Những lá thư giới thiệu mang trọng lượng đáng kể cho người nhận của họ. Nếu bạn được yêu cầu viết một, điều quan trọng là phải bao gồm các chi tiết xây dựng một trường hợp mạnh mẽ cho người nộp đơn.
(Nếu bạn không cảm thấy thoải mái xác nhận người nộp đơn, tốt hơn là từ chối viết một bức thư hơn là viết một cái gì đó ấm áp.)
Dưới đây là những gì bạn cần biết để viết một lá thư hiệu quả hỗ trợ người nộp đơn xin việc.
Xem xét loại thư bạn đang viết
Nếu bạn được yêu cầu cung cấp một tài liệu tham khảo cho một công việc cụ thể , bạn nên viết thư với các yêu cầu của công việc cụ thể đó trong tâm trí. Đọc kỹ phần đăng bài hoặc mô tả công việc, tìm kiếm các kỹ năng và kiến thức cụ thể mà bạn có thể đưa vào trong thư cho ứng cử viên của mình. Trong thư của bạn, lưu ý nơi có sự phù hợp giữa trình độ của người nộp đơn và trách nhiệm của công việc.
Với thư giới thiệu chung , hãy tập trung vào các loại hoặc danh mục công việc mà người đó đang áp dụng. Ví dụ của bạn trong loại thư này sẽ rộng hơn và ít cụ thể hơn.
Thu thập thông tin trước khi bạn bắt đầu
Yêu cầu người mà bạn đang viết để cung cấp cho bạn một bản sao của công việc gửi bài và sơ yếu lý lịch của họ hoặc sơ yếu lý lịch (CV) trước khi bạn bắt đầu soạn thư của bạn.
Cũng có thể hữu ích khi xem lại thư giới thiệu của họ để xem cách họ quảng cáo trình độ của họ cho công việc.
Khi bạn viết một đề xuất tổng quát hơn, hãy yêu cầu chủ đề thư của bạn phác thảo các mục tiêu của họ về việc làm. Yêu cầu họ cho một ví dụ hoặc hai công việc mà họ đang áp dụng cho. Cũng yêu cầu họ chia sẻ tài sản có thể bán được nhất của họ cho loại công việc đó, đặc biệt là những thứ bạn có thể đã quan sát thấy trong mối quan hệ của bạn với người bạn đang đề xuất.
Bạn càng có nhiều thông tin về công việc hoặc loại công việc mà ứng viên đang áp dụng, thì đề xuất của bạn càng hiệu quả.
Nội dung cần bao gồm trong Thư giới thiệu
Đoạn đầu tiên của lá thư của bạn nên giải thích cách bạn biết người mà bạn đang viết. Tham khảo chức danh công việc của bạn và chức danh công việc của cá nhân tại thời điểm bạn tương tác, cũng như bản chất của mối quan hệ của bạn, bao gồm việc bạn có giám sát người bạn đang giới thiệu hay không.
Thông thường, bạn cũng sẽ bao gồm khoảng thời gian bạn đã biết người đó.
Nội dung thư
Nội dung thư của bạn nên tham khảo các kỹ năng , phẩm chất, lĩnh vực tri thức và các tài sản khác của người bạn đang đề xuất. Bắt đầu bằng cách lập danh sách các điểm mạnh mà bạn muốn truyền đạt trong đề xuất của mình.
Sau đó soạn các câu cho thấy bằng chứng xác nhận của bạn - điều này sẽ làm cho thư của bạn đáng tin cậy hơn. Cung cấp ví dụ cụ thể về các trường hợp mà bạn quan sát ứng cử viên bằng các kỹ năng mà họ đang làm nổi bật với người quản lý tuyển dụng.
Điều này có thể bao gồm một dự án hoặc vai trò nơi họ áp dụng thành công một kỹ năng nhất định. Trích dẫn các thành tích mà giá trị được thêm vào tổ chức của bạn và mô tả các điểm mạnh cho phép người đó tạo ra các kết quả đó có thể đặc biệt hấp dẫn.
Dưới đây là thông tin thêm về những gì cần đưa vào thư giới thiệu .
Đóng thư
Trong tuyên bố kết thúc của bạn, nó có thể rất hiệu quả để đề cập đến rằng bạn sẽ thuê người một lần nữa. Hoặc, đề cập đến niềm tin của bạn rằng người đó sẽ là một bổ sung nổi bật cho công ty.
Chia sẻ thông tin liên hệ của bạn
Là một phần trong quá trình đóng cửa, bạn cũng có thể chia sẻ số điện thoại và địa chỉ email với một đề cập đến sự háo hức của bạn để chia sẻ quan điểm bổ sung về ứng cử viên. Bằng cách đó, các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể dễ dàng liên lạc nếu họ có bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào.
Định dạng thư của bạn
Dưới đây là hướng dẫn định dạng các chữ cái giới thiệu bao gồm độ dài, định dạng, phông chữ và cách sắp xếp các chữ cái của bạn. Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết thư giới thiệu, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng mẫu .
Gửi thư của bạn
Bạn có thể được yêu cầu gửi thư cho người bạn đang giới thiệu hoặc trực tiếp cho chủ nhân. Nếu bạn đang gửi qua email, hãy đính kèm bản sao thư của bạn vào thư email dưới dạng tài liệu PDF hoặc Microsoft Word. Việc đăng hoặc chủ nhân thường sẽ chỉ định cách gửi đề xuất và gửi đề xuất đến ai.
Xem xét mẫu thư giới thiệu
Bạn không chắc chắn nên viết gì? Xem lại thư giới thiệu mẫu , bao gồm thư cho việc làm, thư giới thiệu học thuật , và các chữ cái tham chiếu cá nhân và ký tự.
Khi bạn không thể viết một khuyến nghị tích cực
Nếu bạn gặp khó khăn một cách trung thực khi đóng khung một bức thư hấp dẫn cho một ứng viên, thì tốt nhất là từ chối yêu cầu đó. Nó thực sự tốt hơn để nói không có hơn là viết một lá thư không xác nhận mạnh mẽ người bạn đang giới thiệu.
Bạn có thể chỉ đơn giản nói điều gì đó mơ hồ như bạn không cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi viết đề xuất hoặc bạn không có loại tiếp xúc nào có thể cho phép bạn cung cấp đúng loại thư. Dưới đây là cách từ chối yêu cầu đề xuất .