Tại sao người quản lý ngần ngại phân phối phản hồi
Mặc dù hầu hết mọi người sẽ nói rằng họ muốn phản hồi, hầu hết chúng ta thực sự không phản ứng tốt với nó.
Nó chỉ là bản chất con người. Những gì chúng tôi thực sự muốn là phản hồi tích cực. Chúng tôi muốn nghe những điều tích cực về hiệu suất của chúng tôi và trong khi chúng tôi biết rằng loại phản hồi khác (mang tính xây dựng) có giá trị cho sự phát triển của chúng tôi, chúng tôi không đánh giá cao việc nghe những âm thanh của chúng tôi như những lời chỉ trích.
Khi chúng ta nghe về một cái gì đó thách thức sự tự nhận thức của chúng ta về chúng ta là ai, cơ chế sống sót "chiến đấu hay bay" cơ bản. Trong nhiều trường hợp, một khi chúng ta có cơ hội để xử lý nó, chúng ta có thể hưởng lợi từ nó chạy. Tuy nhiên, phản ứng ngay lập tức của chúng tôi thường được xếp hạng ở đầu vào.
Các nhà quản lý hiểu rằng chúng tôi không thoải mái khi nhận được những lời chỉ trích và điều này khiến họ phải do dự để cung cấp nó. Trong nhiều trường hợp, một người quản lý lo ngại rằng anh ta / cô ấy sẽ có nguy cơ gây tổn hại mối quan hệ với một nhân viên nếu họ đưa ra những lời chỉ trích, và họ trì hoãn hoặc tránh cho nó.
Một lý do khác khiến nhân viên không nhận được đủ thông tin phản hồi là hầu hết các nhà quản lý chưa được đào tạo về cung cấp và không giỏi lắm.
Các giải pháp cho tất cả điều này là đào tạo theo sau là thực hành nhất quán. Phản hồi không phải là đáng sợ, khó chịu hoặc khó khăn. Với thực hành và kiên nhẫn, các nhà quản lý có thể cải thiện sự thoải mái và tự tin của họ với thông tin phản hồi và nhân viên sẽ đánh giá cao sự hỗ trợ phát triển được cải thiện.
Mẹo để cung cấp phản hồi hiệu quả:
- Bắt đầu với việc kiểm tra ý định của bạn. Mục đích của phản hồi là gì? Có phải là để trừng phạt nhân viên, đưa nó ra khỏi ngực của bạn để làm cho bạn cảm thấy tốt hơn, hoặc là nó thực sự giúp nhân viên cải thiện bởi vì bạn quan tâm đến họ? Phản hồi là cá nhân và ý định của bạn sẽ ảnh hưởng đến cách gửi và nhận thư của bạn.
- Đưa ra phản hồi tích cực và quan trọng một sự kiện thường xuyên. Thay vì lưu phản hồi cho một sự kiện lớn, như đánh giá hiệu suất hàng năm, hãy xây dựng phản hồi thường xuyên trong các cuộc trò chuyện hàng ngày và các cuộc họp thường xuyên của bạn.
- Yêu cầu phản hồi. Khi một người quản lý yêu cầu phản hồi, nó giúp thiết lập một nền tảng tôn trọng lẫn nhau và hợp tác. Mô hình vai trò nhận phản hồi không phòng thủ sẽ giúp nhân viên học cách làm như vậy.
- Ngay lập tức và kịp thời. Đảm bảo rằng phản hồi được kết nối chặt chẽ với hành vi nhất có thể, nếu không nó sẽ mất tác động của nó.
- Xin phép. Trước khi đưa ra phản hồi, hãy hỏi, " Tôi có phiền nếu tôi chia sẻ một số phản hồi với bạn rằng tôi nghĩ rằng sẽ giúp bạn có hiệu quả hơn?"
- Tập trung vào một hành vi cụ thể, không phải là người . Nói cách khác, hãy đưa ra ý kiến phản hồi về cái gì chứ không phải là “ai”.
- Giải thích tác động của hành vi - đối với bạn và / hoặc người khác. “Susan, khi anh cắt Jamie trong cuộc họp, tôi nhận thấy cô ấy trông có vẻ khó chịu và kêu lên trong phần còn lại của cuộc họp. Khi bạn không nghe thấy một người nào đó và làm gián đoạn họ, họ có thể sẽ cảm thấy không được tôn trọng và không muốn đóng góp nữa. Khi cả nhóm không cảm thấy an toàn khi đóng góp, hiệu suất của chúng tôi sẽ bị ảnh hưởng. ”
- Cho phép phản hồi chìm vào. Hãy để người đó xử lý phản hồi. Nghe theo cách đồng cảm.
- Nếu người đó không biết hành vi có hiệu quả hơn, hãy hỏi xem họ có muốn được tư vấn hay không . Một khi hành vi được chỉ ra, và họ hiểu tác động, nó thường chỉ là vấn đề dừng hành vi. Hoặc, rõ ràng là họ cần làm gì khác. Nếu họ thực sự cần sự giúp đỡ trong việc đưa ra các hành vi thay thế, hãy cho họ những ví dụ cụ thể. Đề nghị đóng vai nếu điều đó có ích. Huấn luyện, sử dụng các câu hỏi hiệu quả là một cách tốt hơn là đưa ra lời khuyên.
- Không tạo một Sandwich phản hồi. Một số người nói cách tốt nhất để đưa ra phản hồi quan trọng là “kẹp” nó giữa hai phần phản hồi tích cực. Cá nhân, tôi nghĩ rằng hầu hết mọi người sẽ thấy thông qua kỹ thuật đó và xem nó như là thao túng. Họ cũng có thể chỉ nhớ những điều tích cực, và quên đi tất cả những điều quan trọng. Một lần nữa, nó là bản chất con người; tất cả chúng ta đều có xu hướng làm điều đó.
Đừng quên phản hồi tích cực!
Phản hồi tích cực cũng quan trọng như kiểu xây dựng. Sau khi tất cả, mục đích của tất cả các thông tin phản hồi là hoặc củng cố các hành vi tuyệt vời mà đóng góp vào hiệu suất cao hoặc loại bỏ hoặc cải thiện khi hành vi làm giảm hiệu suất.
Nếu bạn định đưa ra phản hồi tích cực, bằng mọi cách, hãy làm như vậy và thường xuyên làm điều đó. Sử dụng kỹ thuật tương tự - tác động kịp thời, chân thành, cụ thể và tích cực. Cố gắng đưa ra phản hồi tích cực từ bốn đến năm lần thường xuyên hơn so với phê bình - chỉ không làm như một cách để phủ đường phủ định.
Điểm mấu chốt:
Hãy nhớ rằng, phản hồi là một công cụ nâng cao hiệu suất mạnh mẽ. Thực hiện theo mười nguyên tắc này và bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi đưa ra phản hồi và nhân viên của bạn sẽ dễ tiếp thu hơn.
- -
Cập nhật bởi Art Petty