Đa nhiệm không hoạt động
Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng khi bạn đánh răng vào buổi sáng, bạn bắt đầu nghĩ về chương trình nghị sự cho một cuộc họp lớn sau này trong ngày.
Nó không mất nhiều sức mạnh xử lý của bộ não của bạn để đánh răng của bạn và bạn thực sự có thể tập trung vào chương trình nghị sự trong khi máy móc xử lý công việc làm sạch răng buổi sáng của bạn.
Nhưng còn hai nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lực bộ não của bạn thì sao? Bạn có thể đang nói chuyện điện thoại trong khi đang chuẩn bị bữa sáng. Bạn có thể nhận được cả hai nhiệm vụ được thực hiện một cách chính xác, nhưng cơ hội cho những sai lầm do sự mất mát trong sự chú ý là lớn. Và như chúng ta đều biết, trộn
Chunking Works tốt hơn
Chunking "mô tả cách thức hoạt động của bộ nhớ con người hoạt động như thế nào. Điều quan trọng là phải nhớ khái niệm này khi chúng ta xem xét hoàn thành một số tác vụ cùng một lúc. Chúng tôi đang chuyển đổi giữa chúng hơn là làm chúng cùng một lúc (mặc dù trong trường hợp đánh răng nó có vẻ như chúng đồng thời).
Hãy tưởng tượng bạn đang ở trên điện thoại khi ai đó bước vào văn phòng của bạn. Họ yêu cầu lời khuyên của bạn hoặc một quyết định nhanh chóng về một vấn đề.
Bạn ngừng nghe người đó trên điện thoại một thời gian ngắn, quét ghi chú trước mặt bạn, viết nguệch ngoạc câu trả lời và quay lại cuộc gọi điện thoại. Bạn không thực hiện hai hoạt động (cuộc gọi điện thoại và cuộc trò chuyện trực tiếp) cùng một lúc.
Bạn thực sự đã làm ba nhiệm vụ theo thứ tự; bắt đầu cuộc gọi điện thoại, có cuộc trò chuyện trực tiếp và sau đó tiếp tục cuộc gọi điện thoại.
Giống như trong ví dụ ăn sáng ở trên, bạn có thể làm cho cả hai được thực hiện tốt hơn, và trong tổng thời gian ít hơn, nếu bạn đã thực hiện chúng một cái khác thay vì cùng một lúc. Lý do là khi bạn bắt đầu mỗi nhiệm vụ, bạn phải tập trung vào nó và bắt đầu.
Thời gian khởi động giết chết đa nhiệm
Khi bạn bắt đầu cuộc gọi điện thoại, bạn phải suy nghĩ về nó, tìm số điện thoại và thực hiện cuộc gọi. Khi bạn bị gián đoạn, bạn phải tìm hiểu xem người đó muốn gì từ bạn để có thể đưa ra quyết định. Cuối cùng, khi bạn tiếp tục cuộc gọi điện thoại, bạn phải nhớ nơi bạn đã dừng lại. Bạn thậm chí có thể phải nói, "Rất tiếc, xin lỗi, có người bước vào. Bạn đang nói gì vậy?"
Càng bắt đầu và dừng bạn thực hiện trong ngày, càng có nhiều khoảnh khắc khởi động tốn thời gian bạn có. Những khoảnh khắc này là thời gian không hiệu quả. Nếu bạn có một báo cáo hàng ngày để chuẩn bị, thời điểm khởi động có lẽ là khá ngắn so với báo cáo bạn chỉ làm hàng quý. Tuy nhiên, nếu bạn đang chuẩn bị báo cáo đó và bạn bị gián đoạn, bạn có gần như cùng một khoảng thời gian khởi động mỗi lần.
Tôi có thể viết báo cáo hàng tuần của mình trong khoảng 30 phút mà không bị gián đoạn. Tôi đã phải mất vài giờ để hoàn thành đơn giản chỉ vì công việc của tôi đang hoạt động và yêu cầu tôi phải đối phó với các nhiệm vụ không có kế hoạch rất nhiều.
(Đó là mã cho tôi có rất nhiều gián đoạn trong ngày của tôi.) Tuy nhiên, thủ phạm không phải là những người làm gián đoạn tôi. Thủ phạm là thời gian cần thiết cho những khoảnh khắc khởi động mỗi khi tôi bắt đầu lại báo cáo.
Một số lần bạn có nhiều tác vụ
Được rồi, đôi khi bạn phải đa nhiệm. Công việc của bạn có thể hoạt động như tôi. Vì vậy, những gì là tốt hơn so với đa nhiệm? Chunking là tốt hơn.
Chunking là khái niệm chia nhỏ ngày của bạn thành các đoạn lớn hơn thay vì phản ứng với sự gián đoạn liên tục. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các tác vụ cụ thể, thời gian khởi động ít hơn, và hiệu quả của bạn sẽ cải thiện một cách tương xứng. Vì bạn sẽ không dành nhiều thời gian trong những khoảnh khắc khởi nghiệp, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn và bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn. Như một phần thưởng, vì bạn sẽ có thể tập trung vào nhiệm vụ duy nhất trong tầm tay, bạn sẽ làm tốt hơn.
Như một bên, các nhà quản lý dự án từ lâu đã tìm ra sức mạnh của kỹ thuật này và tạo ra phiên bản "chunking" của riêng họ thông qua quá trình cấu trúc phân tích công việc .
Bắt đầu với Chunking
Vậy làm thế nào bạn có thể bắt đầu chunking?
- Bắt đầu nhỏ cho đến khi bạn cảm nhận được nó. Chọn một tác vụ duy nhất, có thể là báo cáo hàng tuần của bạn.
- Dành 30 phút bạn biết nó sẽ mất.
- Đóng cửa của bạn hoặc đặt lên một dấu hiệu mà đọc "Genius tại nơi làm việc" hoặc một cái gì đó như thế và sau đó tập trung vào báo cáo và không có gì ngoài báo cáo.
- Bỏ qua điện thoại.
- Đừng kiểm tra email.
- Chỉ cần viết báo cáo.
Cố gắng tương tự với các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp của nhân viên và các hoạt động thường xuyên khác. Tập trung, chunk ngày của bạn ra và sau một vài tuần thực hành, bạn sẽ cảm thấy và hiệu quả hơn.
Điểm mấu chốt
Đừng lãng phí quá nhiều thời gian của bạn để cố gắng đa nhiệm vụ. Thay vào đó, làm cho mình hiệu quả hơn và hiệu quả hơn bằng cách chunking. Trong khi thuật ngữ là khó xử, khái niệm này có hiệu quả!
- -
Cập nhật bởi Art Petty