Chọn Nhóm lựa chọn hệ thống theo dõi người đăng ký và các yêu cầu
Ở đây bạn sẽ tìm thấy các khu vực quan trọng để điều tra, câu hỏi để hỏi và phản hồi để phân tích trong quá trình đánh giá hệ thống theo dõi người nộp đơn. Thông tin này sẽ hướng dẫn công ty của bạn tìm kiếm hệ thống theo dõi người nộp đơn phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Xác định hệ thống theo dõi người nộp đơn
Một công ty phải tự tổ chức nội bộ trước khi bắt đầu bất kỳ quá trình đánh giá hệ thống theo dõi người đăng ký nào. Khi chuẩn bị để đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn, điều quan trọng là phải hình thành sự cộng tác của các bên liên quan và đưa ra những quyết định thời gian để đưa ra quyết định sáng suốt.
Ủy ban lựa chọn của bạn nên được chuẩn bị để đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của từng nhà cung cấp hệ thống theo dõi người đăng ký. Ủy ban lựa chọn nên bao gồm các thành viên này.
- Lựa chọn điều hành: Đây thường là Phó chủ tịch cấp cao (SVP) hoặc Phó Chủ tịch (VP) Nhân sự, người có thể trao quyền cho các thành viên ủy ban khác với một chỉ thị và tầm nhìn rõ ràng. Người đó cũng nên có khả năng giải thích lựa chọn của nhà cung cấp về lợi tức đầu tư (ROI) cho các đối tác của mình.
- Quản lý lựa chọn: Người này phải có sự hiểu biết đầy đủ về quy trình tuyển dụng và các điểm đau của công ty để tạo các chiến thuật tìm kiếm và lựa chọn phù hợp.
- Thành viên Ủy ban: Để đảm bảo giọng nói của người dùng được thể hiện và việc chấp nhận thành công giải pháp đã chọn sẽ xảy ra.
- Ủy viên đóng góp: Đây là các thành viên từ các phòng ban khác cung cấp đầu vào bổ sung cho quá trình lựa chọn hệ thống theo dõi người nộp đơn. Những người có chuyên môn tài chính có thể cung cấp đầu vào về sự ổn định tài chính của các nhà cung cấp hoặc so sánh tổng chi phí của từng hệ thống theo dõi người nộp đơn liên quan đến ngân sách dự án. Những người đóng góp CNTT có thể giáo dục các thành viên ủy ban về khả năng kỹ thuật của các hệ thống theo dõi người nộp đơn của nhà cung cấp và giúp so sánh từng giải pháp với hệ thống hiện tại của bạn.
Thành viên ủy ban nên là những người có thể nhận ra giá trị của các công cụ công nghệ, tối ưu hóa quy trình và dịch vụ khách hàng vì nó liên quan đến tầm nhìn của công ty bạn về quản lý tài năng .
Ghi lại quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn
Sau khi bạn đã lắp ráp ủy ban lựa chọn hệ thống theo dõi người đăng ký, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là tạo tài liệu theo dõi quá trình yêu cầu nhân viên, quy trình tuyển dụng của bạn và vai trò của người quản lý tuyển dụng, người tuyển dụng và ứng cử viên để hoàn thành việc thuê . Sau đó, ủy ban của bạn nên thảo luận tại sao mỗi bước là cần thiết và những gì sẽ xảy ra nếu nó đã được loại bỏ.
Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng của bạn và đảm bảo từng bước thực sự bổ sung giá trị và giúp bạn tạo ra những người thuê chất lượng. Điều này sẽ cho phép ủy ban của bạn so sánh nhu cầu của quá trình tuyển dụng của bạn với khả năng của từng hệ thống theo dõi người nộp đơn. Đánh giá này là cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu về các phương pháp hay nhất về tuyển dụng và xem xét và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn.
Xác định các yêu cầu cho hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn
Bây giờ bạn đã xác định rõ ràng quy trình tuyển dụng của công ty bạn, ủy ban của bạn được chuẩn bị đầy đủ để xác định các yêu cầu của công ty bạn cho một hệ thống theo dõi người nộp đơn. Lưu ý rằng bạn muốn có câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau:
- Tại sao bạn mua hệ thống theo dõi người nộp đơn này?
- Quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn có phù hợp với mục tiêu công ty của bạn không?
Việc lưu ý những câu hỏi này sẽ giúp ủy ban của bạn tạo ra một trường hợp mạnh mẽ để mua giải pháp theo dõi người nộp đơn. Để hệ thống theo dõi người nộp đơn bạn chọn có kết nối mạnh mẽ với ROI, ủy ban của bạn phải tạo ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn muốn trong hệ thống theo dõi người nộp đơn.
Hệ thống theo dõi người đăng ký của bạn nên xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữa nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng, hợp lý hóa quá trình tạo và phê duyệt yêu cầu của bạn và cải thiện chất lượng tuyển dụng của bạn. Hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn nên sắp xếp các nỗ lực tuyển dụng của các chuyên gia Nhân sự thông qua tự động hóa, tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Đây là thời điểm hoàn hảo để giải quyết những thách thức chung về nhân sự, chẳng hạn như:
- Số lượng hồ sơ cao không có cách thức chấp nhận, xem xét và quản lý hiệu quả.
- Khối lượng cơ hội việc làm cao với giao tiếp nội bộ cồng kềnh.
- Không thể truy cập thông tin một cách nhanh chóng và báo cáo về tất cả các số liệu tuyển dụng.
- Mất người đăng ký đủ điều kiện do lưu trữ hồ sơ không khả dụng.
- Sao chép các nỗ lực tuyển dụng giữa các văn phòng chi nhánh và các bộ phận khác nhau tại địa phương hoặc ở nước ngoài.
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ CNTT quá mức với công nghệ phát triển trong nước.
- Theo dõi dữ liệu tuân thủ EEO-OFCCP không hiệu quả.
- Đấu tranh để có được sự chú ý thích hợp từ CNTT để nâng cấp công nghệ và cải tiến.
Ngoài ra, hãy tận dụng cơ hội này để xem xét giá trị của các cải tiến từ các quy trình và công nghệ mới như:
- tránh sử dụng các mô-đun khác nhau,
- cải thiện giao tiếp và
- giải quyết các vấn đề toàn cầu.
Để giữ cho điều này có thể quản lý, bạn cần phải xác định "những điều cần thiết" cần thiết để loại bỏ các nhà cung cấp không đủ điều kiện. Ví dụ, như một yếu tố cơ bản, ủy ban của bạn có thể quyết định rằng bạn sẽ chỉ xem xét các nhà cung cấp cung cấp một giải pháp dựa trên Web trái ngược với hệ thống được cài đặt, vì giải pháp lưu trữ loại bỏ mọi gánh nặng cho nhóm CNTT của bạn.
Xác định các yêu cầu cho hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn
Việc xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng sẽ kết nối các ưu tiên của bạn với các yêu cầu của bạn. Điều bắt buộc là ủy ban của bạn phải tập trung vào các yêu cầu hệ thống ban đầu của nó. Ủy ban phải tránh bị phân tâm bởi các yếu tố hệ thống không tuân thủ các ưu tiên của công ty bạn. Bạn đã công nhận các mục tiêu kinh doanh quan trọng và các yêu cầu quan trọng cần xem xét khi hình thành các mục tiêu của riêng bạn.
Các yêu cầu quan trọng cần xem xét trong hệ thống theo dõi người nộp đơn
- Quy trình hiệu quả: tập trung hóa một quy trình có thể cải thiện nhiều nhiệm vụ bao gồm, nhưng không giới hạn, yêu cầu công việc, theo dõi, quản lý các chương trình giới thiệu và chuyển giao nhân viên.
- Cho phép ứng cử viên nhanh chóng và dễ dàng áp dụng cho tổ chức của bạn để kiếm tiền và thuê theo giờ mà không phải trải qua nhiều trang câu hỏi.
- Có thể tạo điều kiện tuyển dụng số lượng lớn trong khi vẫn tiết kiệm chi phí.
- Một giải pháp có thể định cấu hình cao, có thể định cấu hình có thể định cấu hình cho quy trình quản lý tuyển dụng độc đáo của chúng tôi và có khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của chúng tôi khi tổ chức của chúng tôi phát triển hoặc các quy trình của chúng tôi thay đổi.
