Kế hoạch dự án họp của công ty mẫu để giúp bạn bắt đầu
Lập kế hoạch trước dự án
Bước đầu tiên của bạn là lập kế hoạch cho kế hoạch.
Bạn bắt đầu bằng cách thảo luận sự kiện với các bên liên quan. Nếu điều này được thực hiện vào năm ngoái, điều gì đã đúng? Có chuyện gì? Ai quản lý dự án và họ có thể giúp bạn tránh những cạm bẫy trong năm nay? Vì CEO đã giao dự án cho bạn, anh ấy / cô ấy muốn gì ngoài sự kiện này? Khi nào sự kiện diễn ra? Ở đâu? Ngân sách là gì?
Tập hợp càng nhiều thông tin càng tốt. Đây sẽ là bộ khung mà bạn xây dựng kế hoạch dự án.
Xây dựng đội
Bạn cần những nguồn lực nào khác để làm cho dự án này thành công? Có những người ở các phòng ban khác có thể giúp bạn biến sự kiện này thành công không? Bạn cần làm gì để được giúp đỡ? Bạn có thể hỏi hoặc làm bạn cần phải nhận được sự chấp thuận chính thức từ ông chủ của họ? Bạn cần bao nhiêu thời gian từ họ? Bạn cần những kỹ năng cụ thể nào để cung cấp? Có ai khác có thể cung cấp kỹ năng đó nếu người bạn muốn không có sẵn không?
Vì đây là một cuộc họp toàn công ty, làm thế nào nhân sự có thể giúp đỡ?
Bạn có cần hỗ trợ từ Bộ phận Cơ sở không? Còn Phòng Marketing thì sao? Bạn có cần giúp đỡ trong khu vực đó không?
Lập kế hoạch chương trình
Khi bạn biết cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu, bạn bắt đầu điền vào các khối thời gian. Bạn có cần một người nói mở không? Nó sẽ là ai? Bạn sẽ giữ những người tham dự với nhau hoặc bạn sẽ chia chúng thành các nhóm nhỏ hơn cho một phần của chương trình?
Bạn cần bao nhiêu loa khác? Ai sẽ cơ sở các phiên nhỏ hơn nếu bạn thoát ra?
Sự kiện này sẽ mất hơn một ngày? Làm thế nào bạn sẽ đóng Day One? Làm thế nào bạn sẽ mở lại vào ngày thứ hai?
Làm thế nào bạn sẽ kết thúc ở cuối? Bạn có cần một bài phát biểu kết thúc? Làm thế nào bạn sẽ xử lý hậu cần của những người kiểm tra ra khỏi khách sạn nếu bạn đặt một?
Tìm không gian
Tìm xem có bao nhiêu người đang đến. Sau đó xác định khoảng không gian bạn cần. Sự kiện này sẽ được tổ chức ở đâu? Có phòng ở văn phòng công ty hoặc bạn cần một không gian lớn hơn? Giám đốc điều hành có muốn cuộc họp được tổ chức ngoài trang web để mọi người có thể tập trung, hoặc anh / cô ấy muốn nó được tổ chức tại văn phòng để giảm thiểu chi phí?
Những tài sản nào trong khu vực của bạn có thể cung cấp không gian bạn cần? Là một khách sạn gần sân bay một lựa chọn tốt để giảm thiểu thời gian đi lại cho những người đến từ thị trấn hoặc bạn sẽ tìm thấy một cái gì đó ra khỏi thị trấn sẽ được yên tĩnh hơn?
Các địa điểm khác nhau tính phí cho các cơ sở của họ như thế nào? Chúng bao gồm những gì và những gì bạn sẽ cần phải mua và đã mang lại? Họ sẽ chỉ định một cá nhân để bạn làm việc cùng? Chính sách của họ liên quan đến vật chất và con người từ bên ngoài là gì?
Kéo nó ra
Có tập hợp các câu trả lời cho ít nhất hầu hết các câu hỏi này, bạn có thể bắt đầu tập hợp kế hoạch dự án.
Hãy nhớ rằng những gì chúng tôi đang hiển thị ở đây là danh sách các nhiệm vụ dự án, cấu trúc phân tích công việc (WBS) mà thôi. Nó không bao gồm bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa các tác vụ hoặc các mốc thời gian. Chúng sẽ được thêm vào sau.
Kế hoạch dự án họp công ty mẫu
Trong cách lập kế hoạch một dự án bằng cách sử dụng các công cụ cơ bản của quản lý dự án , chúng tôi đã thảo luận về suy nghĩ đằng sau việc lập kế hoạch dự án và sử dụng các kỹ năng quản lý dự án trong quá trình lập kế hoạch. Đây là cách cấu trúc phân tích công việc của kế hoạch dự án (WBS) có thể tìm kiếm một dự án để lên kế hoạch cho một cuộc họp công ty:
1. Lập kế hoạch trước dự án
- Xác định ngân sách
- Thảo luận với CEO để thiết lập mục tiêu dự án
- Liên hệ với Quản lý dự án (PM) trước đó để biết các mẹo
- Xác định danh sách các bên liên quan
- Liên hệ với các bên liên quan để nhập.
