Lựa chọn thay thế của nhà tuyển dụng để giám sát nhân viên trực tuyến là gì?
Vì hầu hết các nghiên cứu phụ thuộc vào dữ liệu tự báo cáo của nhân viên, mất năng suất này, kết hợp với các mối quan tâm mà người sử dụng lao động có cho nhân viên của họ đang lướt web tại nơi làm việc, khiến nhiều người sử dụng lao động theo dõi việc sử dụng internet của nhân viên.
Nhân viên cửa hàng, làm ngân hàng, truy cập các trang web thể thao, thanh toán hóa đơn, trò chuyện trên Facebook, tweet trên Twitter và hơn thế nữa.
Với hầu hết các nhân viên, đây là những hoạt động thường xuyên mà họ theo đuổi vào giờ nghỉ và ăn trưa. Nếu họ dành một vài phút thời gian làm việc, họ có thể bù đắp cho nó trả lời email sau khi bọn trẻ đi ngủ.
Nhưng, một tỷ lệ nhỏ nhân viên lạm dụng đặc quyền. Trong một công ty, một giám sát bất mãn đã dành 6-7 giờ mỗi ngày làm mọi thứ từ công việc tìm kiếm để tìm kiếm công thức nấu ăn và tải phiếu giảm giá.
Trong một thay đổi khác về vị trí của máy tính của một nhân viên, làm cho màn hình của nó không thể được thực hiện bởi bất kỳ ai ngoại trừ nhân viên, làm cho IT nghi ngờ. Họ thấy rằng nhân viên đã tải xuống và xem phim khiêu dâm. Vì vậy, đôi khi nỗi sợ hãi tồi tệ nhất của nhà tuyển dụng là hợp lý.
Trong ví dụ thứ hai này, không tìm hiểu về khiêu dâm, người sử dụng lao động sẽ bị đặt vào vị trí của một vụ kiện tiềm năng cho quấy rối tình dục hoặc một yêu sách môi trường làm việc thù địch . Cả hai sẽ không được chào đón, vì vậy người sử dụng lao động cho nhân viên đi.
Giám sát nhân viên của nhân viên Lướt web tại nơi làm việc
Các nhà tuyển dụng chặn quyền truy cập vào nhân viên lướt web tại nơi làm việc có liên quan đến nhân viên truy cập các trang web dành cho người lớn có nội dung khiêu dâm, lãng mạn hoặc khiêu dâm; trang web trò chơi; các trang web mạng xã hội; các trang web giải trí; trang web mua sắm / đấu giá; và các trang web thể thao.
Ngoài ra, một số công ty sử dụng các khối URL để ngăn nhân viên truy cập blog bên ngoài. Những người khác chặn quyền truy cập vào các trang web như Facebook tại nơi làm việc.
Tùy thuộc vào công ty, giám sát máy tính có nhiều hình thức: một số nhà tuyển dụng theo dõi nội dung, tổ hợp phím và thời gian dành cho bàn phím; một số cửa hàng và xem xét các tập tin máy tính; những người khác theo dõi blogosphere để xem những gì đang được viết về công ty của nhân viên, và những người khác theo dõi các trang mạng xã hội .
Trong số các công ty giám sát email, một số công ty sử dụng các công cụ công nghệ để tự động theo dõi email và những người khác chỉ định một nhân viên đọc và xem lại thủ công email.
Tại sao nhà tuyển dụng đang theo dõi nhân viên lướt web tại nơi làm việc
Người sử dụng lao động tin rằng việc giám sát nhân viên này là cần thiết cho năng suất lao động, lý do pháp lý, sự an toàn của thông tin công ty, và để ngăn chặn một môi trường quấy rối .
Theo Manny Avramidis, phó chủ tịch cấp cao về nguồn nhân lực toàn cầu cho AMA:
"Có những lý do chính tại sao các nhà tuyển dụng theo dõi hành vi Internet của nhân viên tại nơi làm việc, tùy thuộc vào tổ chức và nhân viên của nó. Năng suất lao động là quan trọng. không nhận ra tầm quan trọng đối với các đối thủ cạnh tranh của các mặt hàng như tính năng sản phẩm mới và biểu đồ tổ chức.
