Cách truyền đạt lợi ích cho lực lượng lao động của bạn
Nhân viên của bạn có biết lợi ích của công ty bạn cung cấp không? Bạn có liên lạc điều này với nhân viên hiện tại hay là điều họ chỉ thấy trong quá trình tuyển dụng và giới thiệu? Bạn có một kế hoạch truyền thông lợi ích để giữ cho chúng được cập nhật để chúng không bị các đối thủ cạnh tranh không?
Công ty của bạn giao tiếp tốt như thế nào với lợi ích của nhân viên?
Theo Khảo sát về Nhân sự / Lợi ích của ADP về các Công cụ Trợ cấp Nhân viên , 80% các nhà hoạch định nhân sự cho rằng điều quan trọng đối với nhân viên là phải hiểu được các quyền lợi đầy đủ của họ.
Thật không may, họ ước tính rằng chỉ có khoảng 60 phần trăm nhân viên của họ làm như vậy. Điều này cho thấy một sự cố giữa những kỳ vọng của các nhà lãnh đạo nhân sự và thực tế rằng nhiều nhân viên không hiểu giá trị của lợi ích do nhà tuyển dụng tài trợ của họ.
Thay đổi một loạt các lợi ích của nhân viên
Người sử dụng lao động dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để đảm bảo rằng nhân viên của họ có những lợi ích tốt nhất có thể. Đó là tất cả một phần của việc đảm bảo nhân viên hài lòng và khỏe mạnh để làm việc hiệu quả. Dựa trên nghiên cứu gần đây nhất, các tổ chức ở Mỹ chi khoảng 0,43 đô la cho mỗi đô la biên chế chỉ cho lợi ích của nhân viên , bao gồm bảo hiểm sức khỏe, nha khoa, thị giác và bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, quỹ hưu trí, lựa chọn cổ phiếu, thời gian trả lương và nhân viên chương trình hỗ trợ.
Những con số này thậm chí không đưa vào xem xét nhiều đặc quyền và lợi ích khác mà các công ty đầu tư vào để làm cho nơi làm việc tốt hơn.
Ví dụ, rất khó để đặt một con số trên giá trị mà lịch trình linh hoạt, chương trình giảm giá của công ty, và trang phục làm việc bình thường có cho nhân viên.
Hội quản lý nguồn nhân lực đã công bố báo cáo nghiên cứu về lợi ích nhân viên năm 2016, biên soạn dữ liệu về lợi ích của nhân viên trong 20 năm.
Báo cáo nhấn mạnh rằng, so với những năm 1990, các nhà tuyển dụng đang cung cấp một gói lợi ích phong phú hơn cho nhân viên hơn bao giờ hết - là kết quả của việc cố gắng tăng tỷ lệ giữ chân và cải thiện các nỗ lực tuyển dụng trong một thị trường cạnh tranh. SHRM thấy rằng:
- Chỉ trong năm 2015, tỷ lệ các công ty cung cấp sắp xếp tiết kiệm sức khỏe tăng từ 43% lên 50%.
- 72% các công ty cung cấp truy cập thông tin và dịch vụ chăm sóc sức khỏe theo yêu cầu, so với 54% trong những năm 1990.
- Nhiều công ty cung cấp tiền thưởng tài chính, chẳng hạn như tiền thưởng giới thiệu và tiền thưởng đăng nhập hơn năm năm trước.
- 88% các tổ chức đầu tư vào các thành viên chuyên nghiệp cho nhân viên so với chỉ 65% 20 năm trước.
- Gần 60% các công ty hiện nay cung cấp một số cấp độ từ xa trong năm 2016; năm 1996 con số này là khoảng 20%.
Vấn đề là, các công ty không làm đủ để truyền đạt giá trị của các chương trình mà họ có thể đo lường để nhân viên hiểu. Họ thường hạn chế các nỗ lực giao tiếp của họ vào những thời điểm cụ thể, như trong quá trình tuyển dụng, giới thiệu hoặc thời gian đăng ký mở.
Phương thức truyền đạt lợi ích của nhân viên
Tin vui là trong thế giới công nghệ ngày nay, có nhiều cách để truyền đạt lợi ích của nhân viên với lực lượng lao động của bạn.
Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi chủ nhân sẽ muốn đánh giá cách nhân viên muốn được giao tiếp với và sau đó phát triển các kế hoạch để khai thác các tài nguyên này khi tạo ra thông tin liên lạc. Đọc tiếp để tìm hiểu một số cách khác nhau mà nhà tuyển dụng chia sẻ thông tin kế hoạch lợi ích với nhân viên.
