Như với tất cả các tệp của nhân viên, giới hạn quyền truy cập ngoại trừ những người cần biết
Các biên chế tập tin cho phép nhân viên kế toán để trả cho nhân viên mà không cần truy cập thông tin bí mật của nhân viên. Nhân viên kế toán có thể giữ hồ sơ biên chế, nơi nó có ý nghĩa để trả tiền cho nhân viên.
Trong trường hợp biên chế và kế toán được khoán ngoài, đây là một thực hành được khuyến nghị nhiều hơn cho hồ sơ biên chế của nhân viên.
Các tập tin biên chế giới hạn khả năng tiếp cận thông tin nhân viên bí mật. Hồ sơ biên chế của nhân viên cho phép nhân viên kế toán và tài chính có thông tin họ cần để trả lương cho nhân viên ở một vị trí thuận tiện. Vị trí phải an toàn và không thể tiếp cận với bất kỳ nhân viên nào khác.
Bạn cần phải gây ấn tượng với nhân viên kế toán thực tế là các thông tin trong các tập tin biên chế là bí mật và không nên được chia sẻ mà không có sự cho phép và signoff từ nhân viên nhân sự. Nhân viên kế toán cũng không nên chia sẻ bất kỳ thông tin nào về việc nhân viên tăng lương, khuyến mãi, tiền thưởng và bất kỳ thông tin nào khác được giữ bí mật về nhân viên.
Nhân sự không cần theo dõi quyền truy cập của tài khoản vào các tập tin biên chế của nhân viên. Như được khuyến nghị cho các tệp nhân viên có liên quan như nhân viên và các tệp y tế, bạn nên hạn chế quyền truy cập vào tệp bảng lương.
Chỉ những người cần có thông tin để thực hiện công việc của họ mới thấy được nội dung.
Nội dung của hồ sơ nhân viên
Đây là một danh sách được đề xuất, nhưng không hoàn toàn toàn diện, là danh sách những gì thuộc về một bảng lương của nhân viên.
- Thư mời cung cấp có chữ ký của người quản lý tuyển dụng, Nhân sự và nhân viên
- Ủy quyền thanh toán có chữ ký của Nhân sự và người quản lý tuyển dụng khi hợp đồng của nhân viên tồn tại
- Mẫu W-4
- Giấy tờ và ủy quyền liên quan đến bất kỳ lợi ích của nhân viên nào liên quan đến việc khấu trừ biên chế
- Biểu mẫu ủy quyền ký gửi trực tiếp
- Biểu mẫu kế toán thời gian lương
- Bảng thời gian hàng tuần hàng giờ
- Bản ghi đồng hồ thời gian, được sử dụng
- Hồ sơ tham dự
- Các yêu cầu hoàn trả chi phí bao gồm tài liệu và biên lai cho việc đi lại và các chi phí được ủy quyền khác
- Hình thức hoàn trả học phí và biên nhận thanh toán, sách, v.v.
- Thanh toán trước các mẫu yêu cầu
- Tài liệu cho vay của công ty và lịch thanh toán
- Đơn đặt hàng và hồ sơ
- Ủy quyền tiết lộ thông tin cá nhân
- Giấy tờ liên quan đến việc tăng lương của từng nhân viên
- Thủ tục giấy tờ liên quan đến bất kỳ phần thưởng , chia sẻ lợi nhuận hoặc giải thưởng công nhận nào
- Mẫu W-2
- Ủy quyền cho bất kỳ hành động biên chế nào khác mà công ty của bạn cho phép
Còn được gọi là tệp nhân viên , hồ sơ nhân viên , tệp nguồn nhân lực, tài liệu
Susan Heathfield cố gắng hết sức để cung cấp tư vấn quản lý nguồn nhân lực, nhà tuyển dụng và tư vấn chính xác, phổ biến, hợp lý trên trang web này, nhưng cô không phải là luật sư. Nội dung trên trang web không được hiểu là lời khuyên pháp lý. Trang web có đối tượng trên khắp thế giới và luật và quy định về việc làm khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia, vì vậy các bài viết không thể dứt khoát trên tất cả chúng cho nơi làm việc của bạn.
Khi nghi ngờ, luôn luôn tìm kiếm tư vấn pháp lý. Thông tin trên trang web chỉ được cung cấp để được hướng dẫn.