Dữ liệu đầu vào trên các bảng chấm công này, thường là bởi các nhân viên trong bộ phận sáng tạo , ghi lại số giờ đã được chi cho mọi phần của dự án.
Điều đó không chỉ có nghĩa là việc tạo chiến dịch, mà còn là bản tóm tắt ban đầu, bản trình bày của khách hàng và thậm chí là thời gian dành cho các buổi quay phim và xưởng sản xuất. Chỉ bằng cách nhận được một bức tranh rõ ràng về cách thời gian đã được chi tiêu có thể một cơ quan có hiệu quả xử lý khối lượng công việc, sắp xếp thanh toán của khách hàng, và cách thời gian được phân bổ giữa các đội.
Timesheet trong Nutshell
Trong những ngày đầu của quảng cáo, giống như rất nhiều nhiệm vụ của thời đại đó, thời gian được ghi lại thủ công trên giấy với bút và bút chì (và rất nhiều tẩy xoá). Những ngày này, thời gian được nhập vào máy tính hoặc máy tính bảng bằng cách sử dụng một phần mềm phức tạp có thể lấy báo cáo về tất cả các giống. Hầu hết các cửa hàng đều có một mẫu rất giống nhau bao gồm:
- Số công việc
- Khách hàng
- Nhiệm vụ đang diễn ra
- Bất kỳ và tất cả các nhân viên được giao
- Ngày và số giờ làm việc
- Giá mỗi giờ
- Tăng ca
Khi bắt đầu dự án cho khách hàng, người quản lý tài khoản hoặc người quản lý lưu lượng sẽ mở một số công việc và bắt đầu theo dõi giờ.
Những thông tin này thường phù hợp với đề xuất hoặc giá thầu được cung cấp cho khách hàng và sẽ được chia thành số giờ được chi tiêu chủ yếu trong: nghiên cứu, lập kế hoạch và chiến lược, phát triển sáng tạo , quản lý sản xuất và dự án.
Nếu tất cả đi vào kế hoạch, số giờ thực tế dành cho dự án sẽ tương quan độc đáo với ước tính, nhưng thường không phải như vậy.
Phát triển sáng tạo thường ăn nhiều thời gian hơn bất kỳ phần nào khác của quy trình, do thay đổi hướng, phản hồi của khách hàng hoặc không có khả năng giải thích ngắn gọn. Điều này có thể trở thành một điểm tranh chấp với khách hàng bởi vì họ không muốn chi tiêu nhiều tiền hơn vào thời gian sáng tạo bởi vì bộ phận sáng tạo đang gặp khó khăn trong việc xác định một giải pháp.
Tuy nhiên, bảng chấm công phải được điền chính xác để theo dõi thời gian đó và cho khách hàng biết số tiền đã được chi tiêu như thế nào, và cách cơ quan hoạt động. Đó là một cách hay để xem liệu một số dự án có quá nhiều lao động để chuyển lợi nhuận hay không, hoặc nếu những dự án khác hấp dẫn như vậy để đầu tư vào khách hàng đó để tiếp tục công việc. Và tóm lại, đó là vai trò của bảng chấm công.
Ưu điểm của Timesheets
Đây là lý do tại sao timesheets là mạch máu của bất kỳ cơ quan nào:
- Money - Timesheets hiển thị một đại lý (ngay cả trong nhà) bao nhiêu giờ đã được ghi lại cho mỗi phần của mỗi chiến dịch. Thật dễ dàng để xem liệu người lưu giữ của khách hàng có đáng giá hay không, hoặc đã đến lúc đưa khách hàng lên cơ sở từng dự án. Với một cơ quan nội bộ, thời gian đó có thể không trực tiếp dẫn đến các hóa đơn, nhưng nó cho thấy sự quản lý hiệu quả của việc sử dụng thời gian của bộ phận sáng tạo. Nếu nó được phát hiện, họ đang chi tiêu 90% thời gian của họ trên một khía cạnh của doanh nghiệp, có thể tạo ra một số lá cờ đỏ.
- Minh bạch - Nếu timesheets được thực hiện một cách chính xác, thật dễ dàng để xem nơi mọi thứ đang hoạt động trơn tru, và nơi mà các nút cổ chai hoặc không hiệu quả đang leo. Tại sao một copywriter dành một nửa thời gian trên một khách hàng khác? Và nếu cần nhiều quảng cáo hơn, xem nhanh bảng chấm công sẽ xem liệu bộ phận có làm việc quá sức hay không.