Tài liệu in và tiếp thị
Từ một trang được in đến các chiến dịch tiếp thị toàn diện, nhiều công ty chuyển sang tài liệu được viết và in để chia sẻ thông tin về lợi ích nhóm của nhân viên. Điều này có thể rất hiệu quả vì thông tin có thể nhanh chóng được phổ biến tới tất cả nhân viên vào bất kỳ thời điểm nào trong năm. Truyền thông tiếp thị cũng có thể được tăng cường trong thời gian cao điểm, chẳng hạn như đăng ký mở và xử lý giới thiệu nhân viên. Ngoài ra, tài liệu viết và in thông tin phúc lợi có thể được chỉnh sửa khi các kế hoạch quyền lợi thay đổi.
Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các tài liệu bằng văn bản phải bao gồm quyền truy cập vào kế hoạch giải thích chi tiết về các lợi ích như được cung cấp bởi các quản trị viên kế hoạch. Tạo một tập hợp các tài liệu phúc lợi được in cho nhân viên bao gồm lịch trình giá và số tiền bảo hiểm; và một bộ tài liệu riêng biệt được thiết kế để cung cấp thông tin lợi ích cơ bản cho các ứng viên trước khi họ được tuyển dụng để làm việc. Nếu nơi làm việc của bạn đa văn hóa, bạn cũng có thể muốn tạo một bộ tài liệu được dịch sang các ngôn ngữ khác để dễ dàng truyền đạt lợi ích cho tất cả nhân viên.
Các cuộc họp thông tin về lợi ích
Cho dù được xử lý một cách không chính thức hoặc thông qua các phiên họp chính thức do các quản trị viên chương trình trợ cấp của bạn tạo thuận lợi, các cuộc họp lợi ích có thể là cách hiệu quả để lấy thông tin về kế hoạch và các câu hỏi được trả lời một cách nhanh chóng. Làm cho nó trở thành một chính sách mà tất cả những người thuê mới có cơ hội nói chuyện với một quản trị viên chương trình quyền lợi trước khi chọn bất kỳ lợi ích nào cho năm tới.
Quản trị viên trợ cấp tại chỗ của bạn cũng có thể sẵn sàng lên lịch cuộc họp với nhân viên nếu họ có câu hỏi cụ thể về cách sử dụng các lợi ích của họ. Điều này có thể đặc biệt quan trọng nếu có các vấn đề về khiếu nại. Trong quá trình đăng ký mở, hãy đảm bảo rằng nhóm quản trị kế hoạch của bạn cũng có sẵn để tiến hành các cuộc đàm phán nhằm làm nổi bật các cập nhật quan trọng đối với gói phúc lợi và khuyến khích nhiều nhân viên tham gia vào việc cung cấp nhóm.
Phương pháp truyền thông kỹ thuật số
Bây giờ chúng ta đang sống trong một thế giới mà truyền thông kỹ thuật số đã trở thành tiêu chuẩn. Giao tiếp kỹ thuật số bao gồm email, nhắn tin văn bản, nhắn tin tức thời, ứng dụng dành cho thiết bị di động và hơn thế nữa. Xem xét cách bạn có thể nhận thông tin về lợi ích cho nhân viên của mình thường xuyên để nhắc nhở họ về tất cả các đặc quyền mà họ có sẵn cho họ.
Ví dụ, trong phần đầu tiên của năm, nhiều nhân viên của bạn sẽ suy nghĩ về việc phù hợp hoặc đạt được mục tiêu sức khỏe quan trọng. Sử dụng thời gian này như một cơ hội để chia sẻ thông tin về chương trình chăm sóc sức khỏe của công ty hoặc cách công ty cam kết giúp nhân viên ngừng hút thuốc.
Trong những tháng mùa hè, bạn có thể muốn giới thiệu thông tin về việc giữ an toàn và bảo hiểm lợi ích gia đình. Đăng ký mở có thể là thời điểm tuyệt vời để chia sẻ thông tin về các lợi ích mới mà nhân viên có quyền truy cập và bao gồm thông tin về cách họ có thể tìm hiểu thêm. Một nguyên tắc chung khi sử dụng giao tiếp kỹ thuật số là giữ cho thông điệp ngắn gọn và quan trọng.
Cổng thông tin và trang web
Nghiên cứu ADP cho rằng chín trong số mười công ty lớn và bảy trong mười công ty cỡ trung có cổng thông tin lợi ích dựa trên web để lưu trữ thông tin và tài nguyên về lợi ích của nhân viên. Đây là cách an toàn để người sử dụng lao động chia sẻ thông tin và hướng dẫn về quyền lợi quan trọng để ghi danh vào các chương trình quyền lợi. Các trang web lợi ích phải được mã hóa ở mức cao nhất có thể và được thiết kế với quy trình đăng nhập một lần để bảo vệ thông tin sức khỏe cá nhân và dữ liệu khác, bị khóa sau thông tin đăng nhập của người dùng.
