Xem mẫu tài liệu chính xác và không chính xác về nguồn nhân lực
Tài liệu Giới thiệu về Hồ sơ tuyển dụng
Tài liệu là một hồ sơ bằng văn bản về hành động, thảo luận, sự cố của huấn luyện viên , chứng kiến hành vi vi phạm chính sách, xử lý kỷ luật, đóng góp tích cực, khen thưởng và công nhận, điều tra, không hoàn thành yêu cầu và mục tiêu, đánh giá hiệu suất và hơn thế nữa.
Tài liệu cho phép chủ nhân hoặc nhân viên lưu giữ hồ sơ bằng văn bản về các diễn biến và thảo luận xảy ra xung quanh một sự kiện cụ thể. Tài liệu về mối quan hệ lao động cung cấp một hồ sơ bằng văn bản có thể cần thiết để hỗ trợ các hành động như khuyến khích nhân viên, tăng lương của nhân viên và hành động kỷ luật bao gồm chấm dứt việc làm .
Tài liệu về nhân viên nói chung là cả tích cực và tiêu cực, khi cần thiết. Đó là thực tế và không phán xét. Nó mô tả các sự kiện khi chúng xảy ra không phải là ý kiến và suy nghĩ của người quan sát về sự kiện này. Tài liệu này cũng mô tả các hành động được thực hiện trong các trường hợp đáng chú ý như khi bạn cung cấp sự công nhận chính thức của nhân viên hoặc thực hiện hành động kỷ luật.
Hãy nhớ rằng bạn cần phải tạo tài liệu càng gần khi sự việc xảy ra càng tốt để tài liệu hướng dẫn kịp thời, chi tiết và chính xác.
Trong một thủ tục pháp lý, tài liệu về hiệu suất trong quá khứ của nhân viên thường rất quan trọng đối với kết quả mà người sử dụng lao động trải nghiệm từ sự kiện này.
Đưa ra một hình ảnh công bằng về hiệu suất của nhân viên mà không tập trung hoàn toàn vào diễn biến tiêu cực là mục tiêu.
Các loại tài liệu
Các chính sách, thủ tục, sổ tay nhân viên và kế hoạch phát triển hiệu suất cũng là hình thức tài liệu ghi lại các yêu cầu của nhân viên và yêu cầu nơi làm việc để duy trì trật tự công bằng, trật tự, trong đó nhân viên biết những gì được mong đợi từ họ.
Tài liệu cũng là hồ sơ bằng văn bản về các tuyên bố của bị cáo, người tố cáo, và nhân chứng cho các sự kiện làm việc thù địch liên quan đến hành vi sai trái của nhân viên như quấy rối tình dục .
Tài liệu có thể chính thức và được giữ lại trong hồ sơ nhân sự của nhân viên . Nhân viên dự kiến ký vào tài liệu này để xác nhận rằng họ đã nhận được một bản sao và đã xem xét nội dung. (Chữ ký không biểu thị thỏa thuận với các tuyên bố trong tài liệu.)
Tài liệu này cũng bao gồm các hồ sơ vĩnh viễn như đơn xin việc làm đã ký, các tài liệu tham khảo về việc làm , các tài liệu ứng dụng như hồ sơ và thư xin việc, và kiểm tra lý lịch. Ngoài hồ sơ nhân viên của nhân viên, tài liệu như mẫu I-9 xác minh tính đủ điều kiện của nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ cũng được duy trì, cũng như hồ sơ y tế, hồ sơ FMLA , v.v.
Tài liệu cũng có thể không chính thức như trong hồ sơ của người quản lý về các cuộc thảo luận của họ với một nhân viên trong suốt một năm. Điều quan trọng là người quản lý duy trì tài liệu này trên tất cả các nhân viên báo cáo của họ; không nên chọn nhân viên nào vì hiệu suất. (Điều này có thể được hiểu là phân biệt đối xử vào một ngày sau đó.)
Sử dụng tài liệu
Tài liệu về các sự cố quan trọng, dù là tích cực hay tiêu cực, cũng được khuyến khích để các nhà quản lý có hồ sơ về hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian.
Tài liệu được sử dụng theo các cách khác trong các tổ chức. Chúng có thể bao gồm các thủ tục, hướng dẫn công việc và hướng dẫn phần mềm máy tính, để đặt tên một vài, nhưng với mục đích của chức năng Nhân sự, đây là những cách sử dụng phổ biến của tài liệu. Và, đây là những hướng dẫn về cách viết tài liệu một cách thích hợp .
Hiệu suất tài liệu mẫu
Tài liệu về hiệu suất của nhân viên sẽ cho phép bạn kỷ luật , chấm dứt hoặc quảng bá khá, khen thưởng và công nhận nhân viên. Nếu không có tài liệu, làm cho một trường hợp cho bất kỳ hành động này là khó khăn - và có khả năng nguy hiểm cho người sử dụng lao động.
Người sử dụng lao động phải tránh bất kỳ cáo buộc tiềm năng nào về việc đối xử phân biệt đối xử với nhân viên .
Tính hợp pháp sang một bên, các nhà tuyển dụng tốt muốn tạo ra một môi trường làm việc công bằng, nhất quán và hỗ trợ các mục tiêu của nhân viên và các kế hoạch nghề nghiệp.
Môi trường này được hỗ trợ bởi tài liệu chuyên môn của người quản lý về hiệu suất của nhân viên — cả hành vi tán dương và hành động cần sửa chữa hoặc cải thiện. Trước đó, cách viết tài liệu được thảo luận chi tiết. Những mẫu này cung cấp cho bạn nhiều ví dụ về tài liệu thích hợp hơn.
Tài liệu mẫu
Sai :
Mark thường trễ làm việc. Mark nhớ quá nhiều công việc.
Quyền :
Ngày 1 tháng 4: Đánh dấu bị ốm và bỏ lỡ 8 giờ làm việc.
4 tháng 4: Mark đến nơi làm việc lúc 10 giờ sáng, trễ hai giờ so với thời gian bắt đầu đã lên lịch của anh ấy.
Ngày 6 tháng 4: Đánh dấu lịch hẹn của bác sĩ và sau đó, ở nhà để lắp đặt lò mới.
12 tháng 4: Đánh dấu bị ốm và bỏ lỡ 8 giờ làm việc.
Sai :
Mary không đáng tin cậy. Cô hầu như không bao giờ làm những gì cô cam kết làm.
Quyền :
Ngày 2 tháng 5: Mary hứa dự thảo đề xuất sản phẩm đầu tiên sẽ có sẵn để xem xét tại cuộc họp hàng tuần hiện nay. Mary đã không tạo ra một tài liệu dự thảo như mong đợi. Nói rằng cô đã quá bận rộn và những người mà cô cần giúp đỡ đã không trở lại với cô.
Người quản lý trả lời: Bạn cần trợ giúp gì? Thông tin? Ai đã không lấy lại cho bạn và bạn cần gì từ họ?
Carl và Michael cần cập nhật Mary về sự tiến bộ của họ.
Điều gì khiến bạn bận rộn đến nỗi bạn không có thời gian để theo dõi cam kết của mình? Làm cho quá nhiều cam kết với số giờ giới hạn để hoàn thành chúng.
Tôi có thể làm gì để giúp bạn?
Khi nào bạn sẽ tạo tài liệu dự thảo có sẵn để xem xét?
Những mẫu này cung cấp tổng quan về tài liệu hiệu quả trông như thế nào so với tài liệu được viết không chính xác. Thực hiện theo lời khuyên này để có hiệu quả và hợp pháp hóa các chính sách, hiệu suất và sự kiện tại nơi làm việc của bạn.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.