Đọc phần dưới đây để biết các lời khuyên về cách viết một lá thư tham khảo, cũng như các tài liệu để yêu cầu ứng cử viên, và khi nào thì nói không (và làm thế nào để nói không) để viết một lá thư cho ai đó.
Thư tham khảo là gì?
Một lá thư tham khảo, còn được gọi là thư giới thiệu, là một lá thư nói về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, chuyên môn, phẩm chất cá nhân và / hoặc thành tích học tập của một người nào đó. Nó được viết bởi một cựu chủ nhân, đồng nghiệp, khách hàng, giáo viên, hoặc một người nào khác có thể nói chuyện tích cực về người đó.
Khi bạn cần thư tham khảo
Bạn cần các chữ cái tham chiếu, thường là khoảng ba chữ cái, khi bạn nộp đơn xin việc, thực tập, các vị trí tình nguyện viên, trường cao đẳng, và các chương trình sau đại học. Thư tham khảo là một sự chứng thực tích cực về các kỹ năng và thuộc tính của bạn, được viết bởi một người quen thuộc với công việc, nhân vật và thành tích của bạn.
Thư tham khảo giải thích lý do tại sao người đọc nên chọn bạn, và những gì đủ điều kiện bạn cho cơ hội bạn đang áp dụng cho. Thư có thể được yêu cầu bởi các tổ chức đang xem xét các cá nhân để làm việc hoặc chấp nhận tại một tổ chức, hoặc họ có thể được cung cấp bởi người tìm việc hoặc người nộp đơn.
Những gì được bao gồm trong một thư tham khảo
Một lá thư tham chiếu là một sự chứng thực tích cực về các kỹ năng và thuộc tính của bạn. Nó giải thích lý do tại sao người đọc nên chọn bạn và những gì đủ điều kiện bạn cho cơ hội bạn đang áp dụng cho.
Một lá thư tham khảo chuyên nghiệp thường được viết bởi một người giám sát, đồng nghiệp, khách hàng, giáo viên hoặc giáo sư đã làm quen với thành tích của bạn trong môi trường làm việc.
Nó thường bao gồm một mô tả về vị trí và trách nhiệm của bạn, thời gian của bạn tại công ty, và khả năng, trình độ và đóng góp của bạn cho tổ chức.
Một nhân vật, hoặc thư tham khảo cá nhân có thể được viết bởi một người bạn của gia đình, người cố vấn hoặc hàng xóm có thể chứng thực cho các đặc điểm mà sẽ làm cho bạn một ứng cử viên tốt cho vị trí bạn đang tìm kiếm. Nó giải thích cách người viết biết bạn và thảo luận về các thuộc tính cá nhân của bạn khi họ sẽ áp dụng trong một thiết lập công việc.
Phải làm gì trước khi viết một lá thư tham khảo
Trước khi đồng ý viết thư, hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy rằng bạn có thể viết một lá thư tham khảo tích cực cho người này. Nếu bạn không biết rõ người đó, hoặc không nghĩ rằng bạn có thể nói rất cao về kỹ năng hoặc khả năng của người đó, bạn có thể từ chối yêu cầu đề xuất . Trong thực tế, tốt hơn là nói không để viết đề xuất thay vì viết một tham chiếu tiêu cực cho người đó. Bạn có thể mơ hồ khi bạn từ chối yêu cầu, chỉ cần nói "Tôi không cảm thấy tôi sẽ là người tốt nhất để viết cho bạn một đề xuất." Nếu có thể, đề nghị người khác họ có thể yêu cầu.
Yêu cầu thông tin. Bạn nên hỏi người đó một bản sao hồ sơ hoặc CV của họ, ngay cả khi bạn đã biết chúng trong một thời gian dài.
Họ có thể có công nhận hoặc thành tích mới và bạn muốn cung cấp càng nhiều thông tin hiện tại càng tốt. Điều này cũng sẽ giúp cung cấp cho bạn hướng dẫn sử dụng khi soạn thư.
Nếu thư tham khảo dành cho một cơ hội việc làm cụ thể, cũng yêu cầu một bản sao của việc đăng tải. Tương tự, nếu thư giới thiệu dành cho một trường hoặc chương trình cụ thể, hãy yêu cầu một số thông tin về trường. Bạn càng có nhiều thông tin, việc viết thư sẽ dễ dàng hơn.
Nhận tất cả các chi tiết. Cùng với việc yêu cầu thông tin về ứng cử viên, hãy nhận tất cả thông tin bạn cần về cách gửi thư. Yêu cầu người mà bạn nên gửi thư đến, khi thời hạn là, và định dạng lá thư nên được in Ngoài ra yêu cầu nếu có bất kỳ thông tin cụ thể mà nhà trường hoặc nhà tuyển dụng muốn bạn bao gồm trong thư của bạn.
Nội dung cần bao gồm trong thư tham chiếu
Trừ khi ứng cử viên cung cấp cho bạn một biểu mẫu để viết đề xuất của bạn, bạn nên viết tham chiếu đó làm thư chính thức. Một lá thư tham khảo nên bắt đầu với cả bạn và thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email) theo sau ngày tháng. Nếu đây là một email thay vì một lá thư thực tế, hãy bao gồm thông tin liên lạc của bạn ở cuối chữ cái, sau chữ ký của bạn .
