Dưới đây là một số thông báo email mẫu, cũng như một số lời khuyên về cách đóng để chọn, cách định dạng đóng của bạn và cách tốt nhất để kết thúc email.
Lời khuyên cho cách kết thúc email
Có một vài điều bạn nên lưu ý khi chọn đóng email:
- Bao gồm đóng. Một số người nghĩ rằng họ có thể chỉ đơn giản là để lại một đóng của một email. Tuy nhiên, điều này cực kỳ không chuyên nghiệp; luôn bao gồm đóng. Điều đó đúng ngay cả khi bạn có chữ ký email .
- Hãy xem xét mối quan hệ của bạn với người nhận. Bạn nên dính vào đóng email chuyên nghiệp khi nói chuyện với bất kỳ ai liên quan đến tìm kiếm việc làm của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là bạn thân với người đó, bạn có thể cân nhắc việc kết thúc bán chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Chúc mừng” hoặc “Trân trọng”. Nếu bạn nghi ngờ, hãy luôn hướng tới một sự kết thúc chuyên nghiệp hơn.
- Tránh đóng cửa không chuyên nghiệp. Ngay cả khi bạn là bạn bè, tránh bất kỳ sự đóng cửa không chuyên nghiệp nào trong email doanh nghiệp, bao gồm "Xem ya sau", "XOXO" hoặc bất kỳ đăng xuất không chính thức nào khác.
- Sử dụng tên đầy đủ của bạn. Tránh chỉ sử dụng tên hoặc biệt hiệu của bạn, trừ khi bạn tương ứng với một người bạn thân hoặc đồng nghiệp. Bao gồm tên đầy đủ của bạn, vì vậy không có nhầm lẫn về bạn là ai.
Bao gồm gì trong đóng email
Có nhiều phần để đóng email:
- Nhận xét đóng - Sử dụng email đóng chuyên nghiệp, trừ khi bạn gửi email cho bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết. Trong trường hợp đó, bạn có thể xem xét sử dụng một nhận xét đóng bán chuyên nghiệp. Xem bên dưới để biết ví dụ về cả hai.
- Chữ ký số - Nếu bạn có chữ ký số, hãy bao gồm chữ ký dưới dấu đóng.
- Tên đầy đủ - Hãy chắc chắn bao gồm tên đầy đủ (họ và tên), trừ khi bạn đang gửi email cho một người bạn thân. Thậm chí sau đó, bạn có thể muốn sử dụng tên đầy đủ của bạn, chỉ để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- Tiêu đề và Công ty - Bao gồm chức vụ và công việc hiện tại của bạn, đặc biệt nếu bạn tương ứng với một người nào đó bên ngoài công ty.
- Thông tin liên hệ - Luôn luôn hữu ích khi bao gồm bất kỳ thông tin liên hệ nào ở cuối email gửi đi. Bạn có thể bao gồm số điện thoại của bạn và thậm chí cả địa chỉ của bạn. Bạn thậm chí có thể bao gồm địa chỉ email của mình, ngay cả khi người nhận đã biết điều đó.
Ví dụ kết nối email chuyên nghiệp
Dưới đây là một số đóng email chuyên nghiệp phổ biến nhất.
- Tốt,
- Trân trọng,
- Lời chúc tốt nhất,
- Kính trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Cảm ơn bạn,
- Với sự trân trọng,
- Với lòng biết ơn,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
Đóng email bán chuyên nghiệp
Đây là những đóng email sẽ phù hợp nếu bạn gửi một email liên quan đến công việc cho một người bạn thân hoặc đồng nghiệp. Một lần nữa, nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có đủ gần để người nhận gửi email bán chuyên nghiệp hay không, hãy đóng một email chuyên nghiệp.
- Chúc mừng,
- Thành thật mà nói,
- Cảm ơn nhiều,
- Nhiệt liệt,
- Trân trọng,
Cách định dạng đóng email
Điều quan trọng là không chỉ có tất cả các phần để đóng một email, mà là định dạng chúng theo đúng cách. Trước tiên, bạn muốn đảm bảo rằng bạn bao gồm dấu phẩy sau nhận xét đóng của bạn. Sau này, bạn muốn bao gồm một không gian. Nếu bạn có chữ ký số, bạn có thể bao gồm chữ ký đó trong không gian. Nếu bạn không có chữ ký số, hãy để trống khoảng trắng.
Sau không gian, bao gồm tên đã nhập (đầy đủ) của bạn. Bên dưới này, bao gồm tiêu đề và công ty của bạn, và bất kỳ thông tin liên lạc bạn muốn bao gồm. Xem mẫu bên dưới:
Đóng nhận xét,
[Chữ ký số nếu bạn có]
Họ và tên [đã nhập]
Tiêu đề và công ty
Số điện thoại
Địa chỉ email
Ví dụ kết thúc
Tốt,
[Chữ ký số]
William Williamson
Trợ lý Giám đốc, Tiếp thị XYZ
555-555-5555
wwilliamson@email.com
*
Trân trọng,
Maria Galvez
Tư vấn, Công ty Tư vấn ABC
555-555-5555/mgalvez@email.com
*
Trân trọng,
Janet Jamison
Giáo viên chính, Trường ABC Charter
555-555-5555
jjamison@email.com
Phần còn lại của Email của bạn có chuyên nghiệp không?
Việc đóng chỉ là một phần của một email chuyên nghiệp. Dưới đây là thông tin thêm về các lời chào thích hợp ("Hey" không bao giờ là lời chào thích hợp trong email tập trung vào công việc), hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp và nhiều thư mẫu tìm kiếm việc làm mẫu để xem xét trước khi viết.
Đọc thêm: Cách bắt đầu một email | Mẹo viết thư | Ví dụ về tin nhắn email