Hoàn thành công việc đúng giờ
Bắt công việc của họ được thực hiện đúng giờ là việc hai người dễ dàng theo dõi hơn. Đó là bởi vì thời gian dễ đo hơn chất lượng. Bạn cần phải đặt ra các yêu cầu rõ ràng, bao gồm các mốc và thời hạn, nhưng bạn cũng cần phải cho phép một số tính linh hoạt.
Lên kế hoạch cho lịch trình của họ, hoặc cho họ lên kế hoạch cho lịch trình của họ, để bao gồm một số thời gian chùng. Sẽ luôn luôn có một số sự kiện không lường trước được nên rất thận trọng để xây dựng ít nhất một chút chùng vào lịch trình. Số lượng slack mà bạn cho phép trong lịch trình của họ sẽ khác nhau từ cá nhân cho cá nhân với các cá nhân cao cấp hơn và tài năng cần ít slack.
Sử dụng Báo cáo tiến độ để theo dõi lịch biểu
Phương pháp phổ biến nhất để theo dõi xem công việc được thực hiện đúng giờ là báo cáo định kỳ, thường được thực hiện hàng tuần cho các dự án nhỏ và hàng tháng cho các dự án lớn hơn. Khi bạn phải cho cấp dưới của bạn gửi báo cáo tiến độ bằng văn bản , một trong những mục mà họ sẽ báo cáo là sự tuân thủ của họ với lịch trình. Một phương pháp phổ biến được sử dụng để nhanh chóng chỉ ra trạng thái là màu đèn. Nếu dự án đúng tiến độ, họ sẽ hiển thị một biểu tượng màu xanh lục. Nếu dự án trễ, họ sẽ cho thấy đó là một biểu tượng màu đỏ.
Đôi khi màu vàng cũng được sử dụng để chỉ ra khi có một vấn đề nhỏ mà không đủ nghiêm trọng để đảm bảo màu đỏ.
Bạn cũng muốn họ báo cáo bất cứ điều gì đang chặn tiến trình của họ. Phần này nên bao gồm những gì họ đã cố gắng xóa bộ chặn và kết quả của những nỗ lực đó. Nếu họ yêu cầu sự giúp đỡ từ bạn, hoặc từ một người nào đó bên ngoài lãnh địa của họ, cần được chỉ định rõ ràng.
Đừng quên để có chúng cũng bao gồm những thành tựu của họ. Nếu họ đã làm một cái gì đó đã xóa một blocker, ngăn chặn vấn đề, hoặc trong một số cách khác đã giúp giữ cho lịch trình còn nguyên vẹn cần được lưu ý trong báo cáo tiến độ của họ.
Cuối cùng, báo cáo tiến độ sẽ hiển thị phần trăm hoàn chỉnh, kế hoạch so với thực tế. Hầu hết các dự án thực hiện rất ít tiến bộ ngay từ đầu, sau đó họ tăng lên dốc, và vào cuối của dự án một lần nữa làm chậm tiến độ. Lịch trình dự án mà bạn và nhân viên của bạn đã phát triển nên tính đến điều này. Có hay không bạn đã thừa nhận điều này vào lịch biểu bạn cần để đánh giá tiến độ được báo cáo bởi nhân viên. Phần trăm kế hoạch hoàn thành nên phản ánh, nói chung, phần lớn thời gian được phân bổ cho dự án đã trôi qua. Trong một dự án có lịch trình ba tháng, nhân viên phải báo cáo tỷ lệ hoàn thành dự kiến khoảng 1/3 vào cuối tháng đầu tiên. Nếu họ báo cáo số lượng nhỏ hơn nhiều hoặc lớn hơn nhiều, bạn sẽ thận trọng hơn khi nhìn sâu hơn một chút. Ngoài ra, bạn cần đưa ra đánh giá về tính chính xác của những gì họ báo cáo cho một phần trăm thực sự hoàn thành. Dựa trên kiến thức của bạn về dự án và tình trạng tổng thể của nó, bạn sẽ có thể đánh giá, khoảng, liệu phần trăm hoàn thành báo cáo của nhân viên có chính xác hay không.
Ví dụ, nếu họ báo cáo một con số hoàn thành dự kiến là 60% và tỷ lệ hoàn thành thực tế là 65%, nhưng bạn biết dự án đã bị cản trở với những khó khăn, bạn nên điều tra báo cáo chi tiết hơn.
Hoàn thành công việc
Thật khó đo lường và theo dõi xem nhân viên của bạn có đang hoàn thành công việc hay không. Đó là bởi vì nó khó xác định và định lượng những gì "làm đúng" có nghĩa là. Ở đây một lần nữa, như với lịch trình, bạn cần đặt ra các kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Và trong khi với lịch trình bạn cho phép một số linh hoạt và slack bạn cần phải ít linh hoạt liên quan đến chất lượng. Tốt là tốt.
Đừng đánh mất mục tiêu của bạn. Khi chúng ta nói về "thực hiện đúng", hãy nhớ rằng bạn sẽ cho "tuyệt vời" không "hoàn hảo". Và đừng quên tập trung vào kết quả chứ không phải là quá trình .
Theo dõi tiến độ lúc bắt đầu thực hiện đúng
Cách tốt nhất để theo dõi sự tiến bộ của nhân viên đối với việc hoàn thành công việc là cuộc họp thường xuyên và sử dụng tự do "hiển thị và kể". Khi một nhân viên báo cáo có tiến bộ đáng kể, hãy để họ cho bạn thấy những gì họ đã làm. Khi bắt đầu dự án, công việc có thể hơi thô và chỉ hoàn thành một phần. Điều này là để được mong đợi. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua, các cuộc biểu tình của nhân viên sẽ thể hiện sự tiến bộ với công việc trở nên mượt mà và hoàn thiện hơn.
Chìa khóa trong các đánh giá chất lượng này là để đảm bảo ước tính của nhân viên về chất lượng công việc được thực hiện cho đến nay phù hợp với chính bạn. Ví dụ, nếu bạn xem lại dự án là khoảng nửa-một nửa, và nhân viên chỉ ra chất lượng công việc ở cấp độ đó, bạn cần đảm bảo rằng bạn đồng ý. Nếu nó xuất hiện với bạn rằng chất lượng của công việc thực hiện đến thời điểm này vẫn còn thô sơ và sơ bộ, bạn cần phải thảo luận về sự khác biệt với nhân viên và thiết lập lại mong đợi của họ. Nếu bạn không, khi họ nghĩ rằng họ đã đạt được chất lượng hoàn thành, bạn có khả năng đánh giá công việc chỉ được hoàn thành vừa phải.
Điểm mấu chốt
Khi xem lại công việc mà bạn đã ủy nhiệm cho cấp dưới, hãy nhớ rằng bạn vẫn chịu trách nhiệm về công việc của họ. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng công việc được thực hiện đúng thời gian và thực hiện đúng như đã thảo luận ở trên. Tại dấu hiệu khó khăn đầu tiên, bạn cần phải bước vào và điều chỉnh các tiêu chuẩn của nhân viên để phù hợp với tiêu chuẩn của riêng bạn.