Nếu bạn đang tìm kiếm loại hình công việc này, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội của bạn bằng cách biết được những kỹ năng và kinh nghiệm của bạn để làm nổi bật trong quá trình ứng dụng và phỏng vấn.
Cách sử dụng Danh sách kỹ năng
Xem qua danh sách các kỹ năng được tìm kiếm sau này. Bạn có thể tìm thấy bạn có nhiều người trong số họ hơn bạn nghĩ rằng bạn đã có. Sử dụng tên của các kỹ năng liên quan của bạn làm từ khóa trong hồ sơ xin việc và thư xin việc của bạn, vì vậy người giám sát thuê sẽ có thể thấy rõ ràng rằng bạn có những gì họ đang tìm kiếm. Đảm bảo đọc kỹ mô tả công việc, vì vậy bạn biết kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn. Nghiên cứu cũng giúp ích cho công ty.
Khi bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của mình, hãy sẵn sàng ít nhất một ví dụ cụ thể về thời gian bạn đã thể hiện từng kỹ năng mà bạn mong muốn thảo luận. Đừng mong họ sẽ nhận lời của bạn vì những điều này.
Bạn cũng có thể xem lại danh sách các kỹ năng của chúng tôi được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng .
Ví dụ về kỹ năng quản lý văn phòng
Không phải tất cả các vị trí quản lý văn phòng đều yêu cầu chính xác cùng một bộ kỹ năng . Phần lớn sẽ phụ thuộc vào số lượng trợ lý văn phòng bạn phải giám sát, bao nhiêu người sử dụng văn phòng bạn sẽ quản lý, và loại phần mềm và các hệ thống khác mà chủ sử dụng của bạn sử dụng.
Nhưng có một số kỹ năng mà hầu như tất cả các nhà quản lý văn phòng có hiệu quả có và không thể làm mà không có.
Kỹ năng hành chính
Là người quản lý văn phòng, bạn sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số nhiệm vụ quản trị . Chúng bao gồm tuyển dụng và sa thải nhân viên, tiến hành đánh giá hiệu suất, đào tạo nhân viên mới và giám sát người khác.
Phê chuẩn các yêu cầu chính thức, tiến hành các hoạt động kinh doanh chung và duy trì hồ sơ giấy tờ và hồ sơ nhân sự cũng có thể thuộc thẩm quyền của bạn.
Bạn cũng sẽ phải lập kế hoạch, chịu trách nhiệm xử lý thư, lên lịch và tham dự các cuộc họp. Bạn có thể được kêu gọi để thực hành giải quyết xung đột , đại biểu làm việc và là một nhà hoạch định chính sách và quyết định .
Kỹ năng phân tích
Một phần công việc của bạn sẽ là tìm cách để làm công việc của bạn tốt hơn. Nếu bạn có thể xác định không hiệu quả trong cách văn phòng của bạn chạy và cung cấp các giải pháp, bạn có thể tiết kiệm cho chủ nhân của bạn rất nhiều tiền và tiết kiệm cho đồng nghiệp của bạn rất nhiều tình tiết tăng nặng. Một người quản lý văn phòng tuyệt vời sẽ luôn luôn tự hỏi mình về tất cả các quy trình, thực hành và thủ tục, "điều này có ý nghĩa không? Đây có phải là điều tốt nhất chúng ta có thể làm không? ”Dưới đây là danh sách các kỹ năng phân tích mà bạn có thể đưa vào hồ sơ của mình.
Sự chú ý đến chi tiết
Là người quản lý văn phòng, buck dừng lại với bạn. Bạn sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng các vật tư văn phòng chính xác một cách kịp thời, để duy trì hồ sơ chính xác và theo cách có tổ chức, và để theo dõi các nhu cầu và vấn đề của mọi người khác trong văn phòng. Nếu bạn làm đúng, văn phòng dường như sẽ tự chạy. Nếu bạn nhận được một chi tiết nhỏ sai, những người khác có thể không thể làm công việc của họ.
Kĩ năng giao tiếp
Giống như trợ lý văn phòng, bạn thường sẽ là một trong những người đầu tiên du khách nhìn thấy, và đôi khi bạn có thể là người duy nhất họ nhìn thấy, nếu chuyên gia có văn phòng này xảy ra được ra ngoài. Do đó, bạn phải hành động như một nhân viên tiếp tân hiệu quả trong khi đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác của bạn.
Bạn cũng có thể là điểm kết nối chính giữa tất cả những người sử dụng văn phòng và có thể giữa văn phòng của bạn và những người khác trong cùng một tổ chức. Bạn có thể phải thực hành giải quyết xung đột . Bạn chắc chắn sẽ phải ủy nhiệm công việc. Tất cả điều đó thêm vào rất nhiều thông tin liên lạc, cả bằng văn bản và lời nói, tất cả đều phải chính xác, hiệu quả, thân thiện và chuyên nghiệp mọi lúc.
Kỹ năng tin học
Điều quan trọng là người quản lý văn phòng có nhiều kỹ năng máy tính .
Các chi tiết cụ thể sẽ tùy thuộc vào chủ nhân của bạn, nhưng sẽ liên quan đến việc nhập dữ liệu, bảng tính và các nhiệm vụ CNTT chung.
Văn phòng quản lý có thể là một số lượng lớn trách nhiệm. Quản lý văn phòng thường làm việc tại đỉnh của một tổ chức, với bàn tay của họ trong mọi khía cạnh của công ty. Nếu vai trò trung tâm này thu hút bạn, hãy xem lại danh sách kỹ năng của chúng tôi để xem đó có phải là nghề nghiệp cho bạn hay không.
Những vấn đề tài chính
Trách nhiệm của bạn có thể bao gồm kế toán, lập hóa đơn, lập ngân sách và kế toán. Bạn cũng có thể được yêu cầu xử lý biên chế, tiền mặt nhỏ và QuickBooks . Báo cáo hàng quý và nửa năm có thể rơi vào phạm vi nhiệm vụ của bạn. Ít nhất, nếu văn phòng của bạn xử lý tiền, bạn sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo nó được xử lý tốt
Kỹ năng lãnh đạo
Là người giám sát của những gì có thể là một nhóm lớn các trợ lý văn phòng, bạn sẽ cần phải giữ cho mọi người được thúc đẩy và phối hợp. Bạn sẽ phải làm cho tinh thần đồng đội xảy ra. Công việc của bạn sẽ bao gồm việc thiết lập một tiêu chuẩn cho công việc của người khác và đảm bảo rằng các tiêu chuẩn đó được đáp ứng. Dẫn đầu thường có nghĩa là giúp người khác phát triển trong sự nghiệp của họ và giúp mọi người tự bắt đầu và giao tiếp tốt với nhau.
Kỹ năng xã hội
Kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò lớn trong vai trò quản lý văn phòng. Bạn sẽ được yêu cầu phải có một thái độ tích cực, chào đón du khách và tham gia vào tinh thần đồng đội .
Điểm mạnh khác
Quản lý văn phòng có xu hướng có một bộ kỹ năng linh tinh giúp họ thực hiện công việc của mình. Điều này bao gồm chú ý đến từng chi tiết, nói chung là linh hoạt về những công việc bạn sẽ phải thực hiện và đáng tin cậy.
Các nhà quản lý văn phòng cũng nên là các nhà mạng, các nhà tư duy logic , các nhà đa tác vụ và các người giải quyết vấn đề . Quản lý thời gian và tổ chức phải là bản chất thứ hai cho những người phục vụ trong vai trò này.