Dưới đây là những gì bạn cần biết về nội dung của tệp nhân sự
- Người sử dụng lao động muốn có thông tin chính xác và tiện dụng khi bạn cần truy cập thông tin vì bất kỳ lý do nào. Những thay đổi trong địa chỉ liên lạc khẩn cấp, địa chỉ nhân viên, theo dõi đánh giá hiệu suất , thư kỷ luật , nhận dạng nhân viên và tài liệu đăng ký việc làm là những ví dụ về loại thông tin mà người sử dụng lao động muốn có thể truy cập nhanh.
- Người sử dụng lao động cần lưu giữ tài liệu về các vấn đề nhân sự như lựa chọn nhân viên, hiệu suất, lịch sử công việc, lý do đền bù, và các ứng dụng xúc tiến nội bộ, để đặt tên chỉ là một vài.
Yêu cầu EEOC , đơn kiện hoặc thậm chí là cần thiết phải biện minh cho việc thiếu sự tăng lương hoặc khuyến khích nhân viên yêu cầu chủ lao động đã thu thập và lưu giữ loại tài liệu nhân viên này. - Một số hồ sơ nhân viên được yêu cầu bởi chính phủ liên bang hoặc tiểu bang để người sử dụng lao động giữ lại. Tổ chức thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân sự có ý nghĩa cho việc tiếp cận và tuân thủ luật pháp và sẵn sàng.
Các loại tệp nhân sự
Chủ lao động thường duy trì một số loại tệp nhân sự, để sử dụng cho doanh nghiệp, để bảo mật cho nhân viên, vì quyền riêng tư về y tế và tuân thủ pháp luật. Tôi không biết về bất kỳ luật nào nói rằng cần phải giữ bao nhiêu hồ sơ cho chủ nhân.
Tuy nhiên, có nhiều luật, và có những thực hành tốt nhất cho nhân viên để bảo mật cho nhân viên, điều chỉnh nội dung của các tệp nhân sự và những người có quyền truy cập vào thông tin đó.
Đây là những hồ sơ nhân sự mà hầu hết các nhà tuyển dụng ở Mỹ duy trì. (Luật pháp và thực tiễn trên toàn thế giới có thể khác nhau.)
- Tệp Nhân sự : Đây là tệp nhân viên chính chứa lịch sử của mối quan hệ việc làm.
- Biên chế hồ sơ : Bạn muốn duy trì một tập tin riêng biệt cho tất cả các vấn đề biên chế liên quan đến lương và lợi ích.
- Hồ sơ y tế của nhân viên : Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm sức khỏe liên bang năm 1996 (HIPAA) yêu cầu người sử dụng lao động bảo vệ hồ sơ y tế của nhân viên là bí mật.
- I-9 Employee Forms : Bạn cần duy trì một hồ sơ riêng cho tất cả các nhân viên (không phải cho mỗi nhân viên) mẫu I-9 vì bạn không muốn nhân viên chính phủ, những người được ủy quyền kiểm tra các biểu mẫu này trong nhiều trường hợp, xem qua các tệp nhân viên chính, bảo mật.
Quyền truy cập của nhân viên vào tệp nhân sự
Nhân viên được phép truy cập vào hồ sơ nhân viên của nhân viên dưới sự hướng dẫn và giám sát của nhân viên Nhân sự. Hồ sơ nhân viên của nhân viên được coi là tài sản của chủ nhân có trách nhiệm duy trì và bảo vệ họ.
Chính sách tệp nhân viên mẫu
Sau đây là một chính sách tệp nhân sự mẫu để sử dụng trong công ty của bạn. Nó thảo luận về các tệp khác nhau được đề xuất và ai sẽ có quyền truy cập vào từng tệp.
Chính sách mẫu
Công ty duy trì ba hồ sơ nhân viên cho mỗi nhân viên.
Một hồ sơ nhân sự được duy trì cho mỗi nhân viên của (Tên Công ty của bạn). Những hồ sơ nhân sự này chứa các tài liệu mật và được quản lý và duy trì bởi đội ngũ Nhân sự.
Việc truy cập vào tập tin này được giới hạn cho nhân viên nhân sự và giả định rằng mỗi người quản lý của nhân viên duy trì tập tin của riêng mình với các tài liệu liên quan đến hiệu suất công việc của nhân viên.
Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc làm, mẫu liên lạc khẩn cấp gia đình, hồ sơ hành động kỷ luật, hồ sơ, sổ tay nhân viên và chủ lao động sẽ đăng xuất, thông tin cá nhân hiện tại và tài liệu tham khảo công việc.
Không phải tất cả các tệp nhân sự đều chứa cùng một tài liệu nhưng mỗi tệp nhân sự có một số tài liệu giống nhau.
Các tập tin biên chế cũng được duy trì; tập tin biên chế có chứa một lịch sử của công việc của nhân viên, phòng ban, thay đổi đền bù, và như vậy. Việc truy cập vào tập tin biên chế được giới hạn ở nhân viên kế toán và nhân sự thích hợp.
Hồ sơ y tế của nhân viên cũng được duy trì. Nội dung của tập tin y tế không có sẵn cho bất kỳ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định Nhân sự và nhân viên có hồ sơ được lưu giữ trong hồ sơ. Tại Tên Công ty của bạn), các tệp y khoa nhận được mức độ bảo mật và bảo mật cao nhất.
Một nhân viên có thể xem hồ sơ nhân sự của mình bằng cách liên lạc với nhân viên Nhân sự trong giờ làm việc bình thường. Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc loại bỏ bất kỳ tài liệu nào từ hồ sơ nhân sự của mình mà phải được xem xét với sự hiện diện của nhân viên nhân sự.
Còn được gọi là tệp nhân viên, hồ sơ nhân viên, tệp nguồn nhân lực, tài liệu
Tuyên bố từ chối trách nhiệm - Xin lưu ý:
Susan Heathfield cố gắng hết sức để cung cấp tư vấn quản lý nguồn nhân lực, nhà tuyển dụng và nơi làm việc chính xác, thông thường trên trang web này và được liên kết từ trang web này, nhưng cô không phải là luật sư và nội dung trên trang web, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp, và không được hiểu là lời khuyên pháp lý.
Trang web có đối tượng trên khắp thế giới và luật và quy định về việc làm khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia, vì vậy trang web không thể dứt khoát trên tất cả chúng cho nơi làm việc của bạn. Khi nghi ngờ, luôn luôn tìm kiếm tư vấn pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ, liên bang hoặc quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác. Thông tin trên trang này chỉ dành cho hướng dẫn, ý kiến và trợ giúp.