Trong nhiệm vụ điều khiển, bạn theo dõi công việc đang được thực hiện, bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch và bạn xác minh rằng tổ chức đang hoạt động như bạn đã thiết kế nó.
Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, bạn sẽ không cần phải làm gì ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Ai đó bị bệnh; sự lặp lại của mỗi kiểu cơ sở dữ liệu mất nhiều thời gian hơn dự kiến; một đối thủ cạnh tranh chính giảm giá của họ; một đám cháy phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải di tản trong vài ngày, hoặc một số yếu tố khác tác động đến kế hoạch của bạn. Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải thực hiện hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt.
Điều đó có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Điều này có thể yêu cầu thay đổi trong tổ chức và chỉ đạo lại các thành viên trong nhóm đối với các mục tiêu mới. Sau đó, kiểm soát gói mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Một số khía cạnh bổ sung của màn hình và kiểm soát
- Giữ điểm không phải là chiến thắng: Không có điểm trong giám sát nếu bạn không thực hiện hành động dựa trên thông tin. Đừng chỉ theo dõi. Hãy chắc chắn rằng bạn đang đo lường những điều đúng và sau đó có hành động thích hợp để sửa chữa bất cứ vấn đề gì các phép đo chỉ ra.
- Bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường : Trừ khi bạn đo lường một cái gì đó, bạn không biết nếu nó đang nhận được tốt hơn hoặc tồi tệ hơn. Bạn không thể quản lý để cải thiện nếu bạn không đo lường để xem những gì đang nhận được tốt hơn và những gì đang trở nên tồi tệ hơn. Bài viết này giúp bạn biết cách và những gì để đo lường.
- Đừng để quá trình nhận được theo cách kết quả: Trong khi bài viết này đặc biệt giải quyết vấn đề overplanning, nó cũng áp dụng cho nhiệm vụ giám sát. Đừng tập trung quá nhiều vào nhiệm vụ giám sát mà bạn không kiểm soát và thực hiện các thay đổi cần thiết.
- Huấn luyện nhân viên: Khi bước vào : Một người quản lý giỏi sẽ luôn theo dõi nhân viên của họ đang làm gì, nhưng sẽ không can thiệp vào việc huấn luyện nhân viên của họ ngoại trừ trong những trường hợp cụ thể. Biết khi nào để cho một nhân viên phạm sai lầm họ có thể học hỏi và khi bạn cần phải bước vào và huấn luyện họ là một hành động cân bằng. Bạn phải cân bằng cơ hội của mình để học hỏi và phát triển chống lại những tổn hại mà họ có thể làm cho bản thân, nhóm của họ và công ty.
- Đưa ra phản hồi tiêu cực : Khi người quản lý cần phải bước vào và kiểm soát hoạt động của nhóm hoặc cá nhân thì thường là cần thiết để đưa ra phản hồi tiêu cực. Hãy chắc chắn để làm điều đó đúng như được nêu ở đây.
- Theo dõi tiến độ của nhóm của bạn: Đối với nhiều người, quản lý dự án là vai trò quản lý đầu tiên của họ. Trong các bước để quản lý dự án thành công, chúng tôi cũng thấy nhiệm vụ giám sát nhóm.
- Boss của bạn đang theo dõi bạn : Người quản lý có nghĩa vụ với công ty của họ để theo dõi hoạt động của nhân viên của họ để đảm bảo tuân thủ các luật và chính sách hiện hành. Bạn theo dõi hành vi của họ, sự tuân thủ luật ăn mặc của họ, cách họ chào đón khách hàng. Sự cần thiết phải theo dõi các hoạt động điện tử của họ cũng bằng nhau và lý do là như nhau. Hãy chắc chắn để cho nhân viên biết rằng họ đang được theo dõi. Hãy cho họ biết những gì đang được theo dõi và tại sao. Hãy cho họ biết những gì được chấp nhận và những gì không được.