Bản trình bày hiệu quả là tất cả về việc biết đối tượng của bạn
Biết khán giả của bạn. Biết những gì họ quan tâm. Biết những gì họ muốn nghe.
Và bằng cách biết họ, và tập trung thông điệp của bạn, bạn có thể cho họ thấy rằng bạn là một nguồn lực. Bạn thu hút khán giả và có tác động lớn hơn.
Vấn đề? Hiểu khán giả của bạn cần có thời gian và dễ dàng hơn để thực hiện việc kết xuất bộ não của tất cả những điều bạn biết hoặc muốn nói với khán giả của bạn về một chủ đề. Suy nghĩ nghiêm túc về những gì khán giả của bạn muốn hoặc cần nghe là khó khăn hơn.
Rất nhiều chuyên gia nhân sự bị cuốn hút trong việc cung cấp cho khán giả của họ mọi thứ họ cần biết hoặc thực hiện về bản trình bày vấn đề. Bạn biết bạn đã rơi vào cái bẫy này khi bạn thấy mình đặt dấu đầu dòng trên trang trình bày thay vì nghĩ về:
- những gì khán giả thực sự quan tâm,
- điểm quan trọng nhất của bạn là gì và
- cách ánh xạ chúng thành một câu chuyện rõ ràng tạo ra một cuộc trò chuyện hấp dẫn.
Cái bẫy thứ hai mà nhiều chuyên gia nhân sự rơi vào là lặp đi lặp lại cùng một ngày thuyết trình trong và ngoài ngày với những khán giả khác nhau.
Vấn đề là khán giả khác nhau quan tâm và phản hồi những thứ khác nhau - vì vậy nếu bạn muốn tham gia, bạn cần tùy chỉnh thông điệp của mình mỗi khi bạn nói .
Đây là cách đảm bảo rằng bạn tùy chỉnh thông điệp của mình , cắt giảm tiếng ồn và giữ chân khán giả với những gì bạn đang nói với họ - bất kể họ ở đâu hoặc ở đâu.
Năm lời nhắc chính này sẽ đảm bảo rằng các từ của bạn đạt được tác động mà chúng xứng đáng — khi bạn giành được sự chú ý và tham gia đầy đủ của khán giả.
Biết những gì khán giả của bạn quan tâm
Khán giả của bạn sẽ không quan tâm đến những gì bạn nói cho đến khi bạn chứng minh rằng bạn quan tâm đến họ . Khi bạn lên kế hoạch cho bản trình bày của mình, hãy hỏi những thách thức và nhu cầu của khán giả mong đợi của bạn là gì? Ba đến bốn câu hỏi chính hoặc các vấn đề về tâm trí của họ về chủ đề của bạn là gì?
Nếu bạn không biết, hãy hỏi một vài người sẽ tham dự buổi thuyết trình của bạn, hỏi người quản lý của bộ phận, hoặc, nếu không có thông tin, hãy đưa ra dự đoán tốt nhất của bạn.
Sau đó, bắt đầu bản trình bày của bạn bằng cách nhắc nhở khán giả về những mối quan tâm đã được xác định của họ. Nói, “Tôi biết rằng một số bạn đã tự hỏi về các lựa chọn lợi ích của chúng tôi, hoặc“ Tôi tưởng tượng rằng ba điều này là những gì bạn thực sự muốn ra khỏi hội thảo này ”.
Khi bạn nói chuyện đầu tiên về khán giả của bạn và các vấn đề và nhu cầu của họ mà bạn sẽ giải quyết trong cuộc nói chuyện của bạn, bạn chứng minh rằng bạn quan tâm đến họ. Điều đó khiến mọi người muốn nghe .
Lập bản đồ các điểm chính cho đối tượng của bạn
Hầu hết các bài thuyết trình nhân sự đều giống như một kết xuất thông tin, không phải là một câu chuyện rõ ràng với một tập hợp các điểm chính. Các chuyên gia nhân sự thường biết nhiều hơn những người khác muốn hoặc cần biết về bất kỳ chủ đề cần thiết nào.
Tác giả Chip và Dan Heath, trong cuốn sách "Made to Stick" của họ gọi đây là "lời nguyền của tri thức". Lần cuối cùng bạn cảm thấy một bài thuyết trình quá ngắn hoặc bao phủ quá ít thông tin là khi nào? Có lẽ hiếm khi xảy ra.
Những người nổi bật như người thuyết trình, những người được lắng nghe và có ảnh hưởng , bắt đầu bằng cách thừa nhận vấn đề của khán giả rằng họ đang giúp giải quyết. Sau đó, khi họ chuẩn bị bài thuyết trình của họ, họ tách biệt phải biết từ những điều tốt đẹp để biết.
Mất một nửa thời gian chuẩn bị bất kỳ mà bạn phải tập trung vào trọng tâm của bản trình bày và nội dung khán giả cần biết sẽ giúp họ. Cách tốt nhất để phá vỡ "lời nguyền của tri thức" là tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với cả bạn và khán giả.