"Các trang web mạng nội bộ chia sẻ thông tin mà người sử dụng lao động không muốn người ngoài biết vì sự cạnh tranh và nhu cầu đánh bại đối thủ cạnh tranh với thị trường. Các công ty khác lo ngại về việc gian lận bảo mật dữ liệu, đảm bảo thông tin không bị đánh cắp.
"Một số công ty sẽ nói rằng vấn đề an toàn và năng suất là mối quan tâm chính của họ, có thể liên quan đến việc giám sát vị trí nhân viên qua GPS [vệ tinh định vị toàn cầu], máy quay video trong khu vực sản xuất và nhân viên bảo vệ để kiểm tra ID và nội dung của các mặt hàng được mang đến." các nhà tuyển dụng khác sẽ trích dẫn trách nhiệm tiềm năng bởi vì họ đã bị đốt cháy tại các tòa án. Hầu hết các tổ chức đều có một số vốn để theo dõi và nó khá rẻ để làm điều đó. Vì vậy, họ làm. "
Thêm mối quan tâm của nhà tuyển dụng về việc lướt web tại nơi làm việc
Ngoài mối quan tâm về các loại trang web mà nhân viên đang truy cập tại nơi làm việc vì những lý do này, một số mối quan ngại khác thúc đẩy người sử dụng lao động theo dõi nhân viên lướt web tại nơi làm việc.
Tranh tụng là một vấn đề nghiêm trọng đối với người sử dụng lao động Nancy Flynn, giám đốc điều hành của Viện ePolicy và tác giả cuốn Cẩm nang ePolicy , ấn bản lần 2 (AMACOM, 2008) và các sách liên quan đến internet khác.
Theo SHRM (truy cập 1-11-18 - bạn phải là thành viên), "Trong thời đại thông tin kỹ thuật số, quản lý kinh doanh, chuyên gia nhân sự, chuyên gia CNTT và chuyên gia pháp lý phải phối hợp chặt chẽ với nhau để xây dựng các chính sách và thủ tục liên quan đến hồ sơ việc làm Trong trường hợp kiện tụng liên quan đến việc làm, một tìm kiếm toàn diện có thể sẽ được thực hiện trong hồ sơ điện tử của chủ nhân.
"Dữ liệu điện tử bao gồm e-mail, trang web, tệp xử lý văn bản, cơ sở dữ liệu máy tính và bất kỳ thông tin nào khác được lưu trữ trên máy tính và tồn tại trong môi trường chỉ có thể đọc thông qua việc sử dụng máy tính. bỏ lại phía sau, chẳng hạn như khi người quản lý thêm hoặc xóa văn bản vào đánh giá hiệu suất, các công thức được sử dụng để tính toán bảng tính hoặc chỉnh sửa bản ghi nhớ và dữ liệu được lưu trữ không cố ý khác.
Tư vấn với tư vấn pháp lý về lưu trữ dữ liệu điện tử, lưu giữ và tiêu hủy đặc biệt quan trọng vì Quy tắc Dân sự Liên bang — Quy tắc 34 được sửa đổi cụ thể để giải quyết các quy tắc phát hiện về thông tin được lưu trữ điện tử.
Theo Avramidis:
"Ngày càng có nhiều người sử dụng lao động sử dụng máy tính của nhân viên dưới sự giám sát bởi vì công nghệ ngày càng rẻ hơn và rẻ hơn. Nó ngày càng trở nên quan trọng hơn ở Mỹ, nhân viên thực sự cần phải đọc và nhận thức được chính sách.
"Người sử dụng lao động nên thiết lập các chính sách rõ ràng với nhân viên về mối quan hệ công việc của họ. Một chính sách đóng vai trò như một rào cản. Ở Florida, chẳng hạn như việc đỗ xe cảnh sát bằng đường bộ vào ban đêm là điều bất tiện.
