là trách nhiệm chung với người quản lý dự án.)
- Điều lệ dự án và trao quyền cho người quản lý dự án và các thành viên nhóm cốt lõi.
- Hỗ trợ nhóm dự án về tài nguyên và khả năng hiển thị.
- Đảm bảo sự hiện diện và hỗ trợ của các giá trị nhóm hiệu quả, bao gồm trách nhiệm giải trình và minh bạch.
- Hỗ trợ đội bóng khi đối mặt với những khó khăn đặc biệt.
- Huấn luyện viên quản lý dự án.
- Bảo vệ nhóm dự án chống lại sự can thiệp của tổ chức.
Điều gì xảy ra khi nhà tài trợ điều hành ra khỏi hình ảnh
Trong trường hợp không có một nhà tài trợ điều hành hỗ trợ, tất cả các trách nhiệm trên rơi vào người quản lý dự án đã quá gánh nặng, những người thường thiếu băng thông và chính trị để thực hiện các nhiệm vụ này.
Việc thiếu một nhà tài trợ hiệu quả làm tăng nguy cơ của các vấn đề dự án, bao gồm nhưng không giới hạn: thất bại, hiệu suất tối ưu theo thời gian, chi phí và mục tiêu chất lượng và gia tăng sự hỗn loạn của nhóm.
Nói một cách đơn giản, sự hiện diện của một nhà tài trợ điều hành hiệu quả là một người tạo ra sự khác biệt tích cực cho công việc phức tạp mang lại những sáng kiến quan trọng và độc đáo quan trọng nhất của chúng tôi cho một kết luận thành công. Do tầm quan trọng rõ ràng của vai trò, nên có thể giả định rằng hầu hết các tổ chức đều coi trọng công việc của họ với các nhà tài trợ điều hành. Đáng buồn thay, một chút thời gian dành cho thế giới thực cho thấy khác.
Một cái nhìn thoáng qua về cách tổ chức của chúng tôi đối xử với vai trò của nhà tài trợ điều hành
Là một giảng viên quản lý tốt nghiệp trong quản lý dự án, tôi có tài sản tốt để thường xuyên tìm hiểu về các thực hành quản lý dự án của các nhà tuyển dụng sinh viên của tôi trong một khu vực đô thị lớn. Từ Fortune 100 công ty nhỏ, khởi nghiệp kinh doanh và phi lợi nhuận, các tổ chức đại diện là một mặt cắt ngang của nền kinh tế của chúng tôi.
Mặc dù điều này là hợp lý để mong đợi trong thời đại này, nơi thực hành quản lý dự án được thiết lập tốt rằng hầu hết các công ty sẽ hiển thị các thực hành trưởng thành xung quanh vai trò của nhà tài trợ điều hành, trong thực tế, tình hình hoàn toàn ngược lại.
Một vài phát hiện phi khoa học từ cuộc khảo sát chính thức hàng năm của tôi về sinh viên MBA về vai trò của nhà tài trợ điều hành trong các công ty của họ:
- Trung bình, hơn năm mươi phần trăm sinh viên mô tả công ty của họ là không có thực hành chính thức về tài trợ điều hành.
- Rất ít doanh nghiệp có bất kỳ mô hình đào tạo chính thức hoặc mô tả tiêu chuẩn nào về vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ.
- Tôi chưa có một báo cáo sinh viên rằng công ty của anh ấy / cô ấy cung cấp đào tạo cho các nhà tài trợ điều hành của họ.
- Có ít thỏa thuận thống nhất về trách nhiệm của nhà tài trợ cho sự thành công của dự án.
- Khi các sinh viên phỏng vấn các nhà quản lý dự án trong công ty của họ về sự hài lòng của họ với hiệu suất và sự hỗ trợ của các nhà tài trợ của họ, phần lớn những người được khảo sát bày tỏ sự thất vọng.
Việc xem xét các cuộc điều tra chính thức hơn từ các hiệp hội ngành và các công ty tư vấn tư nhân củng cố tính hợp lệ chung của đầu vào từ các sinh viên của tôi.
