Cho dù đó là chính sách của công ty để yêu cầu một lá thư xin phép vắng mặt hay không, nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để ghi lại ngày làm việc bị mất, cho hồ sơ của bạn cũng như cho hồ sơ của công ty.
Bằng cách đó, nên một câu hỏi bao giờ phát sinh về thời gian của bạn đi, tập tin của bạn sẽ cho thấy rằng sự vắng mặt của bạn đều hợp pháp.
Cách viết email hoặc thư vắng mặt công việc
Thư xin việc của bạn có thể được gửi qua giấy hoặc email. Nếu bạn gửi thư trong văn phòng, bạn cần phải bao gồm ngày và thông tin liên hệ của người giám sát hoặc người quản lý nhân sự của bạn ngay từ đầu.
- Dòng chủ đề email của bạn nên chứa tên của bạn và "Vắng mặt vắng mặt".
- Luôn luôn bắt đầu thư của bạn một cách chính thức : "Thưa bà Jones" hoặc "Thưa Phyllis."
- Nội dung thư của bạn phải ngắn gọn và cụ thể, đề cập đến lý do bạn vắng mặt, ngày, thời gian và nếu bạn bao gồm bất kỳ tài liệu giải thích nào như giấy tờ bác sĩ hoặc ER.
- Sử dụng một cách lịch sự và chuyên nghiệp , chẳng hạn như "Trân trọng" hoặc "Kính trọng".
Hãy nhớ rằng bất kỳ thư từ kinh doanh nào cũng sẽ trông chuyên nghiệp . Ngay cả trong một văn phòng bình thường, hãy sử dụng định dạng thích hợp cho thư của bạn và đọc lại nó trước khi gửi.
Các lỗi bất cẩn phản ánh tiêu cực về danh tiếng chuyên nghiệp của bạn. Bạn không muốn một lý do vắng mặt bằng văn bản kém để trở thành một phần của hồ sơ tuyển dụng của bạn.
Mẫu thư vắng mặt mẫu
Dưới đây là các thư xin phép vắng mặt mẫu để xem xét khi bạn cần cung cấp một lý do bằng văn bản cho công việc bị thiếu. Việc giữ lá thư ngắn và đơn giản là tốt, chỉ cần chắc chắn nêu rõ ngày vắng mặt chính xác và lý do chính đằng sau nó.
Mẫu số 1
Ngày
Họ tên
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Kính thưa ông Lastname:
Vui lòng chấp nhận thư này làm văn bản thông báo rằng tôi không thể tham dự công việc vào ngày 1 tháng 8 năm 20XX do bệnh gia đình.
Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào từ văn phòng bác sĩ của chúng tôi.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn
Tên đã nhập của bạn
Mẫu số 2
Ngày
Họ tên
Chức vụ
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Kính gửi bà Lastname,
Tôi viết thư để ghi lại sự vắng mặt của tôi vào ngày 15 tháng 7 năm 20XX. Tôi cần đưa con trai tôi đặt chân sau một chấn thương trong trận bóng chày của anh ấy đêm hôm trước.
Vui lòng xem tài liệu đính kèm từ bác sĩ chỉnh hình nhi khoa. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung, xin vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn
Tên đã nhập của bạn
Mẫu số 3
Tiêu đề: Firstname Lastname - Vắng mặt vắng mặt
Kính gửi người quản lý,
Vui lòng chấp nhận thư này làm tài liệu về sự vắng mặt của tôi vào ngày 9 tháng 8 năm 20XX. Tôi đã đi du lịch và tham dự đám tang của bà tôi.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi. Cảm ơn sự thông cảm của bạn.
Trân trọng,
Họ tên
flastname@email.com
555-555-5555
Mẫu số 4 (Thông báo qua email)
Chủ đề: Roger Bledsoe - Lý do vắng mặt
Kính gửi ông Garner,
Vui lòng chấp nhận thư này làm tài liệu bằng văn bản về sự vắng mặt của tôi vào ngày 30 tháng 10 năm 20XX. Như bạn đã biết, tôi đang trong quá trình ly hôn, và tôi đã có cuộc họp với luật sư và kế hoạch tài chính của tôi.
Tôi đánh giá cao sự hỗ trợ và thông cảm của bạn. Nếu tôi có thể cung cấp thêm chi tiết hoặc tài liệu, vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
Roger Bledsoe
rogerb@email.com
555-555-5555
Mẫu số 5 (Thông báo qua email)
Chủ đề: Janet Nathan - Vắng mặt vắng mặt
Thưa bà Blevens,
Vui lòng chấp nhận email này làm tài liệu bằng văn bản về sự vắng mặt của tôi hôm qua vào ngày 14 tháng 11 năm 20XX. Một cái cây rơi vào nhà chúng tôi trong cơn gió bão vào tối hôm trước, và tôi phải gặp đại lý bảo hiểm, một người bảo vệ và một người thợ lợp.
Tôi đánh giá cao sự hỗ trợ và thông cảm của bạn. Nếu tôi có thể cung cấp thêm chi tiết hoặc tài liệu như hình ảnh về thiệt hại, vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
Janet Nathan
janet@email.com
555-555-5555
Thêm thư xin phép vắng mặt
Nhân viên có thể cần phải cung cấp một lá thư cớ khi họ bỏ lỡ thời gian từ công việc để phỏng vấn, để tham dự cuộc hẹn của bác sĩ, hoặc vì lý do khác. Dưới đây là nhiều mẫu thư xin lỗi có thể được chỉnh sửa để phù hợp với hoàn cảnh cá nhân của bạn.