Giám sát và quản lý hiệu quả làm việc chăm chỉ để trau dồi kỹ năng của họ trong việc cung cấp chỉ đường cho các thành viên trong nhóm của họ. Bài đăng này cung cấp hướng dẫn cho chỉ đạo và ủy quyền hiệu quả trong một cài đặt giám sát.
7 Thực tiễn Giao tiếp Tích cực để Cung cấp Chỉ đường Tác vụ
- Luôn cung cấp ngữ cảnh cho nhiệm vụ được hoàn thành. Mọi người làm công việc tốt nhất của họ khi họ hiểu tầm quan trọng của nhiệm vụ đối với hoạt động lớn hơn. Khi bạn dành thời gian để giải thích tầm quan trọng kinh doanh của công việc bạn đang yêu cầu được hoàn thành, bạn đang giảng dạy và bạn đang thể hiện sự tôn trọng đối với cá nhân mà bạn yêu cầu hoàn thành công việc.
- Hãy cụ thể, phác thảo khi nhiệm vụ phải được hoàn thành và chia sẻ bất kỳ tiêu chuẩn chất lượng nào.
- Hãy hỏi một cách tôn trọng so với việc ban hành lệnh nghiêm khắc. Chọn một giọng nói tôn trọng, giọng nói lịch sự và truyền tải thông điệp với khối lượng phù hợp. Ngược lại: "Này, bạn cần phải dỡ bỏ chiếc xe tải đó," một giọng nghiêm khắc nói, "John, lô hàng trên chiếc xe tải đó là cần thiết trên dây chuyền sản xuất. Anh vui lòng giúp đỡ và dỡ xe tải trước buổi trưa." Có rất ít nghi ngờ cách tiếp cận thứ hai sẽ được coi là tích cực và trước đây là tiêu cực.
- Đề nghị cá nhân được yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ cơ hội để đặt câu hỏi làm rõ. Bước này giúp tăng cường giao tiếp giữa nhân viên và người giám sát và cải thiện xác suất của một kết quả thành công. Nhân viên có cơ hội để xác nhận rằng họ thực sự hiểu những gì đang được yêu cầu của họ.
- Chống thôi thúc giám sát hoặc vi phạm quản lý việc hoàn thành nhiệm vụ được yêu cầu của nhân viên. Một phần của việc học để cung cấp cho các hướng hiệu quả là học cách tin tưởng các cá nhân bạn đang yêu cầu giúp đỡ.
- Cung cấp cảm ơn thích hợp và phản hồi tích cực cho công việc đã hoàn thành đúng cách.
- Cung cấp phản hồi rõ ràng, hành vi, tập trung cho bất kỳ tác vụ nào được hoàn thành không đúng cách.
Nhấn mạnh giảng dạy cùng với việc chỉ dẫn
Một mùa hè, tôi làm trợ lý cho một thương gia giàu kinh nghiệm. Tôi học được rất nhiều bằng cách quan sát anh ta, tuy nhiên, khi anh ấy cho tôi một nhiệm vụ để hoàn thành việc tôi không quen thuộc, anh ấy sẽ xem tôi đấu tranh trong vài giây và sau đó tự hoàn thành nhiệm vụ. Điều này trở nên bực mình với tôi. Trong khi thật thú vị khi xem anh ấy, một khi tôi đã có cơ hội hoàn thành nhiệm vụ, tôi thực sự muốn học cách làm điều đó.
Nếu anh ta đã dành thời gian để cung cấp một số huấn luyện cơ bản và một chút hướng dẫn vài lần đầu tiên của tôi hoàn thành nhiệm vụ, tôi đã có thể dễ dàng hoàn thành công việc này cho anh ta phần còn lại của mùa hè. Cách tiếp cận vi mô của ông không dạy và khuyến khích tôi. Nó tạo ra nhiều công việc hơn cho anh ta và giảm hiệu quả tổng thể của anh ta.
- Đánh giá xem nhiệm vụ là mới hay phức tạp và đáng được đào tạo.
- Cung cấp hướng dẫn và sau đó cung cấp cơ hội cho cá nhân thực hành nhiệm vụ với sự giám sát hữu ích của bạn.
- Một khi cá nhân đã phát triển sự tự tin cho nhiệm vụ, cho phép họ hoàn thành công việc mà không cần sự giám sát của bạn. Kiểm tra lại sau một thời gian để xác thực tính hoàn thành, kịp thời và chất lượng.
- Cung cấp phản hồi tích cực cho công việc được hoàn thành đúng cách.
- Cung cấp đào tạo khắc phục hậu quả khi cá nhân đấu tranh để hoàn thành nhiệm vụ đúng giờ hoặc ở mức chất lượng phù hợp.
Cẩn thận những cạm bẫy khi đưa ra hướng dẫn
- Phát hành đơn đặt hàng bằng một giọng mạnh mẽ. Trong một số trường hợp nhất định, bao gồm trường hợp khẩn cấp hoặc hoàn cảnh sống và chết, có thể khen thưởng các đơn đặt hàng, trừ khi bạn ở trong quân đội, chống lại sự thôi thúc này.
- Trả lời, "Tại sao?" với "Bởi vì tôi đã nói vậy." Đây là một cách tiếp cận nghèo nàn cho việc nuôi dạy con cái và một cách tiếp cận tồi tệ hơn ở nơi làm việc.
- Hỏi một cách mơ hồ.
- Yêu cầu nhiều người hoàn thành nhiệm vụ tương tự.
- Không nhận ra khi nào một lệnh được yêu cầu trước khi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ.
- Không nhận ra rằng các cá nhân có thể có các ưu tiên và thời hạn xung đột.
- Không cung cấp lời cảm ơn và phản hồi tích cực cho một công việc được thực hiện tốt.
Cập nhật bởi Art Petty