Lập bản đồ bản trình bày của bạn trên bảng trắng hoặc mảnh giấy hoặc sử dụng một tập hợp các ghi chú dán.
Trình tự điểm nào là tốt nhất? Có một thứ tự cho các điểm sẽ có ý nghĩa hơn cho khán giả của bạn? Điểm liên quan của bạn với nhau như thế nào? Làm cho chúng rõ ràng. Nếu không, hãy nói với mọi người, "Đây là một chủ đề hoàn toàn khác, nhưng quan trọng,".
Kể chuyện và sử dụng các ví dụ mà khán giả của bạn sẽ tìm thấy có liên quan
Bên cạnh việc cố gắng trình bày quá nhiều thứ cùng một lúc, tất cả các bài thuyết trình nhân sự quá thường xuyên âm thanh trừu tượng và không liên quan đến cuộc sống hàng ngày và công việc của khán giả. Điều gì xảy ra sau đó là mọi người điều chỉnh, ngồi qua cuộc nói chuyện, giả sử nó không phải về họ, và không có hành động. Điều này làm cho bản trình bày lãng phí thời gian của họ và của bạn.
Để liên hệ với họ, để giúp họ hành động, mọi người cần những ý tưởng căn bản trong những câu chuyện và ví dụ. Bộ não con người có dây liên quan đến những câu chuyện và để ghi nhớ chúng . Vì vậy, bao gồm ít điểm hơn — tốt hơn - với nhiều ví dụ. Và, bất cứ khi nào có thể, làm cho các ví dụ từ bộ phận của họ và kinh nghiệm hàng ngày của họ tại nơi làm việc.
Kể câu chuyện về cách sử dụng ý tưởng bạn đang chia sẻ. Cho dù đó là cách giải quyết vấn đề bồi thường , cách đưa ra phản hồi , cách đăng ký kế hoạch thị giác của bạn , hoặc cách tổ chức mới khác với cái cũ, kể chuyện. Làm cho cây cầu rõ ràng giữa chủ đề của bạn và cuộc sống và sở thích của họ.
Hiển thị, Không chỉ nói với khán giả của bạn
Một bức tranh trị giá một ngàn chữ trong nhiều trường hợp. Video đang trở thành tiêu chuẩn cho giao tiếp hiệu quả. Trong ngày này các công cụ video có thể truy cập, những người thuyết trình sử dụng quá nhiều văn bản thường sử dụng lý do. Họ nói, "Nhưng tôi phải truyền đạt thông tin rất cụ thể." Hoặc, "Khán giả của tôi sẽ có khả năng tốt hơn để tiêu hóa ý tưởng phức tạp này nếu tôi viết nó xuống". Không, bạn không, và không, họ sẽ không.
Trừ khi mục tiêu của bạn là để mang, xa lánh, và underwhelm đối tượng của bạn, và không có ảnh hưởng trong một kịch bản trường hợp xấu nhất, cắt văn bản. Gửi nó trong email tiếp theo hoặc chia sẻ nó trong tài liệu Google. Các hình ảnh bạn sử dụng cần hỗ trợ câu chuyện, không trở thành kịch bản của bạn. Một khi bạn có tập hợp các điểm chính rõ ràng và dòng chảy tốt được hỗ trợ bởi các câu chuyện và ví dụ, chỉ khi đó bạn nên khởi chạy một công cụ thuyết trình.
Nếu không, bạn kết thúc với các trang trình bày của bạn phục vụ nhiệm vụ kép như ghi chú của người thuyết trình. Trong trường hợp đó, bạn chỉ nên gửi qua email bản trình bày thay vì lãng phí thời gian của khán giả.
Tùy chỉnh và cải thiện bằng cách biết đối tượng của bạn
Khi bạn đã tạo một bản trình bày tốt hỗ trợ trực quan thông điệp chính của mình, bạn có quyền tự do điều chỉnh nó cho từng đối tượng bạn phục vụ. Bạn có thể làm cho quan điểm của bạn và sau đó hỏi lớn, "Vì vậy, tại sao bạn nên quan tâm đến điều này?" Và điều chỉnh câu trả lời của bạn cho khán giả mà là ở phía trước của bạn. Những gì các thành viên trong nhóm tiếp thị của bạn quan tâm có thể rất khác với nhu cầu của nhân viên phát triển của bạn.
Trong nhiều năm cung cấp đào tạo và thuyết trình cho các nhà lãnh đạo tại hàng chục tổ chức như Apple, Oracle, SAP và T-Mobile, sức mạnh của một tập hợp các thông điệp đơn giản đã tỏa sáng. Khi các tin nhắn được hỗ trợ bởi những hình ảnh đơn giản và được cung cấp bởi một người thuyết trình tập trung, những người có thể tạo ra những điểm rõ ràng và kết nối chúng với cuộc sống hàng ngày của khán giả, thông tin liên lạc đã xảy ra. Và, đó không phải là quan điểm của việc trình bày?