"Trường hợp người sử dụng lao động thường rơi ngắn là họ nói với nhân viên rằng họ sẽ được theo dõi nhưng họ không mô tả chính xác hành vi nào được mong đợi hoặc không dự kiến. Để giải thích chính xác kỳ vọng của họ về chính sách là quan trọng. định nghĩa về việc sử dụng internet và sử dụng email hợp lý và chấp nhận được hàng năm là như thế nào. "
Trong khi ngày càng nhiều tiểu bang và khu vực pháp lý yêu cầu người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên theo dõi điện tử, đa số chủ lao động đang làm tốt công việc cảnh báo nhân viên khi họ đang bị theo dõi.
Hầu hết các nhà tuyển dụng thông báo cho nhân viên rằng công ty đang giám sát nội dung, tổ hợp phím và thời gian dành cho bàn phím và hầu hết cho phép nhân viên biết rằng công ty đánh giá việc sử dụng máy tính của họ. Hầu hết cũng cảnh báo nhân viên giám sát email.
Bạn nên giám sát nhân viên?
Mặc dù sự gia tăng này, việc theo dõi thời gian của nhân viên và sử dụng trực tuyến là một tín hiệu không tin tưởng và không phù hợp với văn hóa hướng tới nhân viên liên quan đến nhân viên là tài sản chính của công ty.
Nếu ít hơn 1% nhân viên, theo một số báo cáo, lạm dụng ngày làm việc và sự tin tưởng của chủ nhân trực tuyến, tại sao làm cho 100% nhân viên cảm thấy không thoải mái và không tin cậy ? Vì vậy, việc thực hành giám sát điện tử nhân viên tại nơi làm việc có ưu và nhược điểm mạnh mẽ.
Giám sát điện tử của nhân viên tại nơi làm việc có thể mang lại kết quả có lợi cho người sử dụng lao động trong việc kiểm soát lạm dụng. Họ có thể bảo vệ lợi ích của chủ nhân trong một vụ kiện - hay không — tùy theo.
Nhưng, có những lý do mạnh mẽ tại sao một chủ nhân có thể không muốn sử dụng giám sát internet của nhân viên. Avramidis nói rằng quyết định này phụ thuộc vào công ty và môi trường làm việc mà chủ lao động muốn tạo ra :
"Tùy thuộc vào mức độ tự do cho phép trong một công ty hoặc loại người sử dụng lao động, giám sát điện tử của nhân viên có thể không được mong muốn. Các công ty sử dụng grads đại học mới, những người đã hoàn toàn mờ dòng, và đang trực tuyến cả ngày, là một ví dụ.
"Trên thực tế, 99 phần trăm dân số sẽ ổn mà không cần giám sát điện tử; ít hơn 1 phần trăm nhân viên đang gây ra thiệt hại cho phép tất cả những thứ xấu để người sử dụng lao vào."
Vào những ngày như Cyber Monday, Black Friday, giải vô địch NCAA và các sự kiện phổ biến khác , nhà tuyển dụng có thể bị cám dỗ để phản ứng quá mức với nhân viên mua sắm và xem trò chơi trực tuyến. Và, nhân viên có thể cảm thấy như thể họ cần lẻn và lừa gạt để thực hiện các hoạt động trên internet của họ. Tuy nhiên, một sự cân bằng lành mạnh mang lại lợi ích cho tất cả các bên.
Người sử dụng lao động có thể muốn suy nghĩ hai lần về việc phát triển và thực hiện các chính sách cấm tất cả việc sử dụng máy tính cá nhân trực tuyến trong ngày làm việc với các nhân viên vẫn trả lời email lúc 8 giờ tối vào ban đêm.
Nhân viên cũng phải thực hành sử dụng internet hợp lý để mua sắm cá nhân và những thứ tương tự tại nơi làm việc. Rất ít người sử dụng lao động sẽ quibble trong một vài phút để đặt hàng, nhưng rất xứng đáng đối tượng với một nhân viên so sánh giá trực tuyến cho một nửa ngày làm việc.
Nó sẽ cư xử cho nhân viên, để hiểu về internet, email và các chính sách và kỳ vọng của nhà tuyển dụng của họ. Hơn một nửa số người sử dụng lao động được khảo sát đã sa thải nhân viên vì lạm dụng email và Internet.
Các nhà tuyển dụng đã sa thải công nhân vì lạm dụng email đã làm như vậy vì những lý do sau: vi phạm chính sách của công ty; ngôn ngữ không thích hợp hoặc xúc phạm; sử dụng cá nhân quá mức; hoặc vi phạm các quy tắc bảo mật của công ty.