- Khả năng báo cáo được cải thiện: nhiều tổ chức được thử thách với việc xác định tổng chi tiêu của họ trên các nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng và so sánh các số liệu. Phối hợp thông qua một nguồn duy nhất sẽ cho phép báo cáo tập trung chính xác.
- Cho phép các nhà tuyển dụng tìm kiếm cơ sở dữ liệu trên tất cả thông tin và theo các thông số cụ thể.
- Bao gồm Trung tâm báo cáo cho phép người dùng chạy báo cáo đặc biệt và lưu tiêu chí để sử dụng trong tương lai, cũng như chạy báo cáo chuẩn ngành, bao gồm chi phí mỗi lần thuê, thời gian để lấp đầy, hiệu quả nguồn và hơn thế nữa.
Xây dựng nhận dạng thương hiệu và nhận thức
- Tạo kết nối giữa người nộp đơn và trải nghiệm việc làm tích cực sẽ tạo ra sự công nhận thương hiệu. Một thương hiệu mạnh có thể tạo ra niềm tin sẽ thúc đẩy lưu lượng truy cập của ứng viên và tăng cường hồ bơi tài năng của bạn.
- Các trang web của Trung tâm Hướng nghiệp có thương hiệu có thể truy cập được thông qua trang web của công ty bạn.
- Cho phép các nhà tuyển dụng dễ dàng đăng thông tin nghề nghiệp lên trang web của công ty.
- Cung cấp khả năng đa ngôn ngữ để hỗ trợ toàn cầu.
- Tuân thủ EEO / AAP.
- Khả năng duy trì một thước đo chính xác về thông tin như vậy sẽ tiếp tục tuân thủ các quy định của liên bang và tránh bất kỳ hành động pháp lý nào đối với tổ chức. Nó cũng sẽ giúp thiết lập chất lượng ứng viên.
- Có khả năng chụp, theo dõi và báo cáo dữ liệu EEO tự nguyện, trong khi vẫn tuân thủ các nguyên tắc được quy định bởi EEO / OFCCP.
- Có khả năng ứng viên trước sàng lọc với các câu hỏi loại trừ để chỉ ra những người đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản cho vị trí này.
- Cải thiện thông tin liên lạc.
- Thiết lập một môi trường có hiệu quả thông báo, sẽ thống nhất tất cả người dùng và sắp xếp hợp lý các hoạt động của tổ chức.
- Bao gồm một Trung tâm giao tiếp để tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhà tuyển dụng, tuyển dụng người quản lý và ứng cử viên. Đồng thời cho phép người dùng lên lịch hẹn, ghi chú và phản hồi phỏng vấn, gửi tin nhắn hàng loạt và tự động trả lời người nộp đơn khi nhận hồ sơ.
Hỗ trợ khách hàng cho hệ thống theo dõi người nộp đơn
- Việc chấp nhận người dùng đầy đủ tùy thuộc vào mức hỗ trợ khách hàng do nhà cung cấp cung cấp trong và sau khi triển khai.
- Nhóm hỗ trợ sẵn sàng sẵn sàng, chuyên về quản lý các vấn đề của công ty và người dùng trong khi sử dụng các phương pháp hay nhất trong ngành.
- Mức hỗ trợ cao nhất có sẵn miễn phí cho công ty của bạn.
Hệ thống theo dõi người bán hàng
Chúng tôi đề nghị bạn yêu cầu Yêu cầu Đề xuất (RFP) từ các nhà cung cấp tiềm năng mà ủy ban của bạn đã quyết định xem xét. Đây là cơ hội của bạn để làm rõ về bất kỳ chủ đề nào để giúp ủy ban của bạn xác định liệu phần mềm theo dõi người nộp đơn có thể thực hiện công việc được yêu cầu không. Ủy ban của bạn nên xem xét các vấn đề chính sau đây để đưa ra một RFP hiệu quả:
- Hệ thống có hỗ trợ các mối quan tâm chính của ủy ban của bạn không? Điều này liên quan đến phần trước của quá trình đánh giá; bạn phải biết quá trình của bạn hoàn toàn trước khi bạn có thể xác định những tính năng bạn cần. Ủy ban của bạn không thể bị phân tâm bởi các giải pháp có thể cung cấp các chức năng không phải là ưu tiên chính của bạn. Mặc dù chúng có vẻ hấp dẫn nhưng nhiều tính năng và chức năng hào nhoáng sẽ không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho tổ chức của bạn nếu chúng không được người dùng của bạn chấp nhận.
