Cách sử dụng danh sách việc cần làm của bạn để thực sự hoàn thành công việc và cảm thấy tốt hơn
Danh sách không đủ
Làm một "điều cần làm" là không đủ. Bạn phải xếp hạng chúng. Bạn phải biết nhiệm vụ nào quan trọng hơn để bạn có thể tập trung vào chúng. Sau đó, bạn phải phân bổ tài nguyên cho các mục đó, đo lường tiến độ của bạn và tự thưởng cho những thành công của bạn.
Xếp hạng
Liệt kê tất cả các mục công việc của bạn trong bảng tính, mặc dù bạn cũng có thể thực hiện chúng trên giấy. Bạn cũng có thể đặt chúng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn, viết chúng lên lịch của bạn hoặc nhập chúng vào một phần mềm quản lý thời gian.
Bước đầu tiên là liệt kê tất cả những gì bạn phải làm. Sau đó, chỉ định một thứ hạng cho họ để bạn có thể tập trung vào các mục quan trọng .
Sử dụng thứ hạng A, B, C. Danh sách A là những điều tôi phải làm hôm nay trước khi tôi rời đi. Danh sách B là những thứ bạn cần phải hoàn thành, nhưng không nhất thiết ngày nay. Cuối cùng, danh sách C là những thứ bạn cần để tìm thời gian để làm sớm.
Bạn có thể tìm thấy khá nhanh chóng những thứ trong danh sách C, và thậm chí cả B-list, chỉ cần không bao giờ được thực hiện. Trong một vị trí Giám đốc điều hành vài năm trước, tôi thấy mình càng ngày càng thất vọng với danh sách A của mình. Không chỉ là tôi không nhận được thông qua nó mỗi ngày, như tôi đã luôn luôn có trước, nhưng A-danh sách tiếp tục phát triển. Đó là khi tôi đã tìm ra những gì tôi phải làm để tạo danh sách việc cần làm cho tôi, và tôi đã phát triển một hệ thống đã hoạt động.
Quản lý thời gian
Nó không đủ để biết cái gì là quan trọng; điều gì đã tạo nên danh sách A. Tôi cũng cần phải biết phải mất bao nhiêu thời gian và tôi phải dành bao nhiêu thời gian cho họ. Tôi đã thêm một cột vào danh sách việc cần làm của tôi với thời gian ước tính mà mỗi tác vụ cần thực hiện và một cột liền kề với tổng số tích lũy.
Sau đó, tôi đã làm một nghiên cứu thời gian đơn giản. Như tôi đã làm mỗi công việc tôi đã viết ra những gì tôi đã làm và thời gian bắt đầu và kết thúc. Tôi theo dõi cả ngày. Sau đó, tôi lặp lại nó một vài tuần sau đó vào một ngày khác. Nó không phải là một cuộc khảo sát đầy đủ bởi bất kỳ phương tiện nào, nhưng nó đã cho tôi một số cái nhìn sâu sắc. Là người quản lý hoạt động, phần lớn thời gian của tôi bị gián đoạn - xử lý các sự kiện đã xảy ra, các cuộc khủng hoảng nảy sinh hoặc các vấn đề cần được giải quyết. Trung bình những gián đoạn này tiêu thụ bốn giờ một ngày. Vì tôi thường làm việc một ngày mười giờ, điều đó khiến tôi sáu giờ một ngày cho những thứ trong danh sách việc cần làm của tôi.
Mỗi đêm, trước khi rời văn phòng, tôi sẽ cập nhật danh sách việc cần làm của mình. Tôi sẽ xóa những thứ mà tôi đã hoàn thành, ủy quyền hoặc hạ cấp, thêm những thứ mới đã đưa ra, sắp xếp lại các ưu tiên để có được những nhiệm vụ quan trọng nhất trên đầu và chỉ định thời gian ước tính cho mỗi thứ. Sau đó, tôi sẽ đi xuống danh sách để đánh dấu sáu giờ và vẽ một đường. Điều đó đã trở thành mục tiêu của tôi cho ngày hôm sau.
Tự thưởng cho mình
Thông thường, dòng đó rơi xuống đâu đó trong danh sách A của tôi. Hiếm khi nó ở bất cứ đâu gần đáy. Tuy nhiên, đó là mục tiêu của tôi. Nếu tôi đánh hoặc vượt qua hàng, tôi về nhà cảm thấy như nó đã là một ngày năng suất và thành công.
Thay vì đánh bại bản thân mình qua những điều tôi không thể đạt được, tôi thừa nhận thành công của mình khi gặp hoặc đánh bại mục tiêu của mình. Ngày hôm sau, tôi phải bắt đầu lại và đạt được mục tiêu mới, nhưng tôi đã làm điều đó từ quan điểm xây dựng trên thành công trước đó hơn là sự thất vọng liên tục phải làm nhiều hơn là tôi có thời gian để hoàn thành.
Bạn cần một hệ thống
Để thành công, bạn phải phát triển một hệ thống để quản lý thời gian của mình để bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian bạn có. Nếu dòng đích của bạn trong danh sách việc cần làm luôn ở gần đầu, sếp của bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm người khác có thể làm việc xa hơn một chút trong danh sách mỗi ngày. Dưới đây, hãy xem một số tài nguyên để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.
Quản lý vấn đề này
Liệt kê các công việc bạn phải làm. Ưu tiên những thứ quan trọng, không chỉ khẩn cấp.
Có một kế hoạch cho những gì để đạt được mỗi ngày. Làm việc hướng tới kế hoạch đó. Tự thưởng cho mình khi bạn gặp hoặc đánh bại mục tiêu của bạn.