Nếu bạn viết một lá thư làm đại diện cho tổ chức của mình, hãy biết rằng trong khi một số công ty cho phép nhân viên của họ viết thư tham chiếu một cách tự do, những người khác có thể kiểm duyệt hoặc cấm họ hoàn toàn.
Vì vậy, hãy chắc chắn để tìm hiểu những gì chính sách của chủ nhân của bạn là trước khi đồng ý.
Nhiều tổ chức cũng có tài liệu tham khảo thông qua nguồn nhân lực (HR). Kiểm tra với chính sách của công ty bạn trước khi tiếp tục.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và nhà thầu hiện tại hoặc nhà thầu cũ yêu cầu thư giới thiệu của bạn, hãy đọc hướng dẫn sau để sử dụng theo ý của bạn.
Khi nào bạn nên viết một lá thư giới thiệu
Ứng cử viên nên là người bạn biết khá rõ và với người bạn đã làm việc gần đây. Ví dụ: bạn có thể không thể cung cấp đề xuất cho người bạn đã làm việc với mười năm trước hoặc với người mà bạn chỉ làm việc trong một tháng. Mặc dù nó có thể hấp dẫn, bạn sẽ dựa vào thông tin cũ hoặc không đủ, cả hai đều có thể gây hiểu nhầm. Không có cách nào để biết. Vì vậy, trừ khi bạn thực sự có thể nói chuyện với kỹ năng hiện tại của một ai đó, hãy từ chối yêu cầu của họ một cách lịch sự.
Bạn nên biết ứng cử viên trong một vai trò cho phép bạn viết một tham chiếu có ý nghĩa. Ví dụ, nếu bạn đã làm việc với một người như một nhà văn tự do nhưng bây giờ anh ta bắt đầu kinh doanh đi bộ trên con chó, bạn không thể chứng thực các kỹ năng của mình trong một lĩnh vực khác.
Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất là từ chối và có thể đưa ra lời khuyên về việc ai sẽ là ứng cử viên tốt hơn. Nếu anh ta muốn bắt đầu một con chó đi bộ kinh doanh, anh ta nên đã có một khách hàng ổn định người thực sự có thể xác nhận cho khả năng của mình.
Chỉ viết thư nếu bạn có thể cung cấp một tham chiếu tích cực một cách trung thực. Nếu bạn không có gì tích cực để nói về hiệu suất của họ, hãy làm điều trung thực và nói rằng bạn không thể đóng góp.
Nếu bạn cảm thấy bị bắt buộc phải đưa ra lý do tại sao:
- Hãy hoàn toàn trung thực và nói rằng bạn không cảm thấy thoải mái khi viết thư cho họ.
- Nói dối trắng như "Tôi không ở vị trí viết thư giới thiệu."
Mặc dù bạn có thể cảm thấy lúng túng hoặc có tội, tin tưởng trực giác của bạn. Bên cạnh đó, một lá thư không xác thực sẽ không phục vụ người nộp đơn cũng như người sử dụng lao động tiềm năng của họ.
Dính vào các sự kiện
Khi bạn đồng ý viết thư, hãy giữ nó tập trung và chỉ bao gồm thông tin thực tế và trung thực . Tránh nói điều gì đó đúng ý kiến - nó có thể làm việc chống lại một người nào đó đang được cân nhắc việc làm trong tương lai và có khả năng có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý cho bạn và công ty của bạn. Đưa ra một tuyên bố cao cả như, "Louisa là một nhà văn xuất sắc," riêng của nó là nguy hiểm. Bạn sẽ có thể hỗ trợ nó với sự công nhận bên ngoài hoặc một giải thưởng mà công việc của cô nhận được. Nếu bạn không thể, bạn có thể nói, "Louisa luôn sản xuất nội dung tuyệt vời cho chúng tôi."
Trong cùng một tĩnh mạch, tránh phóng đại và tuyên bố quá tích cực. Nếu bạn xây dựng một người nào đó quá nhiều, lá thư có thể không mang bất kỳ trọng lượng nào với các khách hàng hoặc nhà tuyển dụng trong tương lai.
Cách cấu trúc một thư tham chiếu
1. Giới thiệu bản thân trong đoạn mở đầu để thiết lập vị trí và mối quan hệ của bạn với ứng cử viên.
Hãy để người đọc biết lý do tại sao bạn đủ điều kiện để chuẩn bị một lá thư như vậy.