- Nhà cung cấp có cài đặt hệ thống trong một tổ chức khác có kích thước tương tự không?
- Ủy ban của bạn nên có quyền truy cập vào các tài liệu tham khảo có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các vấn đề như sự hài lòng của khách hàng và theo dõi, quy trình triển khai và phí ẩn. Hãy nhớ rằng, các tính năng không có giá trị nếu không có sự chấp nhận người dùng mạnh mẽ.
- Quá trình thực hiện đòi hỏi những gì? Có tỷ lệ chấp nhận thành công bắt đầu với việc triển khai đúng. Bạn muốn đảm bảo rằng nhà cung cấp mà bạn đã chọn không rời khỏi người dùng của bạn mà không cần đào tạo thích hợp và hỗ trợ liên tục. Việc thực hiện nên tập trung vào quá trình tuyển dụng của tổ chức của bạn, không học cách để phù hợp với hệ thống của họ.
Bạn không bao giờ nên có cảm giác rằng chương trình thực hiện của bạn sẽ để lại cho bạn cảm giác bị mất và không chắc chắn về khả năng của nhà cung cấp. Trong quá trình đánh giá, ủy ban của bạn nên có ấn tượng rằng, dựa trên các ưu tiên và mục tiêu kinh doanh của bộ, việc triển khai của bạn sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự hợp tác lâu dài với nhà cung cấp hệ thống theo dõi người đăng ký của bạn. Hãy nhớ rằng việc chấp nhận người dùng cao đối với hệ thống theo dõi người nộp đơn sẽ tạo ra ROI cao hơn.
Thông tin thêm về hệ thống theo dõi người bán hàng
- Tầm nhìn và chiến lược tăng trưởng của nhà cung cấp là gì? Các nhà cung cấp phải chứng minh sự lãnh đạo và tầm nhìn xa như một nhà lãnh đạo thị trường. Để trình bày một giải pháp toàn diện, nhà cung cấp nên cân nhắc các nhu cầu cụ thể của bạn và chuẩn bị cho sự thay đổi và tăng trưởng trong tương lai.
- Xác định xem giải pháp này có góp phần vào toàn bộ kế hoạch kinh doanh của bạn không? Cuối cùng, Executive Selection có thể sẽ cần hiển thị ROI dự kiến để tạo ra một trường hợp mạnh mẽ cho giải pháp.
Executive Selection phải tìm kiếm các khoản tiết kiệm cho những thứ như quảng cáo tuyển dụng, giá trị nhân viên của việc sử dụng các công ty tìm kiếm và tối ưu hóa quy trình do nhà cung cấp cung cấp. Công ty cũng nên tiết kiệm chi phí cho nhân viên và chất lượng ứng cử viên. Nó có thể được áp đảo để tạo ra một tài liệu đầy đủ chi tiết của các thắc mắc mà sẽ bao gồm tất cả các chủ đề cần thiết để đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn.
- Ngoài các tính năng và chức năng, ủy ban của bạn phải chắc chắn sẽ loại bỏ khả năng của nhà cung cấp để phục vụ như một đối tác lâu dài cho tổ chức của bạn. Khi ủy ban của bạn thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp, bạn muốn chắc chắn xem xét các yếu tố như:
- Tính ổn định tài chính: Thực hiện thẩm định trên báo cáo tài chính của tất cả các nhà cung cấp tiềm năng đang được xem xét. Bạn sẽ thấy đây là một chủ đề hoàn hảo thông qua đó người đóng góp ủy ban tài chính của bạn có thể hướng dẫn bạn.
- Phẩm chất của Đối tác chiến lược: Để cung cấp giải pháp hoàn chỉnh, một số nhà cung cấp sẽ hợp tác với các công ty dịch vụ khác để cung cấp cho khách hàng của họ một bộ dịch vụ toàn diện hơn. Ủy ban của bạn nên biết về bất kỳ quan hệ đối tác nào có liên quan đến các nhà cung cấp cạnh tranh. Thông tin có thể cung cấp thông tin chi tiết về quan hệ đối tác có thể có giữa công ty bạn và nhà cung cấp.
