Thông tin gì nằm trong thư giới thiệu?
Thư giới thiệu nên bao gồm thông tin về bạn là ai, kết nối của bạn với người bạn đang giới thiệu, tại sao họ đủ điều kiện và các kỹ năng cụ thể mà họ có.
Bất cứ khi nào có thể, sẽ hữu ích khi cung cấp các giai thoại và ví dụ cụ thể minh họa sự hỗ trợ của bạn. Ví dụ, thay vì chỉ đơn giản nói rằng một ứng cử viên là một nhà văn mạnh mẽ, đề cập đến rằng họ đã viết một bài luận đoạt giải thưởng. Nếu ai đó đã đạt được giải thưởng hoặc công nhận đặc biệt cho thành tích của họ, hãy đề cập đến nó.
Mục tiêu của bạn là viết một đề xuất mạnh mẽ sẽ giúp người bạn đề xuất được thuê hoặc được chấp nhận. Khi viết một lá thư cụ thể đề cập đến một ứng cử viên cho một công việc cụ thể mở, thư giới thiệu nên bao gồm thông tin về cách các kỹ năng của ứng viên phù hợp với vị trí mà họ đang áp dụng.
Yêu cầu một bản sao của công việc gửi bài và một bản sao hồ sơ của người đó, vì vậy bạn có thể nhắm mục tiêu thư giới thiệu của bạn cho phù hợp. Hãy thử sử dụng từ khóa từ danh sách công việc trong đề xuất của bạn. Ngoài ra, thư nên bao gồm thông tin liên lạc của bạn để theo dõi.
Hãy sẵn sàng trả lời các câu hỏi về sự chứng thực của bạn về ứng cử viên. Các mẫu sau có thể được sử dụng cho một tài liệu tham khảo việc làm , cũng như một tài liệu tham khảo cho các trường đại học .
Thư định dạng đề xuất
Dưới đây là mẫu có ví dụ về định dạng cho thư giới thiệu. Mẫu có thể giúp bạn bố cục thư của bạn.
Nó cho bạn thấy thông tin nào cần đưa vào và cách sắp xếp thư của bạn.
Mặc dù mẫu thư là điểm bắt đầu tuyệt vời cho thư của riêng bạn, bạn luôn phải chỉnh sửa chữ cái để phù hợp với tình huống của mình. Bạn cũng có thể xem lại các mẫu thư giới thiệu để giúp bạn tự viết.
Địa chỉ Writer
Tên của bạn
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ đường phố
Thành phố, tiểu bang, zipNgày
Lời chào
Nếu bạn đang viết một lá thư giới thiệu cá nhân, bao gồm một lời chào (Dear Tiến sĩ Williams, Kính thưa bà Miller, vv). Nếu bạn đang viết một lá thư chung, nói " Để ai đó có thể quan tâm " hoặc chỉ đơn giản là không bao gồm một lời chào.Đoạn 1 - Giới thiệu
Đoạn đầu tiên của thư giới thiệu giải thích mục đích của lá thư, cũng như kết nối của bạn với người bạn đang đề xuất, bao gồm cách bạn biết chúng và trong bao lâu.Đoạn 2 - Chi tiết
Đoạn thứ hai của thư giới thiệu chứa thông tin cụ thể về người bạn đang viết, kể cả lý do họ đủ điều kiện và những gì họ có thể đóng góp. Nếu cần, hãy sử dụng nhiều hơn một đoạn để cung cấp chi tiết. Bao gồm các ví dụ cụ thể chứng thực trình độ của người đó bất cứ khi nào có thể.Đoạn 3 - Tóm tắt
Phần này của thư giới thiệu chứa một bản tóm tắt ngắn gọn về lý do tại sao bạn đang giới thiệu người đó. Nhà nước rằng bạn "khuyên bạn nên" người đó hoặc bạn "đề nghị mà không cần đặt trước" hoặc một cái gì đó tương tự.Đoạn 4 - Kết luận
Đoạn kết thúc của thư giới thiệu có chứa một đề nghị cung cấp thêm thông tin. Bạn có thể bao gồm số điện thoại trong đoạn này. Một tùy chọn khác là bao gồm số điện thoại và địa chỉ email trong phần địa chỉ trả lại hoặc chữ ký của chữ cái.Đóng thư
Kết thúc thư của bạn với một lá thư chính thức đóng cửa và tên và chức danh của bạn. Nếu bạn đang gửi thư một bản sao cứng của bức thư, hãy bao gồm chữ ký của bạn bên dưới tên đã nhập của bạn:Trân trọng,
Tên người viết
Chữ ký (cho bản in ra giấy)
Chức vụ
Nội dung cần bao gồm trong thông báo đề xuất email
Khi bạn gửi thư giới thiệu qua email, bạn có thể loại bỏ phần “Địa chỉ của người viết” và bao gồm tên, địa chỉ, tiêu đề, địa chỉ email và số điện thoại của bạn trong phần chữ ký của thư:
Trân trọng,
Tên người viết
Chức vụ
Điện thoại
Công ty
Địa chỉ đường phố, Thành phố, Tiểu bang ZipChủ đề của tin nhắn của bạn nên bao gồm tên của ứng viên: Khuyến nghị - Tên người nộp đơn.
Những gì không bao gồm trong thư giới thiệu
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi giới thiệu một người nào đó - cho dù là một công việc hay trường đại học hoặc cho một thứ gì khác - tốt nhất là để người đó yêu cầu đề xuất biết rằng bạn không thể viết nó , thay vì viết một lá thư âm. Điều này sẽ cung cấp cho họ một cơ hội để tìm kiếm một người có thể hết lòng viết một khuyến nghị tích cực.
Hãy nhớ rằng danh tiếng của riêng bạn đang diễn ra khi bạn viết thư giới thiệu; bạn không muốn xác nhận ai đó trong một bức thư mà bạn không nghĩ rằng sẽ hoạt động tốt, vì nó có thể tạo ra một ánh sáng tiêu cực theo phán đoán của riêng bạn.
Bạn cũng không muốn nói dối trong bức thư: Đừng phóng đại những thành tựu. Lời khen ngợi bị thổi phồng có thể làm giảm tác động của đề xuất của bạn. Nhưng lưu ý rằng vì hầu hết các thư giới thiệu đều rất tích cực, mọi lời chỉ trích sẽ rất đáng chú ý.