Mẫu bên dưới hiển thị định dạng của một chữ cái tham chiếu điển hình. Định dạng này thích hợp cho một tài liệu tham khảo việc làm , cũng như cho một đề nghị tốt nghiệp trường . Các mẹo đánh giá cũng được cung cấp, cho những gì cần đưa vào mỗi phần của một lá thư tham khảo.
Mẫu thư tham chiếu
Lời chào
Nếu bạn đang viết một lá thư tham khảo cá nhân, nơi bạn biết tên của người nhận, bao gồm một lời chào (Dear ông Marina, thân mến bà Templeton, vv). Nếu bạn đang viết một lá thư chung, nói "Để nó có thể quan tâm " hoặc đơn giản là không bao gồm một lời chào nào cả.
Đoạn 1
Đoạn đầu tiên của mẫu thư tham chiếu giải thích kết nối của bạn với người bạn đang giới thiệu, bao gồm cách bạn biết chúng và tại sao bạn đủ điều kiện viết thư tham chiếu để giới thiệu họ cho việc làm hoặc đăng ký nhập học. Thông thường, phần này của bức thư sẽ chi tiết thời gian bạn đã biết người đó, hoặc chỉ định những năm bạn làm việc cùng nhau, dạy người đó, cùng lớp, v.v.
Đoạn văn bản 2
Đoạn thứ hai của mẫu thư tham chiếu chứa thông tin cụ thể về người bạn đang viết, bao gồm lý do họ đủ điều kiện, những gì họ có thể đóng góp và lý do bạn cung cấp thư tham chiếu.
Bạn có thể và nên bao gồm những giai thoại hoặc chi tiết có ý nghĩa ở đây. Những loại ví dụ ngắn gọn này sẽ tạo ra một bối cảnh đáng nhớ sẽ giúp người bạn giới thiệu nổi bật so với đối thủ cạnh tranh của họ.
Nếu cần, hãy sử dụng nhiều hơn một đoạn để cung cấp chi tiết.
Đoạn 3
Khi viết một lá thư cụ thể đề cập đến một ứng cử viên cho một công việc cụ thể mở, thư tham khảo nên bao gồm thông tin về cách kỹ năng của người đó phù hợp với vị trí mà họ đang áp dụng.
Hãy nhớ rằng bạn đang thực sự “tiếp thị” các kỹ năng của người này - và kỹ năng của họ càng phản ánh mô tả công việc, càng có nhiều khả năng họ sẽ được liên lạc để phỏng vấn.
Yêu cầu một bản sao của công việc gửi bài và một bản sao hồ sơ của người đó để bạn có thể nhắm mục tiêu thư tham khảo của bạn cho phù hợp. Sau đó, khi bạn đã xem xét các tài liệu này, hãy tự hỏi, “Tại sao tôi nghĩ rằng [XXX] phù hợp với công việc này?” Hãy viết ra một danh sách các ví dụ về cách người này đã thể hiện các kỹ năng được nêu trong mô tả công việc, và sau đó sử dụng chúng để củng cố đoạn này và làm cho nó “bật”.
Tóm lược
Phần này của mẫu thư tham chiếu chứa tóm tắt ngắn gọn về lý do bạn đề xuất người đó. Nhà nước rằng bạn "rất khuyên bạn" người đó hoặc bạn "đề nghị mà không cần đặt trước" hoặc một cái gì đó tương tự.
Phần kết luận
Đoạn kết thúc của mẫu thư tham chiếu chứa một đề nghị cung cấp thêm thông tin. Bạn có thể bao gồm số điện thoại trong đoạn văn hoặc tham khảo số điện thoại và địa chỉ email trong phần địa chỉ trả lại của thư của bạn (“Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi theo số điện thoại hoặc địa chỉ email được liệt kê ở trên”). Bao gồm một lịch sự gần gũi và sau đó tên và tiêu đề của bạn.
Trân trọng,
Tên người viết
Chức vụ
Bạn nên bao gồm những gì trong một thư tham khảo?
Nếu bạn cần phải viết một lá thư tham khảo cho một người nào đó, bạn có thể tự hỏi những chi tiết để bao gồm, và những gì để lại. Thư tham khảo nên cung cấp ngữ cảnh về bạn là ai và kết nối của bạn với người bạn đang đề xuất là gì.
Nó cũng quan trọng để bao gồm thông tin về lý do tại sao người đó là đủ điều kiện và chi tiết về kỹ năng cụ thể của mình . Ngoài ra, hãy cung cấp thông tin liên lạc của bạn trong trường hợp công ty hoặc trường học có bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào.
Hãy thành thật trong thư giới thiệu của bạn, vì nó phản ánh bạn cũng như ứng cử viên - bạn không nên viết một tham chiếu phát sáng của người bạn không biết rõ hoặc không tin là nhân viên giỏi. Điều đó nói rằng, tránh bị tiêu cực hoặc đưa ra lỗi lầm hoặc yếu đuối.
Nếu bạn có nghi ngờ mạnh mẽ về ứng cử của một người, hãy trung thực và cho họ biết rằng bạn không thoải mái khi viết một tài liệu tham khảo cho họ.
Mẫu thư tham khảo
Sẽ hữu ích khi xem lại các mẫu thư tham chiếu để xem cách các nhà văn tham khảo khác đã đưa các đề xuất của họ vào mẫu thư tham chiếu; vui lòng truy cập vào liên kết ở trên để xem một vài ví dụ.