- Khả năng tuyển dụng: Bất kể quy mô công ty của bạn, bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ chu kỳ cuộc sống đầy đủ của nhân viên, từ theo dõi người đăng ký, lên máy bay, lập kế hoạch kế tiếp đến off-boarding. Điều này sẽ ngăn không cho công ty của bạn thoát khỏi giải pháp của công ty, điều này có thể dẫn đến tình tiết tăng nặng, đánh giá mới và phí triển khai tốn kém.
- Phát triển sản phẩm trong tương lai: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp truyền tải một sự hiểu biết mạnh mẽ về những thách thức phải đối mặt với việc tuyển dụng hiện tại và trong tương lai. Nhà cung cấp mà bạn chọn phải có mặt trên công nghệ và tin tức công nghiệp để điều chỉnh nhu cầu thay đổi của bạn và đảm bảo rằng cấu hình của giải pháp đang được sử dụng hết tiềm năng của nó.
- Tích hợp với HRIS: Mặc dù bạn có thể muốn người đóng góp ủy ban CNTT của bạn cung cấp đầu vào về vấn đề này, nó không ảnh hưởng đến ủy ban của bạn sử dụng hệ thống theo dõi người nộp đơn sẽ không phục vụ toàn bộ bộ phận. Bất kỳ nhà cung cấp nào đáng xem xét đều phải cung cấp khả năng di chuyển thông tin quan trọng từ hệ thống của mình sang hệ thống HRIS của bạn với độ khó tối thiểu.
Tóm tắt lựa chọn nhà cung cấp cho các hệ thống theo dõi người nộp đơn
Dòng thời gian cho quy trình chọn nhà cung cấp cho hệ thống theo dõi người đăng ký có thể dao động từ một tháng đến sáu hoặc nhiều hơn để hoàn thành. Sau đây là thời gian biểu được đề xuất sẽ cho phép ủy ban của bạn lập khung thời gian cho quy trình chọn nhà cung cấp cho hệ thống theo dõi người đăng ký.
Xin lưu ý rằng điều này có thể thay đổi dựa trên ngày triển khai được ưu tiên.
Mốc thời gian cho lựa chọn nhà cung cấp của bạn cho hệ thống theo dõi người nộp đơn
- Tạo thành một ủy ban lựa chọn - 1 tuần
- Xác định nhu cầu của công ty - 1-2 tuần
Đánh giá khách quan các nhà cung cấp chống lại các nhu cầu của công ty được xác định với quy trình sau đây:
- Tạo danh sách dài các nhà cung cấp có thể có - 1 tuần
- Yêu cầu RFP để làm rõ về bất kỳ chủ đề hoặc mối quan tâm nào - 4 tuần
- Tạo danh sách rút gọn sử dụng tiêu chí đánh giá chính của bạn - 1-2 tuần
- Hoàn thành nhà cung cấp - 3-6 tuần
- Thể hiện các hệ thống khác nhau - càng sớm càng tốt
- Bản trình bày bán hàng - càng sớm càng tốt
- Lượt truy cập trang web - khi cần
Hãy nhớ rằng mục tiêu chính của hệ thống theo dõi người đăng ký là trao quyền cho người dùng của bạn. Các thành viên ủy ban sẽ có thể nhận ra và đặt một giá trị khi các công cụ công nghệ, tối ưu hóa quy trình, tầm nhìn của công ty và hỗ trợ khách hàng nhằm thu hẹp chiến lược các nhà cung cấp thành một danh sách ngắn các khả năng thực sự.
Có thể danh sách ngắn của bạn có thể không có nhiều khác biệt về chức năng phân biệt; do đó điều quan trọng là giữ cho các yếu tố ít hữu hình hơn của nhà cung cấp đó trong đầu.
Ủy ban của bạn nên xem xét các nguồn thông tin như trang web của nhà cung cấp, các nhóm tin, các cổng thông tin nhân sự và các buổi diễn thương mại. Kết nối với các đồng nghiệp tại các công ty khác có quy mô, nhu cầu và ngành công nghiệp tương tự để học hỏi từ kinh nghiệm của họ.
Hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ định hướng phù hợp nhất với tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức của bạn trong tương lai sẽ chứng minh vô giá cho tất cả người chơi chính trong việc đánh giá, lựa chọn và triển khai hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn.