Mẹo và ví dụ để viết thư khiếu nại cho công việc
Bao gồm những gì trong một thư khiếu nại
Trong thư khiếu nại, bạn nêu rõ tình huống hoặc sự kiện, giải thích lý do tại sao bạn cho rằng đó là sai hoặc không công bằng và nêu rõ những gì bạn hy vọng kết quả mới sẽ là.
Thư này là cơ hội để bạn chia sẻ tình hình của mình.
Mục tiêu của một lá thư khiếu nại là để có một quyết định xem xét lại, và hy vọng đảo ngược. Nếu thư của bạn là lịch sự và rõ ràng, điều này là có thể. Đọc phần dưới đây để biết các mẹo về cách viết thư khiếu nại hiệu quả. Ngoài ra, hãy đọc phần dưới đây để biết mẫu cho thư khiếu nại và thư khiếu nại mẫu.
Mẹo viết thư khiếu nại
Biết nơi gửi thư của bạn. Hãy suy nghĩ cẩn thận về người gửi thư của bạn đến. Nếu bạn đang cố gắng kháng cáo một sự chấm dứt sai trái, hãy gửi thư trực tiếp đến chủ lao động của bạn. Bạn không muốn lá thư của bạn phải vượt qua một số bàn tay - điều này sẽ chỉ trì hoãn giải pháp cho vấn đề của bạn.
Sử dụng định dạng thư kinh doanh. Đây là một lá thư chính thức, vì vậy hãy chắc chắn sử dụng định dạng thư kinh doanh thích hợp. Nếu bạn gửi khiếu nại qua email , định dạng sẽ hơi khác.
Sử dụng tông màu lịch sự. Cố gắng tránh bất kỳ sự giận dữ hay phán xét nào trong văn bản của bạn.
Trong khi bạn có thể rất khó chịu về vấn đề này, bạn không muốn truyền đạt cảm giác này trong thư của bạn. Hãy tự tin và thuyết phục, nhưng không hung hăng. Cân nhắc yêu cầu một người bạn đọc qua bức thư để đảm bảo giọng điệu phù hợp.
Thừa nhận bất kỳ sai lầm nào . Nếu bạn làm điều gì đó sai, hãy thừa nhận nó.
Nhà nước cụ thể những gì bạn đã làm sai, và những gì bạn đã học được từ kinh nghiệm đó.
Hãy nêu rõ điều bạn muốn xảy ra. Trong thư của bạn, nêu rõ những gì bạn hy vọng sẽ xảy ra. Bạn có muốn người đọc đảo ngược quyết định mà họ đã thực hiện không? Bạn có muốn chủ lao động của bạn xem xét một vấn đề cụ thể trước khi đưa ra quyết định không? Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn.
Dính vào các sự kiện. Bao gồm bất kỳ sự kiện nào giúp hỗ trợ trường hợp của bạn. Nếu có những chính sách đã bị bỏ qua, hãy nêu rõ các chính sách đó. Nếu bạn có tài liệu sẽ giúp trường hợp của bạn, hãy đưa chúng vào. Tránh những lời cầu xin tình cảm, và dính vào thực tế.
Giữ cho nó ngắn gọn. Giữ thư ngắn gọn. Tập trung vào các sự kiện, nêu rõ tình hình là gì, tại sao bạn nghĩ rằng đó là sai, và những bước tiếp theo bạn yêu cầu.
Cẩn thận chỉnh sửa thư của bạn. Bởi vì đây là thư chuyên nghiệp, hãy đọc kỹ thư của bạn trước khi gửi.
Theo sát. Nếu bạn không nghe thấy bất cứ điều gì trở lại trong một tuần hoặc lâu hơn, hãy liên hệ với người nhận thư bằng email hoặc thư thứ hai. Nếu thời gian là bản chất, hãy theo dõi sớm hơn.
Mẫu cho Thư khiếu nại
Dưới đây là mẫu cho thư khiếu nại. Sử dụng mẫu này khi viết thư khiếu nại của riêng bạn.
thông tin liên lạc của bạn
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Ngày
Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng
Tên
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Lời chào
Thưa ông / bà. Họ,
Đoạn đầu tiên
Giới thiệu bản thân và giải thích rằng bạn đang viết thư khiếu nại. Nêu rõ quyết định hoặc tình huống cụ thể mà bạn đang khiếu nại.
Đoạn văn bản 2
Trình bày khía cạnh của bạn về câu chuyện. Sự thật có bị bỏ qua không? Nếu có, hãy cung cấp những sự kiện đó. Nhà nước có hay không bạn đã đính kèm bất kỳ tài liệu liên quan nào.
Đoạn 3
Nêu rõ kết quả mà bạn muốn (Bạn có muốn chủ lao động của bạn lật đổ quyết định không? Bạn có muốn một thứ gì đó được thêm vào quyết định không?). Đồng thời nêu rõ khi nào bạn cần câu trả lời, nếu có hạn chót.
Đoạn cuối cùng
Kết thúc với một "cảm ơn" lịch sự cho thời gian của người đó. Bao gồm thông tin liên hệ cần thiết để họ có thể liên hệ với bạn. Nếu bạn định theo dõi, hãy cho biết bạn sẽ làm như thế nào và khi nào.
Đóng miễn phí
Trân trọng bạn,
Chữ ký
Chữ ký viết tay (đối với một bản sao cứng)
Chữ ký đã nhập
Thư Khiếu nại Mẫu (Bị từ chối)
Dưới đây là một thư khiếu nại mẫu theo định dạng trên. Nó là dành cho một nhân viên đã bị từ chối tăng lương. Sử dụng mẫu này để giúp bạn viết thư khiếu nại của riêng bạn. Hãy chắc chắn chỉnh sửa mẫu để phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.
Tên của bạn
Địa chỉ của bạn
Thành phố, tiểu bang, mã zip của bạn
Số điện thoại của bạn
Địa chỉ email của bạn
Ngày
FirstName LastName
Chức vụ
Công ty
Địa chỉ nhà
Thành phố, tiểu bang, mã zip
Kính gửi bà LastName,
Tôi hy vọng bạn đang làm tốt. Tôi viết thư này để khiếu nại quyết định của bạn không cấp khoản tăng lương hàng năm của tôi, mà chúng tôi đã thảo luận vào Thứ Ba tuần trước trong cuộc họp đánh giá hàng năm của chúng tôi.
Như bạn đã nói trong cuộc họp của chúng tôi, bạn tin rằng tôi đã trễ làm việc quá nhiều lần trong năm nay để đảm bảo tăng lương. Theo hồ sơ của tôi (mà tôi nhận được từ Nhân sự), tôi đã không bị trễ hơn hai lần trong năm nay. Tôi đã đính kèm tài liệu Nhân sự đánh dấu trễ của tôi.
Theo những sự kiện này, tôi yêu cầu bạn xem xét lại quyết định của bạn về việc tăng lương của tôi.
Tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian đọc tài liệu này và tài liệu đính kèm. Tôi rất vui được gặp bạn bất kỳ lúc nào để thảo luận thêm về điều này.
Trân trọng,
Chữ ký viết tay
Chữ ký đã nhập
Đọc thêm: Cách định dạng thư kinh doanh | Thư mẫu yêu cầu tăng lương | Phải làm gì khi bạn đã bị sa thải