Bạn muốn biết về phân tích công việc - và điều gì làm cho bạn?
Nếu bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng, bạn có thể sẽ không trả tiền cho nhân viên một cách chính xác hoặc thuê một người thiếu một kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
Phân tích công việc rất hữu ích trong việc cung cấp tổng quan về các yêu cầu cơ bản của bất kỳ vị trí nào.
Kết quả bổ sung của phân tích công việc bao gồm việc tuyển dụng nhân viên và thuê các kế hoạch , đăng tải vị trí và quảng cáo và lập kế hoạch phát triển hiệu suất trong hệ thống quản lý hiệu suất của bạn. Phân tích công việc là một công cụ tiện dụng mà bạn có thể sử dụng để điền vào bất kỳ quy trình nào để thành công trong việc làm.
Cách phân tích công việc
Một số hoạt động nhất định sẽ giúp bạn tạo phân tích công việc thành công. Phân tích công việc có thể bao gồm các hoạt động sau:
- Rà soát trách nhiệm công việc của nhân viên hiện tại. Điều quan trọng là bạn hỏi các nhân viên thực sự đang làm công việc họ làm mỗi ngày trong công việc. Thông thường, nhân sự và quản lý (đặc biệt là quản lý cấp cao) không có ý tưởng về chức năng hàng ngày của bất kỳ công việc nào. Họ có thể thấy đầu ra nhưng họ không có ý tưởng về hành động và hành vi của công việc đi vào sản xuất nó.
Nếu bạn được yêu cầu liệt kê các trách nhiệm hiện tại của bạn cho một phân tích công việc, hãy cẩn thận. Đừng nói "tạo báo cáo hàng tháng." Nói, "thu thập dữ liệu từ sáu phòng ban khác nhau, kiểm tra dữ liệu về độ chính xác bằng công cụ Access được thiết kế tùy chỉnh mà tôi tạo và duy trì, v.v. v.v." Nếu bạn rời đi các chi tiết, họ có thể nghĩ rằng báo cáo của bạn được tạo bởi một nút mà bạn đẩy mỗi tháng một lần để tạo ra.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã mô tả nhiệm vụ hàng ngày của bạn đầy đủ chi tiết để tổ chức của bạn có thể thuê một nhân viên mới đủ điều kiện có khả năng thực hiện công việc.
- Thực hiện nghiên cứu Internet và xem mô tả công việc mẫu trực tuyến hoặc ngoại tuyến làm nổi bật các công việc tương tự . Mặc dù bạn không bao giờ muốn sao chép mô tả công việc của công ty khác, nhưng việc xem xét một số mô tả công việc của riêng bạn cũng hữu ích.
Bạn có thể tìm thấy mô tả công việc mẫu bằng cách tìm kiếm “Tiêu đề công việc] Mô tả mẫu” hoặc bạn có thể xem thông tin tuyển dụng cho các vị trí mà các công ty hiện đang thuê. Bạn cũng có thể xem LinkedIn để xem mọi người mô tả thành tích của họ như thế nào trong công việc.
Bạn cũng có thể xem các mô tả công việc được liệt kê trên các trang như Salary.com Tất cả tìm kiếm này có thể giúp bạn tìm ra cách phân tích công việc và giúp nhắc nhở bạn về các nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn có thể đã quên.
- Phân tích các nhiệm vụ, nhiệm vụ và trách nhiệm công việc mà nhân viên điền vào vị trí cần thực hiện. Không phải mọi công việc trong một công ty đều được tối ưu hóa. Bạn có thể tìm thấy nhiệm vụ được hoàn tác hoặc dự án mà bạn nên di chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.
Khi bạn đang thực hiện phân tích công việc, hãy đảm bảo bạn xem xét nhu cầu của công ty và bất kỳ trách nhiệm không được ký kết hoặc phi logic nào. Sau đó, làm việc với quản lý để thêm các nhiệm vụ thích hợp vào phân tích công việc thích hợp. - Nghiên cứu và chia sẻ với các công ty khác có công việc tương tự. Đôi khi các công ty sẽ vui vẻ chia sẻ thông tin về mô tả công việc của họ. Ngoài ra còn có các công ty khảo sát tiền lương, nơi bạn có thể kết hợp công việc của bạn với mô tả của họ và chia sẻ thông tin về lương. Tuy nhiên, họ cũng có thể giúp bạn tìm ra những gì cần đưa vào mô tả công việc của riêng bạn.
- Nói rõ những kết quả quan trọng nhất hoặc những đóng góp cần thiết từ vị trí này . Đôi khi bạn bị cuốn vào các nhiệm vụ mà bạn quên nhìn vào các kết quả cần thiết. Ví dụ, nếu đó là báo cáo cần thiết, tất cả việc thu thập và kiểm tra dữ liệu là vô giá trị nếu không có phân tích và báo cáo cuối cùng.
Đôi khi, bạn có thể xác định các lỗ hổng trong tổ chức của bạn và tìm ra cách để lấp đầy chúng bằng cách phân tích công việc.
Bạn càng thu thập được nhiều thông tin, bạn càng dễ dàng tìm thấy văn bản thực tế của mô tả công việc . Bạn không cần phải lo lắng về ngôn ngữ đẹp. Bạn muốn có một mô tả công việc chức năng hơn bất cứ điều gì khác. Hãy chắc chắn rằng nó là rõ ràng và súc tích. Hãy tự hỏi, "Nếu ai đó đọc điều này, liệu họ có biết người đó ở vị trí này thực sự làm gì không?"
Đừng viết mô tả công việc. Bạn sẽ thấy chúng vô giá khi bạn nhìn vào tiền lương và bồi thường khi tuyển dụng và quảng bá, và khi đánh giá xem một công việc có đáp ứng được các điều kiện miễn trừ làm thêm giờ hay không .