Trong hai bài viết trước đó: Sáu Lời khuyên để Giúp Bạn Chuẩn bị cho Cuộc trò chuyện Khó khăn và Mười Lời khuyên để Giúp Bạn Thực hiện Cuộc trò chuyện Khó khăn , tôi đã cung cấp một khuôn khổ để chuẩn bị và tiến hành các cuộc thảo luận về các hành vi khó khăn hoặc tiêu cực.
Trong bài viết này, tôi xây dựng trên khuôn khổ đó nhưng tập trung vào việc làm thế nào để cung cấp các phản hồi tích cực, hiệu quả rất quan trọng để củng cố các hành vi đúng đắn tại nơi làm việc.
Phản hồi tích cực trong hành động:
Hãy tưởng tượng rằng bạn vừa mới giới thiệu một bài thuyết trình cho các giám đốc điều hành trong tổ chức của bạn, và người quản lý của bạn đã tiếp cận bạn ở hành lang, bắt tay bạn và nói, "Làm tốt lắm! " Trong khi tôi nghi ngờ tất cả chúng ta sẽ đánh giá cao giải thưởng, một phần thông tin phản hồi cụ thể chuẩn bị cho bạn để lặp lại bài thuyết trình tuyệt vời của bạn trong tương lai? Nó không.
Phản hồi tích cực, giống như kiểu xây dựng, phải cụ thể và hành vi trong tự nhiên mới có hiệu quả . Nhận xét tích cực cảm thấy tốt, nhưng nó không để bạn tốt hơn có thể lặp lại hiệu suất tích cực trong tương lai, cũng giống như một bình luận tiêu cực: " Bạn chắc chắn sai lầm mà trình bày," sẽ không cho bạn biết những gì bạn đã làm sai. Cả lợi ích của người tặng và người nhận bằng cách nhận được phản hồi cụ thể.
Bây giờ hãy xem xét cùng một bản trình bày cho các giám đốc điều hành như được mô tả ở trên, nhưng thay đổi phản hồi của người quản lý cho bạn một chút. "Công việc tuyệt vời trên bản trình bày hôm nay. Phân tích cạnh tranh của bạn cực kỳ mang tính thông tin và đề xuất của bạn được ủng hộ với các sự kiện. Nhóm điều hành đánh giá cao nỗ lực của bạn để kéo tài liệu lại với nhau và yêu sự nhiệt tình của bạn cho sáng kiến". Sự khác biệt giữa hai kịch bản phản hồi !
Trong ví dụ đầu tiên, bạn đã bị bỏ lại để tự hỏi điều gì đã gây ấn tượng cho các giám đốc điều hành. Trong lần thứ hai, bạn biết rằng phân tích cạnh tranh của bạn, các khuyến nghị dựa trên thực tế, toàn diện và niềm đam mê của bạn cho chủ đề tất cả đã đóng góp một phần vào thành công của bạn với bản trình bày. Trong khi bạn vẫn có thể muốn đi sâu vào chi tiết cụ thể về những gì đã làm việc, bạn sẽ có vũ trang tốt hơn để lặp lại tất cả các hành vi tích cực trong các bài thuyết trình trong tương lai.
Quy tắc đơn giản để cung cấp phản hồi tích cực hiệu quả:
- Luôn luôn cung cấp phản hồi càng gần đúng với sự xuất hiện của hành vi tích cực càng tốt.
- Cụ thể như được nêu trong các ví dụ ở trên. Bạn càng cụ thể hơn với tư cách là người tặng, thì cơ hội tốt hơn để người nhận hiểu những hành vi lặp lại trong tương lai.
- Lý tưởng nhất là liên kết hành vi tích cực với kết quả kinh doanh.
- Không giống như hầu hết các cuộc thảo luận phản hồi mang tính xây dựng (tiêu cực), phản hồi tích cực có thể được phân phối ở nơi công cộng, mặc dù có một số vấn đề cần xem xét như được nêu bên dưới.
Tránh các cạm bẫy phản hồi tích cực:
Tôi đã từng nhận được một email từ một người đọc blog của tôi, người đã hỏi câu hỏi sau: " Tôi là chủ sở hữu của một doanh nghiệp và đã có khá nhiều đội ngũ quản lý trong gần mười năm. Tôi chưa bao giờ đưa ra bất kỳ phản hồi tích cực và suy nghĩ nào mà tôi nên bắt đầu. Bạn có lời khuyên nào cho tôi không, vậy nên họ không nghĩ tôi sắp chết? "
Tôi nhớ lại ngồi trong im lặng choáng váng trong một vài khoảnh khắc. Mặc dù dễ dàng lạm dụng phản hồi tích cực bằng cách cung cấp phản hồi cho các vấn đề tầm thường, tôi hiếm khi gặp một người không bao giờ đưa ra nhận xét tích cực hoặc ghi chú cho nhân viên. Lời khuyên của tôi là bắt đầu chậm, sử dụng các quy tắc được nêu ở trên và tiếp tục đưa ra trong vài tuần tới và cuối cùng nhân viên sẽ bỏ tự hỏi điều gì sai với bạn và chỉ cần bắt đầu đánh giá cao phản hồi tích cực của bạn!
Đối với tất cả chúng ta, có một số lỗi phổ biến cần tránh. Bao gồm các:
- Không cho nó. Nếu bạn cần quy tắc chung, phản hồi tích cực của bạn sẽ lớn hơn phản hồi mang tính xây dựng của bạn ít nhất bằng tỷ lệ 3 đến 1.
- Đưa ra phản hồi tích cực cho các vấn đề tầm thường. "Công việc tuyệt vời làm cà phê ngày hôm nay!" và các nhận xét tầm thường khác có khả năng tạo ra các cuộn mắt và được các thành viên trong nhóm của bạn coi là không trung thực. Cung cấp phản hồi tích cực khi bạn thấy những hành vi tích cực đáng chú ý và bạn muốn củng cố những hành vi đó tại nơi làm việc.
- Tiết kiệm tất cả những lời khen ngợi cho việc đánh giá hiệu suất hàng năm. Cả phản hồi mang tính xây dựng và tích cực đều được phục vụ tốt nhất. Cung cấp phản hồi càng gần với hành vi càng tốt.
Điểm mấu chốt
Phản hồi hiệu suất là công cụ quyền lực của người sáng tạo. Phản hồi mang tính xây dựng giúp thay đổi hoặc loại bỏ các hành vi làm giảm hiệu suất và phản hồi tích cực giúp củng cố những hoạt động tăng cường hiệu suất. Cả hai đều rất cần thiết để thành công! Sử dụng chúng một cách cẩn thận và thường xuyên trong việc theo đuổi hiệu suất tuyệt vời.
- -
Cập nhật bởi Art Petty