Biết chính sách của nhà tuyển dụng của bạn về internet và sử dụng email. Bởi vì tỷ lệ phần trăm người sử dụng lao động theo dõi hành vi máy tính đang tăng lên hàng năm, những gì bạn không biết hoặc chú ý đến có thể làm tổn thương đứng của bạn với chủ nhân của bạn.
Hầu hết các nhà tuyển dụng không quan tâm một số hoặc một lượng nhỏ sử dụng máy tính cho doanh nghiệp cá nhân tại nơi làm việc. Bạn cần biết cách chủ lao động của bạn định nghĩa một số.
Giải pháp thay thế cho giám sát nhân viên
Đó là một sự lựa chọn mà mọi công ty đều phải thực hiện. Và ngày càng có nhiều công ty lựa chọn giám sát nhân viên và sử dụng trực tuyến của họ. Tôi không khuyên bạn nên theo dõi internet của nhân viên. Tôi khuyên bạn nên thực hiện các hành động sau để tạo môi trường tổ chức trong đó nhân viên không lạm dụng niềm tin của chủ nhân của họ.
- Xây dựng một chính sách email và internet vững chắc cung cấp cho nhân viên những kỳ vọng rõ ràng về lập trường của chủ nhân về thời gian cá nhân trực tuyến tại nơi làm việc. Chính sách này có thể ngăn cấm một số hoạt động và lượt truy cập trang web nhất định mà không làm cho nhân viên cảm thấy tội phạm. Chính sách có thể nhấn mạnh trách nhiệm, đức tin và sự tin tưởng.
- Truyền đạt chính sách sử dụng nhiều ví dụ để nhân viên không bị nhầm lẫn về yêu cầu của họ. Liên tục truyền đạt kỳ vọng của bạn và giải quyết các nhân viên tận dụng thời gian của chủ nhân riêng của họ. Nếu năng suất hoặc đóng góp của nhân viên bị trượt, hãy liên lạc với nhân viên để xác định xem việc sử dụng trực tuyến có ảnh hưởng đến hiệu suất hay không. Sử dụng kỷ luật tiến bộ với nhân viên liên tục vi phạm kỳ vọng và niềm tin của bạn.
- Đào tạo các nhà quản lý và giám sát của bạn về cách thiết lập và duy trì các kỳ vọng và chính sách của nơi làm việc của bạn. Đào tạo họ để nhận ra khi một nhân viên có thể lạm dụng thời gian hoặc trang web trên Internet tại nơi làm việc. Nhân viên CNTT, trong ví dụ trên, đã được hướng dẫn và đào tạo rõ ràng về những gì cần xem trong các trường hợp có thể bị lạm dụng internet. Thay vì theo dõi tất cả hoạt động của nhân viên trực tuyến, họ theo dõi có chọn lọc khi họ nghĩ rằng một vấn đề tiềm năng có thể tồn tại.
- Phát triển và duy trì một nền văn hóa tin cậy . Phát triển một môi trường mà nhân viên tự giám sát thời gian trực tuyến cá nhân tại nơi làm việc là cách tiếp cận hiệu quả nhất. Đối phó với nhân viên vượt quá giới hạn theo từng trường hợp. Đừng gánh nặng phần lớn lao động chăm chỉ của bạn với những chính sách quá nặng nề vì những hành động của một vài người. Loại bỏ số ít.
Việc lạm dụng thời gian trực tuyến diễn ra tại nơi làm việc. Tuy nhiên, giám sát internet của nhân viên là một phản ứng quá mức đối với các hoạt động của một tỷ lệ nhỏ nhân viên. Nó góp phần vào một môi trường mà nhân viên cảm thấy không tin cậy. Nó khuyến khích hành vi lén lút trên một phần của nhân viên.
Nó làm cho nhân viên lãng phí năng lượng lo lắng về việc họ đang làm gì hay không, và nó khuyến khích 9 đến 5 tâm lý. Một nhà tuyển dụng lựa chọn tìm các giải pháp thay thế để theo dõi internet của nhân viên.