2. Xác nhận sự thật về ứng cử viên và nơi ông hiện đang làm việc (nếu có):
- Chức danh và công ty của người đó
- Bạn đã làm việc với người đó trong bao lâu
- Khi bạn làm việc với người đó, nếu bạn hiện không làm việc
- Bản chất của mối quan hệ kinh doanh của bạn hoặc khả năng mà bạn đã làm việc với ứng cử viên.
- Đưa ra đánh giá của bạn về các kỹ năng và phẩm chất của ứng cử viên liên quan đến các dịch vụ chuyên môn của họ. Nhấn mạnh những đặc điểm quý giá nhất của họ, chẳng hạn như kỹ năng viết, giải quyết vấn đề hoặc quản lý thời gian. Bạn có thể rút ra bất kỳ khả năng đặc biệt nào, tuyên bố rằng bạn sẽ vui vẻ tái sử dụng chúng, và lưu ý cụ thể cách các dịch vụ chuyên nghiệp của họ mang lại lợi ích cho bạn và tổ chức của bạn.
4. Sử dụng đoạn cuối cùng để thêm bất kỳ ví dụ hoặc giai thoại bổ sung nào bạn thấy phù hợp.
5. Cuối cùng, đóng bằng cách cung cấp để trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc cung cấp thông tin tiếp theo.
Thư giới thiệu kinh doanh
Xem lại các thư giới thiệu kinh doanh sau đây đề xuất các dịch vụ chuyên nghiệp.
Ví dụ 1
Thưa ông Eggleston,
Tôi viết thư để giới thiệu các dịch vụ của Daniel Lightheart, CPA. Daniel đã làm việc cho công ty luật của tôi trong mười lăm năm qua là kế toán viên và kế toán của chúng tôi. Kiến thức và sự chú ý đến từng chi tiết của ông đã hỗ trợ trong việc giữ cho công ty của chúng tôi đi đúng hướng trong thời kỳ suy thoái gần đây và thông qua việc tái cơ cấu lớn.
Tôi cảm thấy tự tin khi giới thiệu các dịch vụ kế toán của Daniel.
Anh ấy không chỉ hoàn toàn, mà còn dễ dàng làm việc và luôn sẵn sàng dành thời gian để thảo luận về những lo ngại của tôi và trả lời các câu hỏi.
Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi.
Trân trọng,
Annabelle Sebastian
Đối tác, Sebastian & Associates
Văn phòng: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Ví dụ số 2
Thưa bà Kelly,
Tôi là Phó chủ tịch của ABC Watches đang viết để giới thiệu các dịch vụ tiếp thị của Michaela Brown. Michaela đã tạo và triển khai nhiều chiến dịch thành công cho chúng tôi từ tháng 7 năm 2012 đến tháng 1 năm 2016.
Chuyên môn về phần mềm thiết kế của cô kết hợp với tinh thần hợp tác và sáng tạo của cô đã biến cô thành chuyên gia tiếp cận cho các dự án quan trọng nhất của chúng tôi. Một mình cô ấy đã thực hiện Twitter của chúng tôi sau từ 1.000 đến hơn 52.000 chỉ trong ba tháng bằng cách sử dụng các chiến lược tư duy chuyển tiếp. Cô được định hướng chi tiết, được tổ chức và luôn mở ra phản hồi mang tính xây dựng, làm cho mối quan hệ kinh doanh của chúng tôi dễ dàng và dễ chịu.
Tôi khuyên Michaela cho bất kỳ vai trò nào qua đó cô ấy có thể đóng góp cho sự sáng tạo và sự cống hiến đáng chú ý của mình. Nếu được thuê, tôi tin rằng cô ấy sẽ đưa những nỗ lực tiếp thị của bạn lên tầm cao mới.
Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi.
Trân trọng,
Lisa Moore
Phó chủ tịch, Đồng hồ ABC
Văn phòng: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Trả lời bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào
Gửi thư giới thiệu là rất quan trọng đối với ứng cử viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng và bằng cách làm theo định dạng này, bạn sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng tiềm năng hoặc nhà tuyển dụng. Bạn có thể nhận được phản hồi “cảm ơn” đơn giản, hoặc họ có thể hỏi những câu hỏi chi tiết hơn về người nộp đơn. Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy chắc chắn trả lời kịp thời.