Nhân viên của bạn đang tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội
Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để lợi thế của công ty bạn. Shama (Hyder) Kabani, tác giả của Truyền thông xã hội và Chủ tịch Click to Client, một công ty tiếp thị web đầy đủ dịch vụ, hỏi, "Họ nói gì về bạn, công ty bạn và thực hành của bạn?
Tốt hơn - bạn phản ứng thế nào?
Có chính sách truyền thông xã hội tại chỗ không có nghĩa là bạn có thể đọc chính tả hình ảnh của mình. Tuy nhiên, bạn có thể tương tác một cách có trách nhiệm trong cuộc trò chuyện hình thành hình ảnh của bạn. Và, bạn có thể giúp nhân viên của bạn làm như vậy. "
Tại sao cần có chính sách truyền thông xã hội và thực tiễn tốt nhất của công ty
Kabani nói, “Thế giới đang thay đổi nhanh chóng, và cách chúng ta giao tiếp đang thay đổi nhanh hơn. Nó không chỉ là Gen Y mà blog và twitters - đó là một hiện tượng ngày càng được chấp nhận bởi tất cả các thế hệ. Có những lợi ích to lớn cho công nghệ ngày nay và việc sử dụng rộng rãi của nó, nhưng cũng có một số rủi ro như được Raj Malik của Network Solutions chỉ ra . ”
Anh ấy viết rằng “bình luận hoặc bài đăng trực tuyến không được phép hoặc không phù hợp có thể:
- ”Nhận Công ty và bạn gặp rắc rối pháp lý với Hoa Kỳ và các cơ quan chính phủ khác, các công ty khác, khách hàng hoặc công chúng nói chung.
- "Làm giảm thương hiệu của Công ty bằng cách tạo ra công khai tiêu cực cho Công ty, chủ sở hữu và đối tác, cũng như chính bạn hoặc nhóm của bạn.
- "Gây thiệt hại cho Công ty bằng cách phát hành thông tin không công khai hoặc thông tin độc quyền.
- "Chi phí cho chúng tôi khả năng để có được bằng sáng chế hoặc làm suy yếu lợi thế cạnh tranh của chúng tôi.
- "Chi phí công việc của bạn tại Công ty."
Ông cho rằng hầu hết những công ty này sẽ không gặp rắc rối nếu nhân viên sử dụng ý thức chung và phán đoán tốt trong tương tác trực tuyến của họ.
10 bước để một chính sách truyền thông xã hội
Kabani, người đã được vinh danh là một trong 10 phụ nữ có ảnh hưởng và quyền lực nhất trên phương tiện truyền thông xã hội, đề xuất mười bước này để tạo ra các hướng dẫn và chiến lược truyền thông xã hội của công ty bạn.
Quyết định nơi công ty của bạn đứng về mối quan hệ mong muốn của họ với phương tiện truyền thông xã hội. Bạn cũng cần phải quyết định nơi bạn đứng tương đối để giám sát việc sử dụng nhân viên của phương tiện truyền thông xã hội. Bạn cần phải xác định xem công ty của bạn muốn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để công nhận thương hiệu như thế nào, thu hút khách hàng và nhân viên của bạn trong cuộc trò chuyện và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Kabani hỏi, "Bạn sẽ chọn chỉ để giao tiếp trong phản ứng với những gì người khác nói? Bạn sẽ chủ động tham gia cộng đồng (người tiêu dùng và người viết blog)? Không có cách suy nghĩ tổng thể về truyền thông xã hội, có thể rất khó để tạo ra một chính sách. ”
Xác định những gì cấu thành phương tiện truyền thông xã hội. Kabani nói rằng mỗi tổ chức cần phải xác định để sử dụng riêng của họ những gì tạo thành phương tiện truyền thông xã hội. “Trong khi blog và LinkedIn có thể dễ dàng được phân loại là phương tiện truyền thông xã hội - video trực tuyến thì sao? Còn Twitter thì sao?
Điều gì thực sự tạo thành phương tiện truyền thông xã hội? Bạn phải có định nghĩa bằng văn bản của riêng bạn (tốt hơn). Điều này đặc biệt đúng vì các trang web và công cụ mới luôn xuất hiện.
Định nghĩa cá nhân của tôi về phương tiện truyền thông xã hội là bất kỳ trang web hoặc phương tiện nào (bao gồm cả video) cho phép giao tiếp cởi mở. ”
Như với bất kỳ nội dung ngoại tuyến hoặc trực tuyến nào được viết, sử dụng, nhận, phát triển hoặc lưu trong các thiết bị điện tử do công ty cung cấp cho nhân viên, hãy làm rõ ai sở hữu cái gì. Không có câu hỏi, ví dụ, về một blog cá nhân, được viết bởi một nhân viên, vào thời gian của mình. Nếu anh ta rời khỏi công ty của bạn, blog và nội dung thuộc về anh ấy.
Tuy nhiên, nội dung của máy tính xách tay và điện thoại di động do công ty sở hữu và nội dung anh viết cho trang web của công ty có thể thuộc về chính sách bằng văn bản cho công ty.
Trong phương tiện truyền thông xã hội, công ty của bạn có tài khoản Twitter hay trang Facebook, làm ví dụ không? Công ty cần đảm bảo rằng quyền sở hữu của các tài khoản truyền thông xã hội này thuộc về công ty, chứ không phải nhân viên có nhiệm vụ hiện tại bao gồm việc đăng và theo dõi các tài khoản này.
Chính sách của bạn phải bao gồm những người sở hữu nội dung trong lĩnh vực truyền thông xã hội.
