Sử dụng thuận lợi để làm cho cuộc họp hiệu quả hơn
Vai trò chính của một người hỗ trợ là tăng thêm giá trị cho một phiên họp hoặc cuộc họp lập kế hoạch nhóm bằng cách giữ cho nhóm hoạt động và di chuyển cùng nhau theo cùng một hướng.
Người điều phối cũng đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm tham gia cuộc họp.
Tạo thuận lợi cho nhóm
Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhóm hoặc nhóm được cung cấp bởi nhân viên nội bộ, hoặc tư vấn bên ngoài, những người có kỹ năng trong:
- Trình bày nội dung và thông tin,
- Thiết kế và xây dựng một quy trình giúp một nhóm đạt được mục tiêu,
- Cung cấp một cấu trúc thích hợp cho một cuộc họp , đào tạo, phiên xây dựng nhóm hoặc một sự kiện công việc khác, để nhiệm vụ của nhóm được thực hiện trong phiên,
- Tăng cường trách nhiệm chung cho kết quả cuộc họp và
- Rút ra từ những người tham gia câu trả lời cho các câu hỏi và giải pháp cho các vấn đề.
Cá nhân tạo thuận lợi
Khi các cá nhân tham gia vào quá trình này thường là do hai hay nhiều nhân viên đang gặp phải xung đột , bất đồng, cần phải đặt ra mục tiêu chung , hoặc cần phải tóm tắt một dự án, quy trình hoặc kinh nghiệm. Một người hỗ trợ có kỹ năng có thể cung cấp cấu trúc, nội dung và quy trình cần thiết cho các nhân viên cá nhân để đạt được giải pháp thoả mãn cho các vấn đề của họ.
Đặc điểm của cá nhân Ai cung cấp thuận lợi
Tạo thuận lợi là một kỹ năng học được đến tự nhiên nhất với những cá nhân thể hiện những đặc điểm như:
- Kỹ năng lãnh đạo nhóm mạnh mẽ,
- Kiến thức sâu về các quy trình và cấu trúc nhóm,
- Kiến thức về động lực học nhóm và giữa các cá nhân và sự hiểu biết về giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ ,
- Khả năng sáng tạo trình bày nội dung đào tạo và xây dựng nhóm theo cách khuyến khích sự tham gia của những người tham dự phiên,
- Đồng cảm với mọi người và tình huống của họ,
- Kỹ năng nghe và giao tiếp mạnh mẽ , và
- Khả năng cấu trúc các can thiệp nhóm và các sự kiện để tạo ra các kết quả mong muốn cho nhóm.
Dưới sự lãnh đạo của một người điều phối có tay nghề cao, các cuộc họp, các buổi xây dựng nhóm và các lớp đào tạo có thể đạt được các kết quả không thể nếu không có người lãnh đạo. Đó là bởi vì những người tham gia nhóm trong một nhóm thường thiếu các kỹ năng, sự cho phép và sự hỗ trợ cần thiết để tạo điều kiện hiệu quả cho các quy trình làm việc của riêng họ.
Tránh cuộc trò chuyện cạnh tranh trong cuộc họp
Thường khó có mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người làm việc. Đây là nơi thuận lợi có ích. Việc hỗ trợ nhóm hiệu quả trong các cuộc họp quản lý sự tương tác của những người khó khăn nắm giữ các cuộc hội thoại cạnh tranh.
Các cuộc hội thoại ngoài chủ đề giữa hai hoặc nhiều thành viên họp sẽ lãng phí thời gian, ngăn chặn tiến trình của nhóm và hạn chế sự đóng góp của các cá nhân đối với toàn đội. Ngoài ra, các cuộc hội thoại cạnh tranh trong một số nhóm nhỏ, ngay cả khi về chủ đề, tước các thành viên nhóm của những hiểu biết mà các thành viên của nhóm đang thảo luận.
Điều này cuối cùng dẫn đến những ý tưởng hạn chế được tạo ra trong các cuộc họp.
Cho dù bạn là người đứng đầu cuộc họp, người quản lý hay thành viên nhóm, bạn có thể sử dụng các ý tưởng sau đây để đưa nhóm trở lại với nhau khi các thành viên nhóm tổ chức nhiều cuộc thảo luận cùng một lúc.
Quản lý cuộc trò chuyện cạnh tranh
- Sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ: Nhìn đều đặn tại những người tham gia một lúc. Nâng cao lông mày của bạn trong khi nhìn, hoặc vẫy tay với những người tham gia. Dừng người có sàn trong một phút trong khi những người tham gia khác tham gia lại nhóm. Đừng ngại làm điều này - đó là một phần của công việc của người quản lý hoặc trưởng nhóm để kiểm soát các cuộc họp.
- Đặt câu hỏi: Gọi cho một trong các thành viên nhóm tham gia cuộc trò chuyện cạnh tranh. Với một bản tóm tắt ngắn gọn về các cuộc thảo luận diễn ra trong cuộc họp nói chung, hãy hỏi ý kiến của họ. Yêu cầu anh ấy hoặc cô ấy chia sẻ ý tưởng của họ với những người còn lại trong cuộc họp .
Nói, "Tôi tin rằng tất cả chúng ta sẽ quan tâm đến suy nghĩ của bạn về vấn đề này, Kerry." Điều này có thể hơi khó chịu đối với bạn, nhưng nó phục vụ hai mục đích: Nó đưa cuộc trò chuyện vào cuộc trò chuyện chính và nó cho phép mọi người biết rằng hành vi không được phép.
- Can thiệp bằng lời: Trực tiếp yêu cầu các thành viên nhóm tham gia vào cuộc trò chuyện cạnh tranh để tham gia lại cuộc thảo luận nhóm, mà không sử dụng mỉa mai hay tức giận. Nói, "Tôi e rằng chúng ta đang thiếu những ý tưởng hay khi mọi người nói chuyện cùng một lúc. Tôi biết tôi không thể theo dõi tất cả những suy nghĩ này." Nói chung, tốt hơn là sử dụng chiến thuật này như là một nỗ lực thứ hai hoặc thứ ba để kéo mọi người vào. Nó trực tiếp và rất hiệu quả nhưng có thể làm cho các thành viên trong nhóm xấu hổ.
- Thiết lập tín hiệu nhóm: Tín hiệu nhóm nhắc nhở người tham gia tổ chức một cuộc thảo luận tại một thời điểm. Một tín hiệu hoạt động hiệu quả là tạo ra một dấu thời gian không bằng lời nói tiếp theo bằng cách giữ một ngón trỏ để chỉ ra một cuộc họp. Nếu có một mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm, một trò đùa cũng có thể là một công cụ hiệu quả. Hãy thử một cái gì đó như, "Hey, John và Jane, ngừng cố gắng lên kế hoạch tiếp quản thế giới của bạn và trở lại cuộc họp."
Lời cuối cùng về cuộc trò chuyện cạnh tranh trong cuộc họp
Mọi người dành một phần tốt trong tuần làm việc của họ tham dự các cuộc họp kinh doanh. Đó là trách nhiệm của bạn với tư cách là người quản lý hoặc người dẫn đầu cuộc họp để đảm bảo nhân viên tận dụng tốt thời gian của họ. Quản lý cuộc họp hiệu quả bảo tồn thời gian của họ và bằng cách kiểm soát các cuộc hội thoại bên bạn có thể đảm bảo cuộc họp vẫn ở trên chủ đề và tạo ra công việc có chất lượng.