Kỹ năng thư ký cho hồ sơ, thư xin việc và phỏng vấn
Kỹ năng văn thư rất hữu ích cho hầu hết mọi người làm việc trong văn phòng. Hầu hết các nhân viên cần phải làm ít nhất một số công việc văn thư, vì vậy những kỹ năng này có thể có ích cho hầu hết mọi người.
Nhân viên văn phòng và thư ký cần phải có kỹ năng thư ký đặc biệt mạnh mẽ.
Các vị trí này liên quan đến việc thực hiện phần lớn nhiệm vụ hàng ngày của một văn phòng.
Trong khi một số người sử dụng các chức vụ này thay thế cho nhau, thì các nhân viên văn phòng và thư ký thực sự khác với các trợ lý hành chính . Các trợ lý hành chính thường cần một bằng đại học, và đang đưa ra nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm các dự án mũi nhọn và đôi khi thậm chí là quản lý các nhóm.
Ngược lại, các thư ký và thư ký thường không cần giáo dục mở rộng vượt quá bằng cấp trung học (mặc dù có các chương trình giáo dục đại học tập trung vào công việc văn thư và thư ký). Họ quản lý các hoạt động hàng ngày của một văn phòng, nhưng thường không có trách nhiệm quản lý.
Thư ký và thư ký làm việc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm tài chính, kinh doanh, y học, chính phủ, luật pháp, v.v. Một số vị trí này đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Tuy nhiên, có những kỹ năng cơ bản cần thiết cho gần như mọi vị trí thư ký.
Đọc phần dưới đây để biết danh sách các kỹ năng văn thư mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm trong các ứng cử viên cho việc làm. Bao gồm là một danh sách chi tiết về năm kỹ năng văn thư quan trọng nhất, cũng như một danh sách dài hơn các kỹ năng văn thư hơn nữa.
Cách sử dụng Danh sách kỹ năng
Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong suốt quá trình tìm kiếm công việc của mình.
Thứ nhất, bạn có thể sử dụng các từ kỹ năng này trong hồ sơ của bạn. Trong mô tả về lịch sử công việc của bạn, bạn có thể muốn sử dụng một số từ khóa này.
Thứ hai, bạn có thể sử dụng chúng trong thư xin việc của bạn. Trong phần thân thư của bạn, bạn có thể đề cập đến một hoặc hai kỹ năng này, và đưa ra một ví dụ cụ thể về thời gian khi bạn thể hiện những kỹ năng đó trong công việc.
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng những từ kỹ năng này trong một cuộc phỏng vấn . Hãy chắc chắn rằng bạn có ít nhất một ví dụ cho một thời gian bạn đã chứng minh mỗi năm kỹ năng hàng đầu được liệt kê ở đây.
Tất nhiên, mỗi công việc sẽ yêu cầu các kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đọc kỹ mô tả công việc, và tập trung vào các kỹ năng được liệt kê bởi nhà tuyển dụng.
Ngoài ra, hãy xem lại các danh sách kỹ năng khác của chúng tôi được liệt kê theo công việc và theo loại kỹ năng .
Năm kỹ năng văn thư hàng đầu
Sự chú ý đến chi tiết
Công việc văn thư liên quan đến việc chú ý đến các chi tiết hàng ngày của một văn phòng - những thứ mà người khác có thể bỏ qua, chẳng hạn như trả lời và theo dõi email, theo dõi các cuộc hẹn và hơn thế nữa. Một thư ký hoặc thư ký cần phải có khả năng tập trung vào những chi tiết này, và không để bất cứ điều gì trượt qua các vết nứt.
Giao tiếp
Nhân viên văn phòng cần phải có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng mạnh mẽ. Họ thường sẽ trả lời điện thoại, viết ghi nhớ, gửi email và chào hỏi khách hàng cũng như khách hàng.
Do đó, họ cần có khả năng nói và viết rõ ràng và hiệu quả. Họ cần truyền tải thông tin theo cách dễ hiểu.
Kỹ năng tin học
Trong ngày và tuổi tác, kỹ năng máy tính rất quan trọng đối với bất kỳ công việc văn thư nào. Thư ký và thư ký cần phải là người đánh máy nhanh chóng và chính xác. Chúng cũng thường được yêu cầu để thực hiện một số mục nhập dữ liệu, vì vậy chúng nên quen thuộc với Excel và phần mềm nhập dữ liệu khác. Họ cũng nên quen thuộc với các phần mềm Microsoft Office khác, chẳng hạn như Word và PowerPoint. Bất kỳ kỹ năng máy tính bổ sung nào, chẳng hạn như khả năng thiết kế hoặc chỉnh sửa các trang web, sẽ được coi là một điểm cộng lớn.
Số học
Nhiều công việc văn thư liên quan đến tính toán. Một số nhân viên phụ trách, ở một mức độ, kế toán và / hoặc kế toán cho một công ty. Điều này đòi hỏi kỹ năng tính toán. Khả năng tính toán tiền nhanh chóng chắc chắn là một chất lượng tích cực trong một thư ký hoặc thư ký.
Cơ quan
Thư ký và thư ký phải được tổ chức. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng hoạt động suôn sẻ. Điều này liên quan đến việc theo dõi lịch biểu của chủ nhân, trả lời email và cuộc gọi điện thoại và duy trì tệp. Tất cả điều này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng tổ chức .
Danh sách kỹ năng văn thư
Dưới đây là danh sách chi tiết các kỹ năng văn thư, bao gồm các kỹ năng được mô tả ở trên.
A - D
- Kế toán
- Độ chính xác
- Khả năng thích ứng
- Phân tích
- Trả lời điện thoại
- Sự chú ý đến chi tiết
- Thanh toán
- Sổ sách kế toán
- Ngân sách
- Giao tiếp
- Kỹ năng tin học
- Bảo mật
- Thư tín
- Sáng tạo
- Dịch vụ khách hàng
- Nhập dư liệu
- Quản lý dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu lưu loát
- Quyết định
- Gửi thư
- Độ tin cậy
- Xuất bản trên máy tính
E - O
- Hiệu quả
- Chi phí
- Gửi fax
- Nộp hồ sơ
- Linh hoạt
- Quầy lễ tân
- Interpersonal
- Kỹ năng ngôn ngữ
- Lắng nghe
- Sắp xếp đi lại
- Sự quản lý
- Microsoft Office
- Đa nhiệm
- Số học
- Máy văn phòng
- Giao tiếp bằng miệng
- Cơ quan
- Giám sát
P - Z
- Photocopy và đối chiếu
- Nhu cầu vật lý (đứng, nâng, kéo)
- Lập kế hoạch
- Ưu tiên
- Giải quyết vấn đề
- Chế biến
- Đọc bông
- Lý luận
- Lưu trữ hồ sơ
- Lên lịch cuộc hẹn
- Gửi và nhận fax
- Sắp xếp
- Bảng tính
- Làm việc theo nhóm
- Công nghệ
- Quản lý thời gian
- Đánh máy
- Xử lý văn bản
- Viết
Kỹ năng liên quan Danh sách: Kỹ năng hành chính | Kỹ năng quản lý văn phòng | Kỹ năng tiếp tân | Kỹ năng trợ lý cá nhân | Kỹ năng máy tính | Kỹ năng trợ lý điều hành | Kỹ năng trợ lý văn phòng