Khi kết thúc một lá thư chính thức, điều quan trọng là phải truyền đạt mức độ tôn trọng thích hợp cho người nhận thư.
Ví dụ: bạn sẽ sử dụng một mức đóng miễn phí khác, bảo thủ hơn đối với người nhận không xác định so với bạn dành cho một công ty liên kết kinh doanh mà bạn biết khá rõ. Việc đóng và chữ ký của bạn phải chuyên nghiệp như phần còn lại của thư hoặc email của bạn.
Đóng miễn phí là gì?
Đóng miễn phí, còn được gọi là đóng miễn phí, là thuật ngữ được chèn trước chữ ký của bạn trong một email hoặc một lá thư chính thức. Cụm từ đăng xuất này thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao của bạn đối với người đang xem xét yêu cầu trong thư hoặc email của bạn. Mặc dù nó là một truyền thống rất cổ điển, sử dụng một đóng miễn phí vẫn được coi là de rigueur khi viết thư từ kinh doanh chính thức.
Khi viết hoặc gửi email thư giới thiệu cho một công việc hoặc bất kỳ loại thư kinh doanh nào, nó thích hợp để sử dụng một đóng miễn phí. Hãy chắc chắn để chọn một, mặc dù, đó là chuyên nghiệp hơn là bình thường.
Ví dụ kết thúc thư chính thức
Các tùy chọn sau đây là tất cả các cách tốt để đóng một bức thư chính thức:
- Trân trọng,
- Lời chúc tốt nhất,
- Tốt,
- Tốt nhất của tôi,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng bạn,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Cảm ơn bạn,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Chân thành,
- Bạn thân ái,
- Với sự trân trọng,
- Với lòng biết ơn,
- Với sự đánh giá chân thành,
- Với lời cảm ơn chân thành,
Đóng miễn phí nào là quyền sử dụng miễn phí?
Tất cả các tùy chọn được liệt kê ở trên đều phù hợp để sử dụng trong thư từ kinh doanh. Chọn cái nào để sử dụng dựa trên mức độ bạn biết người nhận và hoàn cảnh đằng sau bức thư của bạn. Ví dụ, giới hạn tùy chọn là một số hình thức của một cảm ơn bạn (chẳng hạn như "Với sự đánh giá cao" và "Với lòng biết ơn") cho các trường hợp mà bạn đang yêu cầu một ưu tiên hoặc thể hiện sự đánh giá cao.
Bạn có thể nghĩ về "Trân trọng", "Trân trọng", "Thân ái" và các biến thể trên những người đóng cửa này là chiếc váy đen nhỏ đóng cửa miễn phí. Bạn không thể chọn sai một trong các tùy chọn này - chúng luôn phù hợp.
Hãy ghi nhớ, nếu bạn đang viết một người nào đó trong các lực lượng vũ trang, đó là phong tục trong quân đội để sử dụng miễn phí gần, "Rất tôn trọng" hoặc viết tắt của nó, "V / R."
Tránh quá bình thường trong đóng miễn phí của bạn
Bạn không gửi email cho bạn bè hoặc gửi lời cảm ơn tới người thân. Không sử dụng các ký hiệu thông thường như "Love", "Cheers", "Later", "Ciao" hoặc "Always". Các tùy chọn này không khớp với hình thức thư của bạn. Bạn muốn giữ cho giai điệu chuyên nghiệp của thư tín của bạn nhất quán, từ lời chào thông qua nội dung thông qua việc đăng xuất.
Cách định dạng đóng và bao gồm chữ ký của bạn
Luôn nhớ theo sát dấu phẩy, như trong ví dụ bên dưới. Tên đã nhập của bạn sẽ đi sau khi đóng miễn phí.
Nếu bạn đang gửi một lá thư sao chép cứng, hãy để lại bốn dòng khoảng cách giữa phần đóng và tên đã nhập của bạn. Khi bạn in ra bức thư, điều này sẽ cung cấp cho bạn nhiều không gian để ký tên của bạn bằng mực màu xanh hoặc đen giữa phần đóng miễn phí của bạn và tên được nhập của bạn.
Nếu bạn đang gửi email, hãy để lại một khoảng trống giữa phần đóng miễn phí và chữ ký của bạn.
Bạn có thể viết tiêu đề của mình bên dưới tên, cũng như điện thoại và địa chỉ email của bạn. Trong email, bạn có thể bao gồm phần chữ ký email có thông tin liên hệ.
Sau khi bạn hoàn thành viết một lá thư, tất nhiên, luôn luôn đọc lại nó cho lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu chấm câu.
Để tạo ấn tượng tốt, lá thư của bạn cần được xây dựng hoàn hảo.
Chữ ký email:
Trân trọng,
Tanisha Johnson
Quản lý bán hàng, ABC Industries
Chữ ký chữ in
Trân trọng,
(chữ ký)
FirstName LastName
Địa chỉ email
Điện thoại
Thêm hướng dẫn để viết một lá thư chính thức
Bạn vẫn không chắc chắn về những gì nên được bao gồm (hoặc không bao gồm) trong một bức thư chính thức? Từ định dạng thích hợp đến cách giải quyết thư, hãy tìm hiểu các mẹo và hướng dẫn để viết thư kinh doanh chính thức .
Đọc thêm: Cách định dạng thư kinh doanh | Ví dụ về thư chào mừng kinh doanh