- Thiết lập ngày ưa thích cho sự kiện
- Xác định cần bao nhiêu người nói / diễn giả
- Xác định cần bao nhiêu nhân viên hỗ trợ
- Xác định số lượng nhân viên sẽ tham dự
- Liệt kê các vị trí có thể có cho sự kiện
2. Xây dựng nhóm dự án
- Lấy đại diện từ Marketing
- Lấy đại diện từ nhân sự
- Xem liệu Mua hàng sẽ chỉ định ai đó trợ giúp
- Yêu cầu Susan xử lý tất cả chi tiết của người nói
- Nhận đại diện từ các cơ sở
- Lên lịch họp nhóm khởi động dự án
3. Phát triển chương trình nghị sự
3a Plan Day One
- Đặt thời gian bắt đầu
- Đặt thời gian, sắp xếp địa điểm và nhân viên đăng ký
- Đặt thời lượng phiên buổi sáng
- Đặt thời lượng của bài phát biểu
- Tính số loa cần thiết cho phiên sáng
- Tuyển dụng loa
- Lập kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và chiều dài)
- Sắp xếp lại phòng họp trong thời gian nghỉ (nước, rác, v.v.)
- Lập kế hoạch giờ ăn trưa (thời gian, chiều dài, địa điểm, thực đơn, người thanh toán)
- Lập kế hoạch buổi chiều (chiều dài, số lượng người nói)
- Tuyển dụng loa buổi chiều
- Kế hoạch Ngày Một đóng (thời gian, người, chiều dài)
3b Kế hoạch Ngày Hai
- Đặt thời gian bắt đầu
- Đặt thời lượng phiên buổi sáng
- Tính số loa cần thiết cho phiên sáng
- Tuyển dụng loa
- Lập kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và chiều dài)
- Sắp xếp lại phòng họp trong thời gian nghỉ (nước, rác, v.v.)
- Lập kế hoạch giờ ăn trưa (thời gian, chiều dài, địa điểm, thực đơn, người thanh toán)
- Lập kế hoạch buổi chiều (chiều dài, số lượng người nói)
- Tuyển dụng loa buổi chiều
- Kế hoạch đóng bài phát biểu (thời gian, người, độ dài)
- Sắp xếp thời gian trả phòng với khách sạn
4. Lên kế hoạch cho không gian
- Xác định số lượng người tham dự
- Lập kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi (hàng so với bảng)
- Tính toán không gian cần thiết
- Điều tra các địa điểm có sẵn với số lượng không gian đó (chi phí, địa điểm, dịch vụ được bao gồm)
- Đếm số loa mỗi ngày và tổng số
- Xác định số lượng và loại nhân viên hỗ trợ cần thiết
- Tìm hiểu xem có bao nhiêu người tham dự / loa / nhân viên sẽ cần phòng
- Thương lượng chi phí và ngày tháng với các vị trí có sẵn
- Ký hợp đồng với vị trí đã chọn
5. Công bố sự kiện
- Hoàn thành tất cả chi tiết với vị trí sự kiện
- Đảm bảo người tham dự được thông báo
- Thông báo cho tất cả các diễn giả về thời gian và chủ đề thuyết trình / ngày
- Thông báo cho tất cả nhân viên hỗ trợ về nhiệm vụ và ca làm việc
- Nhận RSVP từ những người tham dự
- Thông báo cho người tham dự thay thế khi cần
6. Theo dõi
- Tải bản nháp từ tất cả các loa
- Đánh giá bài phát biểu cuối cùng
- Nhận thẻ tên cho tất cả người tham dự, diễn giả, nhân viên
- Mua bất kỳ vật liệu và quà tặng nào cho người tham dự
- Xác nhận lại với vị trí sự kiện
7. Đánh giá và xếp hạng
- Gửi khảo sát về sự hài lòng cho tất cả những người tham dự
- Gửi khảo sát đánh giá tới tất cả người nói
- Gửi lời cảm ơn đến tất cả các diễn giả và nhân viên
- Tổ chức cuộc họp kín với nhóm dự án
Lập kế hoạch tiếp theo
Cấu trúc phân tích công việc của kế hoạch dự án (WBS) ở trên cho thấy một mẫu để lên kế hoạch cho một cuộc họp của công ty. Nó chỉ là một phác thảo. Nhóm dự án vẫn sẽ cần phải làm việc trên các mặt hàng này và mở rộng trên nhiều mặt hàng. Ngoài ra, họ sẽ cần phải làm việc trên thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, tầm quan trọng tương đối của các nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các / phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.