- Phản hồi tích cực tập trung vào việc xác định và tăng cường các hành vi thúc đẩy hiệu suất cao.
- Phản hồi mang tính xây dựng — thường được tham chiếu là phản hồi tiêu cực — tập trung vào việc xác định và thúc đẩy thay đổi trong các hành vi làm giảm hiệu suất cao.
Phản hồi hiệu quả dành riêng cho hành vi (âm tính hoặc dương) và được phân phối gần với sự xuất hiện nhất có thể.
Trong khi các chuyên gia có động cơ đánh giá cao cả phản hồi tích cực và mang tính xây dựng, các nhà quản lý thường không thoải mái khi phân phối nó, đặc biệt là mọi thứ được coi là tiêu cực. Trong các cuộc khảo sát và nghiên cứu, các nhà quản lý đấu tranh với việc cung cấp phản hồi mang tính xây dựng lo ngại rằng họ sẽ không thích hoặc họ sợ tạo ra một sự cố bằng cách đưa ra những lời chỉ trích.
Bằng cách làm theo và thực hành các đề xuất được nêu trong bài viết này, người quản lý có thể lo sợ về việc cung cấp phản hồi tiêu cực và biến cuộc trò chuyện thành sự kiện mang tính xây dựng.
10 mẹo giúp bạn phân phối phản hồi tiêu cực:
Hãy kiểm soát cảm xúc của bạn. Bạn không muốn phê bình hành động của người khác khi bạn tức giận hoặc khó chịu. Nếu nhiệt độ nóng, hãy dành thời gian để mọi thứ nguội đi. Trong khi phản hồi mang tính xây dựng hiệu quả được phân phối càng gần với sự cố quan sát nhất có thể, nếu tình hình được làm nóng, thì việc lên lịch cuộc họp cho ngày hôm sau là tốt.
Không bao giờ đưa ra phản hồi tiêu cực trước các thành viên của nhóm . Tìm một nơi riêng tư. Tiến hành cuộc họp trong văn phòng của bạn hoặc lên lịch cho một phòng hội nghị để thảo luận phản hồi của bạn.
- Tập trung vào hành vi được quan sát, chứ không phải người đó. Hãy nhớ rằng, mục đích của phản hồi mang tính xây dựng là loại bỏ các hành vi làm giảm hiệu suất cao. Nếu cá nhân nhận thức được anh ta hoặc cô ta đang bị tấn công một cách cá nhân, họ sẽ nhanh chóng quay phòng thủ và cơ hội cho một cuộc thảo luận có ý nghĩa sẽ bị mất.
- Hãy cụ thể . Phản hồi hiệu quả là cụ thể. Gợi ý, "John, anh chắc chắn đã nói lên điều đó," có thể đúng, nhưng nó không nói cho John biết anh ta đã làm gì sai. Điều tương tự cũng xảy ra khi nói với Mary rằng cô ấy đi làm muộn quá thường xuyên. Thay vào đó, mô tả hành vi rất cụ thể và xác định các tác động kinh doanh của hành vi. Ví dụ: "Mary, khi bạn đến trễ cho sự thay đổi của bạn, nó đòi hỏi chúng tôi phải giữ một ai đó từ sự thay đổi trước đó. Điều này đòi hỏi chúng tôi phải trả thêm giờ, nó gây phiền hà cho đồng nghiệp của bạn, và nó có thể làm giảm chất lượng nếu họ không hiểu cụ thể của bạn Bạn có hiểu không? "
- Hãy kịp thời . Nếu bạn đã từng nhận được một danh sách dài các ý kiến phản hồi tiêu cực về đánh giá hiệu suất hàng năm, bạn hiểu cách đầu vào này vô giá trị bao lâu sau thực tế. Phản hồi của tất cả các loại nên được đưa ra càng sớm càng tốt sau sự kiện này.
- Giữ bình tĩnh . Bất kể bạn bực bội thế nào, nó không bao giờ trả tiền để mất kiểm soát cảm xúc của bạn. Như đã đề cập ở trên, nếu bạn cần thời gian để thu thập cảm xúc, hãy trì hoãn cuộc thảo luận sau vài giờ hoặc tối đa một ngày. Nhắc nhở bản thân rằng mục đích của phản hồi là thúc đẩy cải tiến và tiếp cận thảo luận với thái độ tích cực này.
- Khẳng định đức tin của bạn trong người đó . Điều này củng cố bước thứ ba, nhưng ở đây bạn nói với họ rằng bạn vẫn có niềm tin vào họ như một người và trong khả năng của họ; nó chỉ là hiệu suất của họ mà bạn muốn họ thay đổi. Nói điều gì đó như "bạn là một đại diện dịch vụ khách hàng tốt, vì vậy tôi chắc chắn bạn thấy cần phải kiên nhẫn hơn với khách hàng".
- Ngừng nói chuyện và mời bên kia tham gia . Sau khi bạn đã nói với người cụ thể những gì, những hành động gần đây không phù hợp và tại sao, hãy ngừng nói chuyện. Cho người khác một cơ hội để trả lời các câu của bạn và hỏi các câu hỏi làm rõ.
- Xác định và đồng ý về kế hoạch hành động có thể chấp nhận lẫn nhau. Đồng ý về những gì hiệu suất trong tương lai là thích hợp cho nhân viên. Nếu có những điều cụ thể mà nhân viên cần bắt đầu làm hoặc cần phải ngừng làm, hãy chắc chắn họ được xác định rõ ràng. Nếu có điều gì đó bạn cần làm, có lẽ là đào tạo bổ sung cho nhân viên, đồng ý với điều đó.
- Thiết lập thời gian để theo dõi. Đặt một ngày và thời gian rõ ràng để xem xét các hành động và cải tiến là một phần quan trọng của quá trình phản hồi. Nó thiết lập trách nhiệm giải trình và cải thiện xác suất cải thiện hiệu suất.
Và hãy nhớ rằng, sau khi bạn đã gửi phản hồi mang tính xây dựng và đồng ý về một giải pháp và kế hoạch tiếp theo, hãy tiếp tục với công việc. Đừng nuôi dưỡng bệnh sẽ hướng tới nhân viên bởi vì họ đã phạm sai lầm. Đừng lơ lửng trên họ vì sợ rằng họ có thể phạm sai lầm khác. Theo dõi hiệu suất của họ khi bạn làm tất cả nhân viên, nhưng đừng ám ảnh.