Làm thế nào (và Tại sao) để Ghi Biên bản họp
Biên bản thường bao gồm:
- tên của những người tham gia,
- các mục chương trình được bảo hiểm ,
- quyết định của những người tham gia,
- các hành động tiếp theo do người tham gia thực hiện,
- ngày hết hạn để hoàn thành các cam kết, và
- bất kỳ sự kiện hoặc cuộc thảo luận nào đáng giá để ghi lại cho quá trình đánh giá hoặc lịch sử trong tương lai.
Biên bản cuộc họp mẫu mực tập trung vào các quyết định được đưa ra trong cuộc họp và các cam kết của những người tham gia. Các cam kết được kèm theo ngày đến hạn và bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết cho sự hiểu biết chung của người tham gia cuộc họp.
Biên bản cuộc họp dưới dạng tài liệu lịch sử
Là một tài liệu lịch sử, chúng cũng hữu ích cho việc ghi lại các ý tưởng hoặc thảo luận chính dẫn đến việc đưa ra quyết định. Ví dụ, trả lời các câu hỏi sau khi một thành viên trong nhóm nói, "chúng ta đã từng nghĩ gì khi chọn mục tiêu này."
Biên bản họp hiệu quả trình bày năm giải pháp thay thế mà nhóm thảo luận và lý do chính tại sao một cuộc họp được chọn trên các đường dẫn có sẵn khác.
Biên bản họp hiệu quả cho cuộc họp kinh doanh điển hình không cần ghi lại mọi cuộc thảo luận.
Họ cũng không cần, và không nên, nhà nước nói những gì. Ngoài ra, họ nên ghi lại những gì mọi người tham gia nói chi tiết. Trong ví dụ được đưa ra, một người ghi chú hiệu quả tóm tắt cuộc thảo luận thay vì viết ra từng từ.
(Nhận thức rằng quy tắc này là khác nhau đối với các loại cuộc họp khác trong các tình huống như hành động pháp lý, phiên điều trần của tòa án, v.v.
Những phút này yêu cầu một hồ sơ chính xác của cuộc trò chuyện và báo cáo.) Nhưng, cuộc họp điển hình nơi làm việc của bạn không.
Thời gian và cách thức để chia sẻ biên bản cuộc họp
Lý tưởng nhất, biên bản cuộc họp được phổ biến đến các thành viên tham dự họp điện tử vào cuối cuộc họp. Làm điều này, những người tham gia có thông báo ngay lập tức về các cam kết và thời hạn của họ. Nếu điều này là không thể (ví dụ, người ghi chú muốn xóa lỗi) người ghi chú cần phổ biến các biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.
Biên bản phục vụ như là một lời nhắc nhở của các thành viên nhóm cam kết thực hiện trong cuộc họp. Họ giúp người tham gia chuyển các cam kết cuộc họp của họ sang lịch của họ và để làm danh sách. Chúng phục vụ như một lời nhắc nhở của bất kỳ mục nào phải đạt được người tham gia trước cuộc họp tiếp theo.
(Điều này có thể loại bỏ một trong những vấn đề quan trọng nhất với các cuộc họp, nói chung - truyền thông tin tại cuộc họp để người tham gia dành cuộc họp đọc thay vì tương tác.) Sau cùng, không phải là điểm tương tác của một cuộc họp? Đối với bất cứ điều gì khác, bạn có các công cụ như email và Yammer.
Bạn sẽ muốn xem lại các phút họp của cuộc họp trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo để mọi người có thể kiểm tra tính chính xác và các bước tiếp theo.
Biên bản cuộc họp là một đóng góp hiệu quả cho các cuộc họp thành công khi biên bản được viết và phân phối một cách thích hợp một cách kịp thời. Điều này đặc biệt đúng khi một nhóm đã hình thành các định mức mạnh mẽ hỗ trợ thành công trong kinh doanh của mình .
Các tổ chức xử lý các biên bản họp như thế nào?
Quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp , người ghi chép hoặc người ghi chép ghi lại cuộc họp cho người tham gia, lịch sử và nhân viên cần biết những gì đã xảy ra tại cuộc họp. Nếu không có biên bản cuộc họp đầy đủ, triển vọng thành công của cuộc họp sẽ giảm bớt.
Nhân viên có biên bản cuộc họp thường là thành viên của nhóm và ghi chú trong khi tham gia cuộc họp. Trong các cuộc họp có các thủ tục liên quan đến pháp lý hoặc chính phủ, các chi nhánh hoặc yêu cầu như phiên điều trần, các cuộc họp hội đồng quản trị của công ty hoặc các vụ kiện, một cá nhân không tham gia có số phút chính thức và thường ghi lại thủ tục tố tụng.
Nhân viên ghi biên bản phải có một tai để ghi chi tiết để ghi chính xác. Nhân viên cũng phải thực hiện đa nhiệm một cách hiệu quả để tham gia cuộc họp trong khi ghi lại biên bản.
Trong một số cuộc họp, cùng một nhân viên mất vài phút tại mỗi cuộc họp. Ở những người khác, vai trò của người nhận phút chuyển từ nhân viên sang nhân viên. Giống như cuộc họp lãnh đạo , vai trò của người tạo ghi chú xây dựng khả năng lãnh đạo , giao tiếp và hiệu quả về lãnh đạo.
Yêu cầu của một Biên bản cuộc họp Lưu ý Taker là gì?
Các yêu cầu đối với máy ghi âm hoặc ghi chú bao gồm:
- Ghi lại chính xác các quyết định, cam kết và các điểm thảo luận chính được thực hiện tại cuộc họp.
- Ghi lại các mục hành động đáp ứng các thành viên cam kết thực hiện cùng với ngày đến hạn mà các thành viên cam kết thực hiện. Các mục hành động có kèm theo tên, nhưng cuộc thảo luận chung không nói rõ ai đã nói gì trong các cuộc họp nơi làm việc không chính thức.
- Xem xét các quyết định chính và nhiệm vụ hoặc cam kết tự nguyện và các mục hành động vào cuối cuộc họp để người tham gia có thể xem xét và đồng ý về diễn biến và cam kết trước khi rời cuộc họp.
- Người đứng đầu cuộc họp có thể yêu cầu người ghi chép thảo luận lại định kỳ trong cuộc họp.
- Trong một loạt các cuộc họp liên tục, người ghi chép sẽ dành một phút để xem lại các phút họp vào đầu cuộc họp tiếp theo. Các nhân viên tham dự có thể thêm hoặc sửa chữa bất cứ điều gì mà họ không đồng ý trong vài phút.
- Việc phân phối một bản sao biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ của cuộc họp là khuyến nghị tiêu chuẩn của người điều phối cuộc họp trong nhiều năm. Tuy nhiên, bây giờ, máy ghi âm rất có thể mất vài phút trên một thiết bị điện tử như máy tính xách tay hoặc iPad. Vì vậy, người ghi chú nên phân phát các ghi chú cuộc họp sau khi xem xét nhanh chính tả, ngữ pháp và rõ ràng — thường vào hoặc trong vòng vài phút của cuộc họp.
Máy ghi âm là một vai trò mà một cuộc họp phải có để đảm bảo rằng các kết quả của một cuộc họp được truyền đạt và hành động của những người tham gia. Nếu không có ghi chú, những người tham gia phải dựa vào bộ nhớ của những người tham gia khác. Đảm bảo, đây không phải là một kế hoạch tốt.
Tài liệu hướng dẫn của một người họp của một cuộc họp là cần thiết cho sự thành công của một cuộc họp, cũng giống như tài liệu là cần thiết để cải thiện hiệu suất của nhân viên.