Và trong khi tình trạng hiện tại của việc thực hành tài trợ điều hành có thể rời khỏi phòng để cải thiện, các nhà quản lý dự án không có lựa chọn nào khác ngoài việc tiếp tục tiến lên với các sáng kiến của họ. Tuy nhiên, có một số bước mà các nhà quản lý dự án có thể thực hiện để tuyển dụng sự hỗ trợ điều hành rất cần thiết.
Làm thế nào để đạt được hỗ trợ điều hành cho dự án của bạn
- Tuyển dụng một nhà tài trợ. Nếu dự án của bạn có ý nghĩa chiến lược đối với công ty của bạn, trực tiếp cho khách hàng hoặc gián tiếp bằng cách cho phép các hoạt động nội bộ hiệu quả và hiệu quả hơn trong việc hỗ trợ khách hàng, bạn nên tuyển dụng nhà tài trợ. Làm việc trực tiếp với người quản lý báo cáo của bạn hoặc người đứng đầu Văn phòng quản lý dự án của bạn để củng cố tầm quan trọng của dự án và yêu cầu trợ giúp. Nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của nhà tài trợ như đã xác định ở trên, và chỉ vào nghiên cứu công nghiệp liên quan đến sự thành công của dự án và tài trợ hiệu quả.
- Đào tạo nhà tài trợ của bạn. Nhấn mạnh vai trò là chiến lược, không phải chiến thuật hay là một đầu óc. Hầu hết các giám đốc điều hành đến vai trò của một nhà tài trợ không có đào tạo chính thức hoặc thậm chí bối cảnh cho trách nhiệm của họ. Trong khi bạn đang ở trong vai trò hơi lúng túng của việc đào tạo một giám đốc điều hành, hầu hết các cá nhân này sẽ đánh giá cao bối cảnh và hướng dẫn của bạn. Các vấn đề về trách nhiệm giải trình, tăng cường giá trị và bảo vệ của nhóm phải là trọng tâm chính của bạn khi lên kế hoạch cho nhà tài trợ điều hành của bạn.
- Tích cực tham gia và liên quan đến nhà tài trợ của bạn. Các mối quan hệ nhà quản lý dự án / nhà điều hành dự án tốt nhất có tính tương tác cao. Điều quan trọng là hai bên phải thiết lập một giao thức truyền thông rõ ràng để cập nhật các hoạt động của dự án cũng như gắn cờ và ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Người quản lý dự án nên khuyến khích nhà tài trợ điều hành tham dự trạng thái hoặc các cuộc họp nhóm theo thời gian để thể hiện sự quan tâm thực sự, và để phục vụ như một cổ vũ tích cực cho tổ chức để thành công trong nhóm.
- Yêu cầu hỗ trợ huấn luyện từ nhà tài trợ của bạn. Việc luôn có người có nhiều kinh nghiệm hơn là bạn quan sát và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và tích cực và huấn luyện về hiệu suất của bạn luôn hữu ích. Hãy để nhà tài trợ của bạn biết bạn hoan nghênh đầu vào này trong ổ đĩa của bạn để cải thiện, và khi nó được nhận, chấp nhận nó một cách duyên dáng.
- Tận dụng nhà tài trợ cẩn thận cho những vấn đề lớn . Hãy cẩn thận không xem hoặc đối xử với nhà tài trợ của bạn quá nhiều vào các vấn đề chiến thuật. Sử dụng tốt nhất và tốt nhất của nhà tài trợ của bạn là để giúp các nguồn lực an toàn; là người phát ngôn cho nhóm dự án cho nhóm quản lý rộng hơn và giúp bạn củng cố các giá trị nhóm thiết yếu. Có một hành động cân bằng mà người quản lý dự án phải tôn trọng khi xem xét việc vẽ nhà tài trợ vào các hoạt động của nhóm.
Điểm mấu chốt
Vai trò của nhà tài trợ điều hành là một trong những phần quan trọng của câu đố để thành công cho các sáng kiến dự án. Người quản lý dự án thành công hiểu tầm quan trọng của vai trò này và làm việc để đạt được hỗ trợ điều hành ở cấp độ và cường độ phù hợp. Nếu vai trò của nhà tài trợ vắng mặt hoặc mơ hồ, hãy tự mình tuyển dụng và đào tạo các nhà tài trợ điều hành của bạn để hỗ trợ bạn, nhóm của bạn và công ty của bạn để thành công.