Nhà tuyển dụng thông minh duy trì 4 tệp khác nhau cho hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân sự của hồ sơ nhân viên
Một hồ sơ nhân sự được duy trì cho mỗi nhân viên. Những hồ sơ nhân sự này chứa các tài liệu mật và được quản lý và duy trì bởi đội ngũ Nhân sự.
Các tệp nhân sự là hồ sơ nhân viên chính được sử dụng bởi người sử dụng lao động, nhân viên và người quản lý của nhân viên, ở một số công ty.
Ở những người khác — và đây là cách tiếp cận được khuyến nghị — quyền truy cập vào tệp nhân viên của nhân viên bị hạn chế đối với nhân sự và nhân viên dưới sự giám sát.
Các tài liệu điển hình trong hồ sơ nhân sự bao gồm đơn xin việc làm , mẫu liên lạc khẩn cấp gia đình, hồ sơ hành động kỷ luật, hồ sơ, nhân viên nhận sổ tay nhân viên ký tắt, người chủ sẽ đăng xuất, đánh giá định kỳ, đánh giá công việc hoặc thực hiện kế hoạch phát triển, chứng chỉ đào tạo và bằng chứng hiện diện, và thông tin liên hệ cá nhân hiện tại về mỗi nhân viên.
Không phải tất cả các tệp nhân sự đều chứa cùng một tài liệu nhưng mỗi tệp nhân sự có một số tài liệu giống nhau. Tài liệu về hiệu suất của nhân viên không thuộc về hồ sơ nhân sự trừ khi nó đảm bảo hành động kỷ luật, một giải thưởng, hoặc một số dấu hiệu khác về thành tích xuất sắc.
Các ghi chú hiệu suất hàng ngày như vậy thuộc về tệp mà người quản lý theo dõi hiệu suất, mục tiêu và đóng góp của nhân viên của họ.
Hồ sơ biên chế hồ sơ nhân viên
Các tập tin biên chế cũng duy trì hồ sơ nhân viên. Các tập tin biên chế có chứa một lịch sử về công việc của nhân viên, các phòng ban, thay đổi đền bù, trang trí, các khoản vay và các thông tin khác cần thiết để trả lương cho nhân viên và giữ một bản sao lịch sử bồi thường của nhân viên.
Hồ sơ lương cũng sẽ chứa lịch sử của các hình thức của chính phủ như các tài liệu khấu trừ bảo mật xã hội W-2, W-4 và an sinh xã hội do nhân viên điền. Tập tin cũng sẽ chứa thông tin về quyền lợi của nhân viên và cho phép rút tiền từ tiền lương của nhân viên.
Hồ sơ y tế của hồ sơ nhân viên
Hồ sơ y tế của nhân viên cũng được duy trì bởi chủ nhân. Hồ sơ nhân viên trong hồ sơ y tế không có sẵn cho bất kỳ ai ngoại trừ nhân viên được chỉ định Nhân sự và nhân viên có hồ sơ được giữ lại trong hồ sơ. Các hồ sơ y tế chứa các ghi chú của bác sĩ, giấy tờ đơn xin FMLA, thông tin kiểm tra thuốc, thông tin vật lý cần thiết và các tài liệu khác liên quan đến sức khỏe y tế của nhân viên hoặc gia đình.
Hồ sơ y tế, vì tính bảo mật của hồ sơ nhân viên, nhận được mức độ bảo mật và bảo mật cao nhất. Chúng tôi khuyến cáo rằng các tập tin y tế nên được giữ trong ngăn kéo tập tin bị khóa được khóa trong một căn phòng mà không thể truy cập cho nhân viên khác ngoài nhân viên được chỉ định nhân sự.
I-9 Hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên nhà I-9 tập tin được duy trì cho tất cả nhân viên trong một tệp riêng biệt với hồ sơ của nhân viên khác.
Hãng sở giữ hồ sơ nhân viên này riêng biệt với hồ sơ nhân viên khác để duy trì tính bảo mật của nhân viên từ các quan chức chính phủ và các thực thể khác được ủy quyền xem xét các nhân viên I-9 .
Việc giữ I-9 ở một vị trí riêng biệt sẽ đảm bảo rằng nếu bạn được chọn để đánh giá hồ sơ I-9 của Liên bang, nhân viên chính phủ sẽ không có quyền truy cập vào bất kỳ hồ sơ nào khác về nhân viên hoặc công việc của bạn với tổ chức của bạn ngoại trừ thực tế Mẫu I-9. Các điều tra này đang tăng lên mỗi năm để đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã điền đúng mẫu I-9 hoặc bạn có thể bị phạt tiền và có thể bị tù.
Truy cập vào hồ sơ nhân viên của nhân viên
Nhân viên có thể xem hồ sơ nhân viên của họ bằng cách liên hệ với nhân viên Nhân sự trong giờ làm việc bình thường.
Không nhân viên nào có thể thay đổi hoặc loại bỏ bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ của mình mà phải được xem khi có nhân viên nhân sự.
Bạn cần phải có một nhân viên nhân viên ghi lại chính sách xem trong sổ tay nhân viên của bạn và làm theo nó bừa bãi đối với các yêu cầu của nhân viên để xem các tập tin của họ.
Nếu một nhân viên gửi yêu cầu bằng văn bản cho một bản sao hồ sơ nhân sự của họ sau khi họ nghỉ việc, bạn phải gửi cho họ một bản sao.
Thỉnh thoảng, bạn sẽ gặp một nhân viên nghi ngờ về loại hồ sơ nhân viên nào được bộ phận Nhân sự của họ giữ lại. Đây là những nhân viên có nhiều khả năng yêu cầu một bản sao của các tập tin nhân viên của họ. Một lần nữa, không phân biệt đối xử , hãy tạo một bản sao của tập tin và gửi nó. (Bạn có thể sẽ nhận được phản hồi rằng nhân viên đã rất ngạc nhiên bởi tài liệu mà nhân viên nhân sự vẫn giữ được ít).
Ở một số khu vực pháp lý, việc tính phí nhân viên cho chi phí nhân bản và gửi tệp là hợp pháp.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý , hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.