Tận dụng tối đa cổng thông tin trang web để giao tiếp lợi ích có thể bao gồm:
- Thiết lập một hệ thống đơn giản để truy cập cổng thông tin trực tuyến và thông qua thiết bị di động
- Thêm nội dung có giá trị liên quan đến lợi ích và mục tiêu chăm sóc sức khỏe của nhân viên
- Cung cấp số liên lạc trung tâm nơi nhân viên có thể nhận trợ giúp trực tiếp
- Chia sẻ cập nhật và lập kế hoạch tài liệu có thể tải xuống theo yêu cầu
- Liên kết trang web lợi ích với mạng intranet của công ty
- Đảm bảo trang web tuân thủ 508 để tất cả nhân viên đều có quyền truy cập
- Bao gồm nội dung dễ dịch sang các ngôn ngữ khác
- Thêm một bảng chú giải thuật ngữ lợi ích cơ bản và thư viện các chủ đề lợi ích
Truyền thông mạng xã hội
Mạng xã hội cũng có thể là một cách rất hiệu quả để truyền đạt lợi ích của nhân viên. Nhiều nhân viên thấy đây là một cách giao tiếp thân thiện với nhân sự. Mỗi công ty nên có quyền truy cập vào trang kinh doanh của riêng mình hoặc ít nhất tạo ra một cho mục đích giao tiếp thông tin cập nhật quan trọng bao gồm thông tin về các kế hoạch lợi ích.
Chọn từ một trong các mạng truyền thông xã hội lớn như Facebook hoặc Twitter cho mục đích này. Các trang web truyền thông xã hội này cho phép số lượng chia sẻ và lựa chọn nội dung lớn nhất. Chỉ định một quản trị viên lợi ích và một thành viên của nhóm tiếp thị làm việc cùng nhau để tạo các thông điệp lợi ích khuyến khích tham gia vào các kế hoạch nhóm. Chia sẻ các mẹo về sức khỏe và chăm sóc sức khỏe, các mẹo về trách nhiệm tài chính và cập nhật các giai đoạn ghi danh. Bao gồm những câu chuyện thành công và hình ảnh của nhân viên đáp ứng mục tiêu chăm sóc sức khỏe của họ.
Tổng số báo cáo bồi thường
Để tạo ra một tác động lớn hơn khi giao tiếp lợi ích, công ty của bạn sẽ gửi ít nhất một bản báo cáo tổng số tiền bồi thường hàng năm cho tất cả nhân viên. Đây là tài liệu được tổ chức theo lương, lợi ích và các đặc quyền khác mà công ty cung cấp cho nhân viên. Nó là một tài liệu bằng văn bản cho thấy màu đen và trắng bao nhiêu công ty đang đầu tư vào mỗi nhân viên.
Bằng chứng là nghiên cứu, nhiều nhân viên không nhận ra bao nhiêu nơi làm việc mang lại lợi ích cho họ để một tuyên bố bồi thường tổng thể có thể tạo ra một cuộc đối thoại có ý nghĩa giữa bạn và nhân viên. Nếu bạn không chắc chắn cách tạo tổng số phần thưởng hoặc bảng sao kê bồi thường, hãy làm việc với nhà cung cấp bên thứ ba để tổ chức tất cả dữ liệu của bạn thành một tài liệu trung tâm. Cung cấp một bản sao ốc thư của báo cáo tổng số tiền bồi thường cũng như một bản sao kỹ thuật số mà bạn có thể gửi email cho nhân viên. Tìm hiểu thêm về tổng số báo cáo bồi thường tại đây.
Suy nghĩ cuối cùng về lợi ích Truyền thông
Những lời khuyên trên chỉ là một vài ví dụ về cách mà bạn có thể cải thiện thông tin liên lạc của bạn xung quanh lợi ích của nhân viên. Hãy nhớ rằng, đừng cho rằng nhân viên tự động biết bao nhiêu công ty đã đầu tư vào phúc lợi của họ.
Vì vậy, đừng cho rằng họ hiểu ngay cả thuật ngữ lợi ích cơ bản. Khi giao tiếp với nhân viên của bạn, hãy giữ mọi thứ đơn giản và theo nghĩa họ có thể hiểu được. Nếu có những khái niệm phức tạp cần giải thích thêm, hãy sử dụng cổng web của bạn để tạo một bảng chú giải thuật ngữ mà họ có thể xem lại khi cần.
Điều quan trọng là phải lập kế hoạch càng sớm càng tốt trước thời kỳ ghi danh cao điểm để tăng cơ hội mà nhân viên sẽ hiểu được lợi ích của họ. Sử dụng nhiều phương tiện vì mọi thế hệ và văn hóa đều hấp thụ thông tin khác nhau.
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ quản trị viên chương trình quyền lợi của bạn khi thu thập thêm tài liệu bao gồm, tài liệu tiếp thị và tài liệu tóm tắt kế hoạch. Hãy sáng tạo và giữ cho lợi ích của nhân viên thân thiện. Bằng cách làm theo các lời khuyên trên, bạn sẽ thành công hơn trong việc chuyển giao giá trị lợi ích cho nhân viên của bạn để họ sẽ tận dụng lợi thế của những đặc quyền của việc làm này.