- Cam kết và trách nhiệm - Hầu hết các khách hàng mong đợi một số giờ nhất định để chi tiêu cho một dự án. Nếu họ không tin rằng số tiền phải của nỗ lực đã được đưa vào một công việc, các bảng chấm công có thể cung cấp dữ liệu để nói khác đi. Nó cũng là một cách để hiển thị một số khách hàng chỉ có bao nhiêu giá trị mà họ nhận được từ cơ quan.
- Phân tích - Hiệu suất quá khứ thường là một chỉ báo tốt về tương lai. Nếu một khách hàng đang hút cuộc sống ra khỏi cơ quan và biến nó thành mọi người, dữ liệu từ bảng chấm công có thể hiển thị nếu nó đáng để giữ khách hàng đó xung quanh hoặc nếu đã đến lúc để họ đi. Ở phía bên kia của phương trình, nó có thể cho thấy một cơ quan lợi nhuận của một số khách hàng, đòi hỏi công việc và nỗ lực sáng tạo tối thiểu, nhưng lợi tức đầu tư tối đa.
Nhược điểm của Timesheets
Với tất cả những điểm cộng, vấn đề là gì? Vâng, có một lý do khiến các bảng chấm công bị phổ biến bởi hầu hết mọi người ngoại trừ số crunchers của cơ quan:
- Thời gian - Nhiều người trong các cơ quan, đặc biệt là trong các bộ phận sáng tạo, không muốn dành bất kỳ thời gian nào để quản lý. Là một sáng tạo, nó có thể gây bất lợi cho việc phá vỡ một động não sáng tạo tuyệt vời để điền vào hàng giờ. Nhiều người quản lý tài khoản có cùng vấn đề. Thật mỉa mai, nhưng thời gian cho timesheets hiếm khi được phân bổ.
- Lỗi - Điều này chuyển trực tiếp đến điểm đầu tiên. Nhiều quảng cáo sẽ để lại bảng chấm công cho đến phút cuối cùng trước báo cáo thanh toán cuối tháng. Và điều đó có nghĩa là độ chính xác của một bảng chấm công từ khá tốt đến kinh khủng. Thật khó để nhớ bạn đã dành bao nhiêu phút cho một công việc hai tuần trước, do đó, nó thường là một phần phỏng đoán. Nếu timesheets tất cả được đoán, nó làm cho chúng gần như vô dụng.
- Poor Focus - Thời gian không phải là một chỉ báo tuyệt vời về quảng cáo tuyệt vời. Một cửa hàng có thể dành 40 giờ và không sản xuất bất cứ điều gì cần lưu ý, một cửa hàng khác có thể làm việc 10 và tạo ra một kiệt tác. Timesheets không ghi lại chất lượng suy nghĩ, chỉ là thời gian dành cho nó.
Tương lai của Timesheets
Timesheets đang ở đây để ở lại, và họ phải được thực hiện bằng tay. Theo dõi thời gian tự động không hoạt động, vì nó yêu cầu khởi động và dừng thủ công. Nếu bạn quên bắt đầu đồng hồ, bạn sẽ mất hàng giờ. Quên để ngăn chặn nó và một số khách hàng nghèo đang được lập hoá đơn cho giờ làm việc đã được chi cho một dự án khác. Điều đó, đến lượt nó, có thể dẫn đến các vấn đề (và thậm chí cả các vụ kiện) với việc overbilling, và sự mất mát của một khách hàng có giá trị.
Cách duy nhất để đảm bảo theo dõi thời gian tốt là để nhấn mạnh tất cả mọi người trong cơ quan cập nhật timesheets ít nhất hai lần một ngày, một lần trước khi ăn trưa và sau đó một lần nữa trước khi về nhà. Nếu điều này được thực hiện, các bảng chấm công sẽ chính xác và hữu ích. Và nếu nó không được thực hiện, các cơ quan nên sáng tạo với động lực. Tìm cách khuyến khích quá trình theo dõi thời gian.
Cung cấp cho những nhân viên giữ kỷ lục tỉ mỉ về thời gian của họ một khoản tiền thưởng hàng tuần, hoặc một vài giờ vào thứ Sáu. Nó có vẻ như lãng phí thời gian và tiền bạc, nhưng bảng chấm công chính xác có thể đáng giá hơn rất nhiều cho cơ quan hơn vài trăm đô la ở đây hoặc ở đó mỗi tuần.