Xem lại các mẹo này để mở email, đọc và trả lời email của bạn, với các ví dụ về dòng tiêu đề email để sử dụng và giới thiệu email chính thức và thông thường.
Cách giới thiệu bản thân trong email
Viết tin nhắn mở dòng chủ đề. Bạn có bao nhiêu thư rác mà không bao giờ mở chúng? Chú ý đến những gì bạn đưa vào dòng chủ đề , vì vậy bạn có cơ hội được mở. Hãy cụ thể và cho người đọc biết lý do bạn viết. Giữ cho dòng chủ đề của bạn ngắn gọn, để người nhận có thể thấy, trong nháy mắt, nội dung của thông báo.
Gửi tin nhắn của bạn cho một người. Nếu bạn có thể tìm thấy một người để viết thư chứ không phải là một địa chỉ email chung, như hr@companyabc.com, bạn sẽ có thể kết nối cá nhân với các cá nhân bạn muốn gặp. LinkedIn, trang web của công ty và các trang truyền thông xã hội là những cách hay để tìm người liên hệ .
Sử dụng lời chào chính thức. Nếu bạn viết bằng một yêu cầu cụ thể, hãy sử dụng lời chào kinh doanh chính thức như Mr. hoặc Ms. Tên đầu tiên cũng hoạt động nếu bạn có kết nối với người đó hoặc bạn đang viết một cách bình thường hơn để cung cấp thông tin thay vì tìm kiếm trợ giúp .
Dưới đây là ví dụ về lời chào thông báo bằng email và đây là tin tức về việc chọn các lời chào và lời chào bằng thư .
Sử dụng kết nối của bạn. Khi viết một email giới thiệu hoặc tin nhắn LinkedIn nếu bạn có ai đó nói chung họ. Giấy giới thiệu là một trong những cách tốt nhất để được tư vấn hoặc hỗ trợ.
Đừng yêu cầu. Tốt hơn hết là đề xuất hoặc đề nghị lời khuyên hơn là chỉ định cho ai đó.
Ví dụ: “Bạn có thể cho tôi phản hồi về hồ sơ của tôi không, nếu thời gian cho phép?” Nghe có vẻ tốt hơn “Vui lòng xem lại hồ sơ của tôi và liên hệ lại với tôi.” Lịch sự và yêu cầu sẽ giúp bạn vượt xa hơn nên làm.
Giữ nó ngắn . Hầu hết mọi người lướt qua email và hiếm khi đọc vượt ra ngoài đoạn đầu tiên. Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn - 2 hoặc 3 đoạn văn nhiều nhất. Không bao gồm nhiều hơn một vài câu trong mỗi đoạn văn. Để khoảng trống giữa mỗi đoạn văn và một không gian khác trước khi đóng và chữ ký của bạn.
Làm rõ về lý do bạn viết. Thông điệp email của bạn phải nêu rõ bạn là ai, tại sao bạn viết và những gì bạn đang yêu cầu từ người đọc. Sử dụng đoạn đầu tiên để giới thiệu bản thân, phần thứ hai cho yêu cầu của bạn và phần thứ ba cảm ơn người đọc để họ xem xét.
Sử dụng một phông chữ đơn giản. Sử dụng một phông chữ đơn giản (như Calibri, Times New Roman hoặc Arial) và kích thước phông chữ dễ đọc. Kích thước phông chữ 11 hoặc 12 điểm có thể đọc được mà không cần phải nheo mắt. Dưới đây là cách chọn kiểu và kích thước phông chữ .
Chọn một đóng chuyên nghiệp. Việc đóng của bạn gần như quan trọng như phần giới thiệu của bạn. Kết thúc email của bạn bằng cách đóng chuyên nghiệp ngắn. Dưới đây là cách kết thúc một bức thư với các ví dụ về việc đóng cửa tốt để sử dụng.
Bao gồm chữ ký. Giúp người bạn đang gửi email dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bao gồm chữ ký với tên đầy đủ, địa chỉ email và số điện thoại của bạn. Bao gồm địa chỉ gửi thư của bạn nếu bạn đang yêu cầu trả lời bằng văn bản hoặc có nội dung gửi cho bạn. Dưới đây là cách thiết lập chữ ký email của bạn .
Kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi chính tả. Khi bạn giới thiệu bản thân, điều quan trọng là phải đọc và kiểm tra chính tả tin nhắn của bạn trước khi gửi. Bạn chỉ có một cơ hội để tạo ấn tượng tốt và một lỗi đánh máy có thể làm cho thư của bạn bị chuyển vào thùng rác.
Gửi tin nhắn thử nghiệm. Để đảm bảo thư của bạn hoàn hảo, hãy gửi thư cho chính bạn trước để bạn có thể kiểm tra kỹ cách đọc và cho nó xem qua để chắc chắn đó là nội dung bạn muốn gửi.
Bcc: Bản thân bạn. Nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để Bcc: (bản sao carbon mù) mình vào tin nhắn.
Bạn sẽ có một hồ sơ gửi nó, và bạn sẽ có thể dễ dàng tham khảo lại nó để theo dõi thông tin liên lạc.
Ví dụ về dòng tiêu đề email giới thiệu
- Giới thiệu từ [ Tên của bạn]
- Tìm hiểu về cơ hội
- Tôi tìm thấy bạn qua [ Mạng lưới cựu sinh viên, LinkedIn, Hiệp hội chuyên nghiệp, v.v. )
- [ Tên ] Được đề nghị tôi liên hệ với bạn
- [ Tên ] Được đề xuất tôi tiếp cận
- Giới thiệu từ [ Tên ]
- Được giới thiệu bởi [ Tên ]
Khi bạn giới thiệu hai người khác với nhau:
- Giới thiệu: [ Tên ] - [ Tên ]
- Giới thiệu [ Tên ] cho [ Tên ]
- Đang kết nối: [ Tên ] - [ Tên ]
- [ Tên ] và [ Tên ] Giới thiệu
Ví dụ về giới thiệu email
Giới thiệu chính thức
Thưa bà Smith,
Tên tôi là Marcus Anderson, và tôi viết thư để yêu cầu sự giúp đỡ của bạn. Tôi rất cảm kích sự giúp đỡ và lời khuyên của bạn.
Giới thiệu giản dị
Xin chào Tên,
Tên tôi là Cynthia, và tôi làm việc cho một công ty tuyển dụng công nghệ gọi là tuyển dụng ABCD. Hy vọng bạn khỏe! Tôi rất muốn cho bạn biết thêm về một sự kiện mà chúng tôi đang khởi chạy.
Giới thiệu với giới thiệu
Thưa bà Smith,
Tôi là bạn của Alisa Markers, và cô ấy khuyến khích tôi chuyển tiếp hồ sơ của tôi cho bạn. Alisa và tôi đã làm việc với nhiều dự án cùng nhau, và cô ấy nghĩ rằng bạn có thể giúp tôi tìm kiếm việc làm.
Email giới thiệu người khác
Kính gửi Jonas,
Hy vọng điều này tìm thấy bạn tốt! Hôm nay tôi sẽ liên hệ giới thiệu đồng nghiệp Samantha Billings của tôi, người vừa mới gia nhập công ty chúng tôi và đang tiếp quản công ty DBC.
Xem lại ví dụ: Email giới thiệu mẫu và chữ cái
Đề nghị đọc: Hướng dẫn viết một email chuyên nghiệp | Cách định dạng thư email