Thông tin liên lạc và lời chào: Nếu bạn đang viết thư cho một cá nhân hoặc ủy ban tuyển dụng, hãy bao gồm thông tin liên lạc của họ ở đầu thư và trong lời chào của bạn. Nếu bạn đang viết một lá thư chung, bạn có thể viết thư cho " Ai có thể quan tâm " hoặc chỉ đơn giản là bắt đầu thư của bạn với đoạn đầu tiên.
Salutation: Bắt đầu thư của bạn với "Dear Mr./Ms. Last Name." Nếu bạn không biết họ của chủ nhân, chỉ cần viết "Dear Hiring Manager". Nếu ứng cử viên đang nộp đơn vào một chương trình học thuật, bạn có thể viết "Ủy ban tuyển sinh thân yêu".
Giới thiệu: Giải thích mối quan hệ của bạn với người mà bạn đang viết thư. Bạn có thể bao gồm bao lâu bạn đã biết người đó. Sau đó giải thích lý do tại sao bạn đang viết thư. Hãy chắc chắn bao gồm tên của công ty, công việc, trường học hoặc cơ hội mà người đó đang áp dụng. Ví dụ, "Tôi đã từng là giám sát của James Smith tại Công ty XYZ trong năm năm qua. Tôi vui mừng giới thiệu anh ta về vị trí kế toán trưởng tại Công ty ABC.
Tổng quan về cơ thể: Trong phần thân của bức thư, bao gồm thông tin cụ thể về đặc điểm cá nhân của ứng viên (sáng tạo, kiên nhẫn, tự tin, vv), kỹ năng cụ thể (kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, kỹ năng tổ chức , v.v.). Càng cụ thể càng tốt.
Đoạn đầu tiên: Đoạn đầu tiên của thư tham chiếu giải thích kết nối của bạn với người bạn đang giới thiệu, bao gồm cách bạn biết chúng và tại sao bạn đủ điều kiện viết thư tham khảo để đề xuất việc làm hoặc trường sau đại học. Đề cập đến mối quan hệ (cá nhân hoặc chuyên nghiệp) mà bạn có với người bạn đang đề xuất.
Đoạn thứ hai (và thứ ba và thứ tư)
Các đoạn giữa của thư tham chiếu chứa thông tin về người bạn đang viết, kể cả lý do tại sao họ có đủ điều kiện và những gì họ có thể đóng góp. Nếu cần, hãy sử dụng nhiều hơn một đoạn để cung cấp chi tiết. Hãy cụ thể và chia sẻ các ví dụ về lý do tại sao người này là ứng cử viên đủ điều kiện. Nếu có thể, hãy liên hệ các trường hợp cụ thể nơi bạn quan sát thấy người đó sử dụng thành công các kỹ năng cần thiết cho vị trí đó.
Hãy cố gắng mô tả phẩm chất và kỹ năng liên quan đến công việc , trường học hoặc cơ hội cụ thể. Ví dụ, nếu người đó đang xin việc làm người quản lý, hãy tập trung vào khả năng lãnh đạo và giao tiếp của người đó.
Đóng thư
Trong đoạn kết thúc, đề nghị cung cấp thêm thông tin và bao gồm thông tin liên lạc của bạn (điện thoại và email) để bạn có thể đưa ra đề xuất bằng lời hoặc trả lời thêm các câu hỏi nếu cần. Bạn cũng có thể nhắc lại rằng bạn đề nghị người này "hết lòng" hoặc "không đặt trước".
Chữ ký: Kết thúc chữ cái với chữ ký của bạn, viết tay, theo sau là tên đã nhập của bạn. Nếu đây là một email, chỉ cần bao gồm tên đã nhập của bạn, sau đó là thông tin liên hệ của bạn. Dưới đây là cách kết thúc một bức thư với các ví dụ về việc đóng cửa kinh doanh.
Độ dài, định dạng và phông chữ của thư giới thiệu
Trước khi bạn bắt đầu viết thư: Yêu cầu ứng viên gửi cho bạn bản lý lịch, bảng điểm, CV hoặc bất kỳ tài liệu nào khác sẽ giúp bạn mô tả chính xác người đó. Bạn cũng có thể yêu cầu một mô tả về vị trí mà anh ta đang áp dụng và thông tin về công ty. Bạn càng có nhiều thông tin, việc viết đề xuất mạnh sẽ dễ dàng hơn.
Độ dài: Thư giới thiệu phải nhiều hơn một hoặc hai đoạn; một bức thư ngắn này cho thấy bạn hoặc không biết rõ người đó hoặc không hoàn toàn xác nhận họ. Tuy nhiên, bạn muốn giữ thư ngắn gọn và tập trung vào một vài điểm chính, vì vậy tránh viết nhiều hơn một trang. Ba hoặc bốn đoạn giải thích cách bạn biết người đó và lý do bạn giới thiệu chúng là một độ dài thích hợp.