Giữ riêng tư thông tin bí mật và độc quyền. Tôn trọng quyền riêng tư của các nhân viên khác và khách hàng của bạn. Chính sách truyền thông xã hội phải giải quyết vấn đề bảo mật thông tin cá nhân và độc quyền.
Kabani nói, “Do tính chất bình thường của các trang này, việc cung cấp thông tin chính dễ dàng hơn mà không nhận ra nó là dễ dàng hơn. Ngay cả tin nhắn riêng tư cũng không phải lúc nào cũng an toàn. Mỗi trang web đều có những hạn chế riêng. Tốt nhất là nhân viên không bao giờ chia sẻ bất kỳ thông tin bí mật hoặc độc quyền nào sử dụng phương tiện truyền thông xã hội - công khai hoặc riêng tư. "
Quyết định ai chịu trách nhiệm quản lý và tham gia truyền thông xã hội. Điều quan trọng là tất cả nhân viên hiểu và tuân thủ chính sách truyền thông xã hội của công ty trong khi kết nối mạng xã hội trên mạng xã hội. Tuy nhiên, một nhân viên hoặc một nhóm phải đảm nhận tính cách công khai của công ty và quản lý các nỗ lực truyền thông xã hội của công ty.
Cảnh giác tuân theo và trả lời bình luận, khen ngợi hoặc khiếu nại của công chúng về công ty, nhân viên hoặc nhóm có trách nhiệm chính thức để trả lời các phương tiện truyền thông xã hội. Trong khi tất cả nhân viên nên được khuyến khích tương tác và đại diện cho thương hiệu của công ty, trong truyền thông xã hội, những nhân viên này cũng nên chủ động xử lý các truy vấn.
Kabani nói, “Cách tốt nhất để tìm một người ủng hộ truyền thông xã hội trong công ty là tìm kiếm người hoặc nhóm những người đam mê giao tiếp với khách hàng nhất trên truyền thông xã hội. Họ có thể đã làm như vậy mà bạn không biết điều đó. Tìm kiếm những người đó và đào tạo họ tốt để đại diện cho thương hiệu của bạn. ”
Thiết lập các nguyên tắc cơ bản cho sự tham gia của nhân viên vào phương tiện truyền thông xã hội. Bạn đi bộ một dòng tiền phạt với nhân viên. Bạn cần cho phép nhân viên tự do tham gia vào truyền thông xã hội, nhưng vẫn bảo vệ công ty cùng một lúc. Kabani gợi ý nên xem xét chính sách truyền thông xã hội của Intel vốn là toàn diện. Phòng công nghệ mới nổi tại Không quân đã tạo ra biểu đồ dòng chảy này của các hướng dẫn truyền thông xã hội của riêng mình và David Meerman Scott nêu bật chiến lược truyền thông xã hội của họ trong bài đăng trên blog của mình. Vì vậy, các ví dụ tồn tại trực tuyến.
Trong khi nhân viên của bạn có thể đã thực hiện tốt ý thức chung trong khi tham gia trực tuyến, chính sách truyền thông xã hội của bạn phải đặc biệt giải quyết các ví dụ về các chủ đề cấm kỵ. Thông tin bí mật, độc quyền, không được tiết lộ của công ty phải nằm ngoài phương tiện truyền thông xã hội. Thông tin cá nhân và cá nhân về công việc của bạn và đồng nghiệp và khách hàng của bạn không được xuất hiện trực tuyến.
Hình ảnh công khai của nhân viên của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội, nếu họ có thể được liên kết với công ty của bạn, không quan trọng. Nastiness, offensiveness, disparaging ý kiến, báo cáo không trung thực, hành vi demeaning, và sử dụng chất bất hợp pháp, là tất cả các ví dụ về hành vi chính sách truyền thông xã hội của bạn phải giải quyết.
Tạo một hệ thống để theo dõi lĩnh vực truyền thông xã hội. Kabani nói, “Một chính sách truyền thông xã hội không làm tốt lắm nếu bạn không thực sự theo dõi không gian nơi cuộc trò chuyện đang diễn ra. Có rất nhiều công cụ miễn phí và có phí để theo dõi truyền thông xã hội. ”
Làm cho đào tạo dễ dàng có sẵn cho nhân viên của bạn, những người muốn tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội. Kabani gợi ý, “Hãy suy nghĩ thắng-thắng. Không ai thích bị sếp xung quanh - đặc biệt là khi nói đến mạng xã hội của riêng họ. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều cởi mở để tìm hiểu về cách tận dụng tốt hơn các trang web truyền thông xã hội này để tiếp tục sự nghiệp và thương hiệu của riêng họ. Hầu hết những người mắc lỗi trực tuyến chỉ không biết gì tốt hơn.
Nếu bạn mong đợi nhân viên của mình sử dụng các công cụ mạng xã hội đúng cách, bạn phải cung cấp đào tạo. Những gì họ đưa ra không chỉ là sự phản ánh của công ty; nó cũng là sự phản chiếu của chúng. Làm cho nó trở thành chiến thắng cho tất cả mọi người. ”
Truyền thông xã hội đang mở rộng với hàng triệu người trên toàn thế giới tương tác theo những cách mà ít người mơ ước có thể chỉ một thời gian ngắn trước đây. Nhân viên của bạn đang tương tác trên phương tiện truyền thông xã hội. Công ty của bạn cũng nên tương tác trên truyền thông xã hội.
Và, các chính sách và chiến lược truyền thông xã hội của bạn cần phát triển ngay bây giờ. Tận dụng cơ hội để tác động đến cuộc trò chuyện đang diễn ra xung quanh công ty và thương hiệu của bạn.
Đừng tin trong một phút mà cuộc trò chuyện không xảy ra. Nhảy vào cơ hội để ảnh hưởng đến hướng - bây giờ.