Nhân viên thường phải viết thư xin lỗi vì lá vắng mặt dài hơn hoặc thời gian kéo dài khác.
Các chữ cái lý do chính thức cũng được sử dụng trong các tình huống khác, chẳng hạn như vắng mặt từ nhiệm vụ của bồi thẩm đoàn hoặc vắng mặt ở trường.
Đọc phần dưới đây để biết các lời khuyên về cách viết một lá thư chính thức, cũng như hai mẫu thư: một mẫu để gửi một chủ nhân trước khi bạn bỏ lỡ công việc và một cho sau.
Lời khuyên cho việc viết một bức thư xin lỗi chính thức
- Thực hiện theo định dạng thư kinh doanh. Sử dụng định dạng thư kinh doanh chính thức khi viết thư của bạn. Bạn muốn lá thư này trở nên chuyên nghiệp.
- Hiểu chính sách của chủ nhân của bạn. Trước khi bạn bỏ lỡ công việc, hãy đảm bảo bạn biết chính sách để cho sếp biết rằng bạn sẽ vắng mặt. Biết liệu bạn có cần nói với sếp của bạn hay không và cách bạn nên nhận thông tin đó (ví dụ: cuộc gọi điện thoại, thư, email). Ngoài ra, hãy xem xét trước bao lâu bạn cần nói với chủ nhân của bạn.
- Gửi thư càng sớm càng tốt. Nếu có thể, hãy gửi thư xin lỗi của bạn trước khi bạn bỏ lỡ công việc. Bạn muốn cung cấp cho người sử dụng lao động của bạn thời gian để phân công lại bất kỳ nhiệm vụ của bạn. Nếu bạn yêu cầu nghỉ phép vắng mặt lâu hơn, hãy gửi thư này càng sớm càng tốt. Nếu bạn không có thời gian để gửi thư chính thức, hãy cân nhắc gửi một email cớ .
- Giữ cho nó ngắn gọn. Không đi vào chi tiết tuyệt vời về lý do tại sao bạn đang thiếu công việc (chẳng hạn như một danh sách dài các triệu chứng của bạn nếu bạn bị bệnh hoặc một câu chuyện chi tiết về một vấn đề cá nhân). Thay vào đó, chỉ cần nói ngắn gọn về ngày hoặc ngày bạn sẽ vắng mặt, và giải thích (một thời gian ngắn) tại sao.
- Đề nghị giúp đỡ. Bạn có thể xem xét giúp bù đắp cho sự vắng mặt của bạn trong một số cách. Ví dụ, bạn có thể nói rằng bạn sẽ vẫn còn trên email trong thời gian vắng mặt của bạn, hoặc bạn có thể cung cấp để làm việc thêm một hoặc hai giờ sau đó để hoàn thành một số dự án bị mất. Nếu bạn có thể chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn trước, hãy yêu cầu một hoặc hai đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn giúp đỡ để hoàn thành bất kỳ bài tập nào bạn sẽ bỏ lỡ. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng khi bạn yêu cầu nghỉ phép vắng mặt lâu hơn.
Thư xin lỗi chính thức mẫu (Trước khi nghỉ việc)
Ngày
Tên công ty
Tên công ty
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Thưa ông / bà. Họ:
Vui lòng chấp nhận thư này làm thông báo chính thức rằng tôi sẽ không thể tham dự công việc từ ngày 1 tháng 9 năm 20XX đến ngày 5 tháng 9 năm 20XX. Tôi sẽ tham dự hội nghị phát triển chuyên nghiệp mà tôi đã nói với bạn vào đầu tuần này.
Tôi đã sắp xếp để được trên email trong giờ làm việc, và tôi sẽ gọi điện thoại và kiểm tra với văn phòng một lần một ngày để xem những gì tôi đã bỏ lỡ.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin, hoặc nếu bạn cần bất cứ điều gì khác từ tôi để làm cho sự vắng mặt của tôi diễn ra suôn sẻ. Cảm ơn vì đã cho phép tôi tận dụng cơ hội tuyệt vời này.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn (bản sao cứng)
Tên đã nhập của bạn
Mẫu thư xin lỗi chính thức (sau khi mất việc)
Ngày
Tên công ty
Tên công ty
Cơ quan
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Thưa ông / bà. Họ:
Vui lòng chấp nhận thư này làm thông báo chính thức rằng tôi không thể tham dự công việc vào ngày 1 tháng 9 năm 20XX do bệnh tật. Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ trong tuần này mà tôi đã bỏ lỡ trong thời gian vắng mặt của mình.
Vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin. Cảm ơn bạn đa hiểu.
Trân trọng,
Chữ ký của bạn (bản sao cứng)
Tên đã nhập của bạn
Gửi tin nhắn qua email
Đôi khi nó có ý nghĩa hơn để gửi một thông điệp email giải thích sự vắng mặt của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn nói với sếp của bạn càng sớm càng tốt rằng bạn sẽ không làm việc, email là cách nhanh nhất để chia sẻ thông tin này. Một số nhà tuyển dụng thậm chí còn yêu cầu nhân viên cảnh báo họ vắng mặt qua email.
Nếu bạn gửi một thông báo email cho sự vắng mặt của bạn, hãy chắc chắn để giữ cho email ngắn, chỉ cần ghi rõ những ngày bạn sẽ vắng mặt, và đưa ra một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao bạn sẽ đi.
Ngoài ra hãy chắc chắn bao gồm một dòng chủ đề rõ ràng. Bạn có thể chỉ cần viết “Không có việc làm” trong dòng chủ đề. Điều này giải thích rõ ràng mục đích của email của bạn với sếp của bạn.
Nếu bạn muốn gửi email cho lý do của mình, dưới đây là cách gửi một email chuyên nghiệp .