Định dạng: Thư giới thiệu phải có khoảng cách đơn với khoảng cách giữa mỗi đoạn. Sử dụng khoảng 1 "lề cho trên cùng, dưới cùng, bên trái và bên phải của trang và căn chỉnh văn bản của bạn ở bên trái (căn chỉnh cho hầu hết các tài liệu).
Phông chữ: Sử dụng phông chữ truyền thống như Times New Roman, Arial hoặc Calibri. Kích thước phông chữ phải nằm trong khoảng từ 10 đến 12 điểm, do đó dễ đọc. Điều chỉnh kích thước phông chữ là một cách hay để giữ thư của bạn ở một trang duy nhất.
Chỉnh sửa: Hãy chắc chắn đọc qua thư của bạn trước khi gửi đi. Bạn có thể nhờ người khác chỉnh sửa thư nhưng che giấu tên của ứng cử viên để bảo vệ quyền riêng tư của mình.
Xem lại ví dụ
Thưa bà Johnson,
Tôi vui mừng giới thiệu Sarah Jones cho vị trí quản lý tiếp thị kỹ thuật số tại Saber Marketing & PR. Là giám đốc tiếp thị tại A & B Media, tôi đã có niềm vui khi làm việc với tư cách là người giám sát của Sarah khi cô ấy là một người phụ trách tiếp thị ở đây. Chịu trách nhiệm, đúng giờ và cực kỳ tươi sáng, Sarah là một trong những tài năng giỏi nhất tại A & B Media, và tôi hoàn toàn ủng hộ trình độ của cô ấy và bộ kỹ năng của cô ấy.
Tôi đã liên tục bị ấn tượng bởi những kiến thức mà cô đã mang đến bàn và sự cống hiến của cô để luôn đứng đầu trong lĩnh vực mới nhất trong lĩnh vực này. Sarah kết hợp các kỹ năng phân tích sắc nét với một trực giác mạnh mẽ, và tôi luôn biết rằng tôi có thể dựa vào cô ấy để đáp ứng thời hạn và vượt quá mong đợi của chúng tôi. Trong hai năm với chúng tôi, cô đã đạt được nhiều thành tích, từ việc tăng mức độ tương tác trên mạng xã hội lên 20%, để giảm tỷ lệ thoát trang web của chúng tôi xuống 10%, để tăng ROI của chúng tôi lên các chiến dịch kỹ thuật số lên 15%.
Trong khi sự nhạy bén chuyên nghiệp của Sarah vô cùng quý giá đối với A & B Media, cô cũng là một cầu thủ tuyệt vời. Lạc quan, hấp dẫn và dễ dàng hòa hợp với nhau, Sarah là một niềm vui đích thực trong văn phòng và nuôi dưỡng nhiều mối quan hệ tích cực trong bộ phận của chúng tôi cũng như trong toàn công ty.
Với điều đó đã nói, tôi rất tự tin vào đề xuất của tôi và tin rằng Sarah sẽ rất phù hợp với Saber Marketing & PR. Nếu bạn muốn nói thêm về kinh nghiệm của tôi khi làm việc với Sarah, hãy gửi email cho tôi theo địa chỉ melissa@abmedia.com hoặc gọi cho tôi theo số 555-555-5555.
Trân trọng,
Melissa Bradley
Giám đốc tiếp thị
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Định dạng thư của bạn
Nếu bạn đang gửi thư cho một chủ nhân hoặc trường học, hãy đảm bảo tuân theo định dạng thư kinh doanh phù hợp. Điều này bao gồm việc liệt kê thông tin liên lạc, ngày tháng và thông tin liên lạc của bạn cho người nhận thư của bạn (thường là người quản lý tuyển dụng) ở đầu thư. Cũng bao gồm chữ ký viết tay của bạn ở dưới cùng của một lá thư vật lý.
Tuy nhiên, nếu bạn đang gửi thư này qua email, bạn không cần phải bao gồm bất kỳ thông tin liên hệ hoặc ngày nào ở đầu thư. Thay vào đó, hãy liệt kê thông tin liên hệ của bạn sau chữ ký email của bạn. Ngoài ra hãy chắc chắn để có một dòng chủ đề rõ ràng, ngắn gọn liệt kê tên của ứng viên, công việc mà họ đang áp dụng cho (nếu có), và mục đích của lá thư của bạn. Ví dụ, một dòng chủ đề có thể đọc: "Khuyến nghị cho FirstName Lastname - Nhân viên trợ lý công việc."
Sử dụng mẫu thư tham chiếu
Nếu bạn không chắc chắn nên viết gì, hãy sử dụng mẫu thư tham chiếu và cá nhân hóa nó để bao gồm thông tin của bạn. Mẫu là một cách hữu ích để xem cách định dạng chữ cái của bạn và những gì cần đưa vào trong thư.
Bạn cũng có thể xem các mẫu tham khảo mẫu để biết ý tưởng về những gì cần đưa vào thư của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ thay đổi chữ cái để nó áp dụng cho người cụ thể mà bạn đang viết thư.
Thêm mẫu: Ví dụ về thư tham chiếu